Es ist schon eine Weile her, aber jetzt schnappe ich mir wieder meine Reiseschuhe und ziehe los, um Kolleg*innen, Kund*innen und Freund*innen zu sehen. Nicht unbedingt in dieser Reihenfolge.
Dieses Mal sind es zwei Wochen in London und nochmal anderthalb Wochen weiter im Norden, in Walsall, Sheffield und Leeds. Also widme ich meinen Oktober England. Wenn Sie in der Nähe sind und Lust haben, sich über einem Tässchen Kaffee oder einem Pint zusammenzusetzen, lassen Sie es mich wissen.
Ich schwöre auch feierlich, dass ich dem Drang, meinen Toaster in die Steckdose im Zug einzustöpseln nicht nachgeben werde. Meine Haare trockne ich auch vorher. Aber mal ernsthaft, wie oft muss sowas passiert sein, damit man das auf einem Schild erwähnen muss? Doch sicherlich mehr als zwei Mal….
Ich habe sicherlich zehn volle Minuten auf die Nachricht einer ehemaligen Studienkollegin in meinem Postfach gestarrt und konnte es trotzdem nicht fassen. Hans Wilderotter ist verstorben, plötzlich und unerwartet. Ich denke, für mich wäre es immer plötzlich und unerwartet gewesen. Er gehörte zu diesen Menschen, an die ich häufig denke und bei denen der Gedanke, dass sie irgendwann schlicht nicht mehr da sein könnten einfach nicht aufkommt.
Während ich das schreibe, habe ich ein sehr lebendiges Bild im Kopf: Er kommt von irgendwo her, vermutlich zu spät, der Trenchcoat und die Haare flattern im Wind, Aktentasche in der Hand, Zigarillo im Mund und noch ehe er richtig da ist, fängt er schon an zu reden. Vermutlich ist der Einstieg die Geschichte, warum er zu spät kommt. Es ist vermutlich der ewige Kampf mit den Widrigkeiten des öffentlichen Nahverkehrs oder aber ein Ausstellungsprojekt in dem mal wieder etwas auf ungewöhnliche und entweder absehbare oder unabsehbare Weise schief gelaufen ist. Und er erzählt das so unterhaltsam, dass man ihm schon nach den ersten paar Sätzen die Verspätung beim besten Willen nicht mehr übel nehmen kann und nur noch fasziniert zuhört.
Hans Wilderotter war für mich viel mehr als nur einer unter vier Professoren im Studiengang Museumskunde an der HTW Berlin, er war, im besten Sinne, ein Lehrmeister. Ich denke, ich habe nie wieder einen Menschen getroffen, der über so viele Dinge so viel wusste. Man konnte sich für die abseitigsten Themen interessieren, Dinge weit außerhalb seines Fachgebietes und Erfahrungshorizonts, er hatte mit Sicherheit etwas darüber gelesen oder konnte es zumindest mit etwas assoziieren, worüber er schon Mal einen Ausstellung gemacht hatte oder mit dem er sonst wie in Verbindung gekommen war. Vielleicht noch viel wichtiger, er interessierte sich für alles und wollte immer mehr erfahren. Dabei spielte es für ihn eben keine Rolle, ob die Person, mit der er sich unterhielt ein altgedienter Museumsdirektor war oder eine Studentin im zweiten Semester. Er war immer neugierig, im besten Sinn das, was man als „wissensdurstig“ bezeichnen kann und für ihn zählte der Mensch mit dem er sich unterhielt und dessen Kompetenz, nicht der formelle Abschluss oder Rang in einer bürokratischen Hierarchie.
Während ich das schreibe, fällt es mir schwer die nüchterne Fakten von dem Einfluss, den sie auf mein Leben hatten zu trennen. Er war mein Diplombetreuer und obwohl er sich mit Websites überhaupt nicht auskannte, haben die Diskussionen mit ihm das Endergebnis viel genauer und umfassender gemacht, als ursprünglich geplant. Noch heute prägen mich sein strukturiertes Vorgehen und der Ansatz, die Fragen zu stellen, die vielleicht nicht auf den ersten Blick offensichtlich sind. Schon als Studentin hat er mich als Projektassistentin in eines seiner Aussstellungsprojekte (von denen er immer zumindest eines außerhalb seines Lehrauftrags laufen hatte) gebracht und wahrscheinlich habe ich meinen heutigem Job auch der Tatsache zu verdanken, dass mich der damalige Job in die entlegensten Ecken Brandenburgs führte, um dort Datenbankprobleme zu beheben. Jahre später, als er kurzfristig einen Vortragstermin bei einer Tagung nicht wahrnehmen konnte, erklärte er den Veranstaltern kurzerhand: „In dem Museum arbeitet doch die Kipp, die kann das.“ Und so fand ich mich in der absurden Situation, in einem Haus, in dem meine Rolle eigentlich strikt auf die Arbeit hinter den Kulissen beschränkt war, plötzlich einen Wilderotter-Vortrag zur Ausstellungsorganisation zu halten.
Aus den unzähligen Erinnerungen gibt es eine, die für mich am besten veranschaulicht was für ein Mensch Hans Wilderotter war:
Das Hauptquartier des schon erwähnten Ausstellungsprojektes war Potsdam, ich wohnte damals so ziemlich am anderen Ende von Berlin und so ich habe ihn ab und zu bei ihm zu Hause abgesetzt, wenn wir zur gleichen Zeit Feierabend gemacht haben. Ich sehe ihn noch wie heute neben mir auf dem Beifahrersitz, von Assoziation zu Assoziation springend, von Detailplanungen zu einem Veranstaltungsort zu Betrachtungen über die Wortherkunft eines Begriffs und wieder zurück oder weiter zur Charakteranalyse eines Mitarbeiters und plötzlich sagte er: „Und sagen Sie [Name eines Projektmitarbeiters] morgen unbedingt, dass sein rechtes Bremslicht kaputt ist.“ Ich hatte zwar wahrgenommen, dass beim Wagen vor mir ein Bremslicht nicht funktionierte, aber nicht, dass das Auto einem unserer Kollegen gehörte. Zeitgleich verhinderte gerade ein genereller Ausgabenstopp des Landes, dass Rechnungen von Freiberuflern bezahlt wurden. Von irgendeinem anderen Thema her springend kam er darauf zu sprechen und bot mir an, mir Geld zu leihen, falls mich das irgendwie in Schwierigkeiten bringen würde. Diese Heimfahrt (Ich bin mir nicht ganz sicher, ob es wirklich auf der gleichen Fahrt war oder ob mein Hirn mir Streiche spielt) ist für mich Hans Wilderotter „in a nutshell“, die Essenz dessen, was ihn für mich ausgemacht hat: Neben dem beinahe enzyklopädischen Wissen diese unglaubliche Aufmerksamkeit für die Dinge, die um ihn herum passierten, gepaart mit einer tiefen Empathie für die Menschen, mit denen er zusammenarbeitete.
Es wird lange dauern, bis ich mich an den Gedanken gewöhnt haben werde, dass er nicht mehr da ist. Er lebt weiter in unzähligen Erinnerungen, klugen Beobachtungen, witzigen Bemerkungen, in vielem, was ich tagtäglich in meinem Job tue.
Und wenn ich ihn jetzt vor mir sehe, dann mit einem leicht amüsierten Gesichtsausdruck und einem schelmischen Funkeln in den Augen, als wolle er sagen, dass es schon unglaublich ist, dass man so viel wirres Zeug in so kurzer Zeit zusammenschreiben kann und das alles nur, weil er gestorben ist. Ich kann beinahe hören wie er fragt, ob es denn nichts wichtigeres zu tun gab an einem Sonntagmorgen.
Nein, Wilderotter, gab es nicht und ich würde noch viele Sonntagmorgen opfern wenn wir nur noch einmal miteinander reden könnten.
Mögen Sie in Frieden ruhen und wenn eine der Religionen recht hat in der es ein Leben nach dem Tod gibt, dann freue ich mich jetzt schon auf die Geschichte, warum Sie zu spät zur Auferstehung kommen.
Dieser Artikel wurde ursprünglich für den Sommer-Newsletter 2025 des Registrars Committee Western Region geschrieben: https://rcwr.org/newsletters/
Normalerweise schreibe ich über den Umgang mit dem Chaos, das sich bisweilen in unseren Sammlungen findet. Überfüllte Depots. Verrottende Kleidung. Überraschende Funde in den Büros unserer Vorgänger*innen. Aber heute möchte ich über eine andere Form von Chaos schreiben: Die Informationen, die in Ihrer Datenbank gespeichert wurden – oder eben auch nicht.
Sie haben gar keine Datenbank? Dann hilft Ihnen dieser Artikel vielleicht dabei, sich auf den Moment vorzubereiten, an dem Sie eine bekommen werden. Vielleicht hilft er auch dabei zu entscheiden, welches System denn nun am besten auf Sie passt.
Das Problem
Manchmal ist das Chaos in der Datenbank sogar größer als das im Depot. Klingt irgendeiner der folgenden Punkte vertraut?
Die gleiche Information findet sich in verschiedenen Feldern, je nachdem, wer da dokumentiert hat.
Eine Menge Datensätze sind nur zum Teil ausgefüllt und die Information wiederspricht oft dem, was sich in den übrigen Unterlagen findet.
Einige Objekte haben mehr als einen Datensatz während andere gar keinen Eintrag haben.
Die Daten werden uneinheitlich eingegeben, Sie haben also zum Beispiel eine “Wasserpumpenzange”, eine “Rohrzange”, einen “Engländer” und eine “Sperrzahnzange” und sie bezeichnen alle die gleiche Art von Werkzeug.
Schreibfehler und inkonsistente Daten machen es unmöglich, exakte Suchergebnisse aus der Datenbank zu bekommen.
Es ist natürlich verführerisch, diese Dinge zu korrigieren, wenn Sie gerade ohnehin ein Objekt bearbeiten und ich sage auch gar nicht, dass das eine schlechte Idee ist. Aber wenn Sie wirklich voran kommen und Ihre Datenbank insgesamt in einen besseren Zustand bringen wollen, dann müssen Sie einen etwas strategischeren Weg einschlagen.
Das Problem: Während Sie dabei sind in aller Stille einige uneinheitliche Dateneinträge gerade zu rücken, erzeugen andere schon wieder schlampige Datensätze. Als allererstes müssen Sie sich also Gedanken machen, wie Ihre Felder denn nun wirklich genutzt werden sollen. Sie denken vielleicht, dass das ganz klar ist, aber ist es das wirklich? Und haben Sie das auch mal aufgeschrieben?
Erster Schritt: Was soll wie wo hin?
Ihr erster Schritt ist also gar nicht, das in Ordnung zu bringen, was schon da ist, sondern, dafür zu sorgen, dass die Datenbank genau so verwendet wird, wie Sie das möchten. Um das zu erreichen erstellen Sie ein Dokument mit allen Feldern in Ihrer Datenbank und wie diese jeweils befüllt werden sollen.
Seien Sie dabei so präzise wie möglich. Wenn Sie z.B. beim Feld „Beschreibung“ nur vermerken „eine Beschreibung des Objektes“ dann haben Sie nachher ein Freitextfeld dessen Inhalt von vagen Einträgen wie „Brautkleid“ bis hin zu zwei Seiten kopiertem Wikipedia-Artikel zur Geschichte der Brautmoden variiert. Also formulieren Sie genau, wie die Beschreibung aussehen soll.
Beispiel: Objektbeschreibung
„Der erste Satz soll die Objektart, Hauptfarbe und wichtige Unterscheidungsmerkmale enthalten. Denken Sie dabei daran, wie Sie das Objekt jemandem beschreiben würden, der es ohne Foto im Depot finden muss. Anschließend können Sie ein paar weitere Sätze zu besonderen Merkmalen schreiben, die das Objekt von anderen Objekten des gleichen Typs unterscheidet. Denken Sie dabei an Dinge wie ein besonderes Muster, einen Riss oder einen großen Fleck. Der Zweck dieses Feldes ist es, dass wir das Objekt eindeutig identifizieren können.”
Halten Sie auch fest, welche Informationen nicht in das Beschreibungsfeld, sondern in andere Felder in der Datenbank gehören, zum Beispiel:
„Eine Analyse des Objektzustands gehört in das Feld „Zustand”. Websites, die sich mit diesem Objekttyp befassen, gehören in das Feld „Weblinks“. Falls das Objekt in Ausstellungskatalogen erwähnt wurde, gehört der Literaturhinweis in das Feld „Bibliographie“. Bemerkungen zur Provenienz und frühere Besitzer*innen gehören in das Feld „Objektgeschichte“.“
Beispiel: Begriffe aus kontrollierten Vokabularen
Wenn Sie möchten, dass der Eintrag in einem Feld aus einem kontrollieren Vokabular genommen wird, dann ist es manchmal genug zu schreiben „wählen Sie den passenden Eintrag aus der Klassifikation aus dem Drop-Down-Feld“.
Andere Fälle sind komplexter und die Menschen, die die Einträge machen brauchen ein paar Hilfestellungen mehr. „Benutzen Sie nur Begriffe aus Nomenclature (Standardwerk zur Erfassung von menschengemachten Objekten, das in den U.S.A. viel verwendet wird, Anmerkung der Übersetzerin)“ sollte zumindest mit einem Link zur offiziellen Website https://page.nomenclature.info/ und ein paar Beispielen versehen sein.
Wenn Sie möchten, dass die Begriffe aus einer komplexeren Quelle genommen werden, zum Beispiel für das Material aus dem Art & Architecture Thesaurus (AAT) des Getty Research Institute, dann ist ein Hinweis wie „benutzen Sie nur Begriffe aus dem AAT“ bei weitem nicht genug. „Dieser Begriff soll dazu dienen, die Materialien festzulegen, aus denen das Objekt gemacht ist. Deshalb sollten Sie sie aus dem Zweig “Material nach Zusammensetzung” (materials by composition) des AAT nehmen.“ Fügen Sie auch Beispiele an, damit wer auch immer in Zukunft ein Objekt dokumentiert weiß, was Ihre Idee bei der Befüllung des Feldes war und wie ein korrekter Eintrag aussieht.
Grundprinzip: Aber finde ich es denn auch?
Ihre Leitlinie bei der Entscheidung, wie Sie Ihre Daten denn nun erfassen möchten sollte der Gedanke sein, wie Sie denn danach suchen werden. Das hängt natürlich einerseits von sauberen Daten ab, aber andererseits auch davon, welche Suchfunktionen Ihre Datenbank bietet. Wortreiche Einträge in Freitextfeldern haben oft eine Menge unsinniger Suchergebnisse zur Folge. Indem man die Einträge in diesen Feldern kurz und bündig hält und zusammengehörige Informationen sinnvoll in verschiedenen Feldern zusammenfasst können Sie viel präziser suchen – Wenn Ihre Datenbank die Möglichkeit bietet, diese Felder getrennt zu durchsuchen und passend zusammenzufassen.
Also denken Sie bei jedem Feld, das Sie aufschreiben darüber nach, wie ihr „zukünftiges Ich“ dies Information finden kann. Das hilft sehr dabei nichts Wichtiges zu übersehen.
Zweiter Schritt: Aber funktioniert das überhaupt?
Nachdem Sie jetzt das alles aufgeschrieben haben, überprüfen Sie sich selbst. Erfassen Sie einige Objekte nach Ihren eigenen Vorgaben. 10-20 Objekte sind eine gute Auswahl. Stellen Sie dabei sicher, dass es sich um eine repräsentative Auswahl handelt. 10 Teller zu dokumentieren wird Sie nicht weiterbringen. Wenn Sie einen Teller, ein Kleid, ein Spielzeug, ein Werkzeug, ein Rundfunkgerät und einen ausgestopften Dachs erfassen, haben Sie eine große Bandbreite. Ihr Sammlungskonzept wird Sie bei der Auswahl unterstützen. Alle Objekttypen, die Ihnen in der Sammlung begegnen könnten, sollten mit Ihrer neuen Schreibanweisung einfach zu dokumentieren sein.
Während Sie Ihre Auswahl erfassen, werden Sie feststellen, dass Sie manche Felder vergessen haben und manche nicht auf alle Fälle passen. Vielleicht müssen Sie andere Felder verwenden. Oder vielleicht müssen Sie weitere hinzufügen, falls Ihre Datenbank das zulässt. Vielleicht müssen Sie einfach nur genauer beschreiben, wie manche Informationen unterschiedlich in das gleiche Feld eingegeben werden sollen, je nachdem um welche Objektgruppe es geht.
Anpassen und teilen
Passen Sie Ihr Dokument und/oder Ihre Datenbank so an, dass Sie wirklich alles inventarisieren können, was in Ihre Sammlung kommen kann. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, verbreiten Sie das Dokument, das Sie nun vielleicht „Schreibanweisung für die Objekterfassung“ oder „Hilfe zur Dokumentation“ nennen, unter allen Leuten, die die Datenbank verwenden, nicht nur unter denen, die tatsächlich Objekte erfassen. Das Dokument wird nämlich auch denjenigen, die die Datenbank nur zu Recherchezwecken verwenden helfen die für sie relevanten Objekte zu finden.
Aber ich habe gar keine Datenbank!
Wenn Sie bislang noch keine Datenbank haben, sondern nur eine Ansammlung von Dateien aus Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm oder einen Haufen Karteikarten, hilft eine solche Schreibanweisung trotzdem weiter. Machen Sie ein paar Testinventarisierungen in einer Tabelle, die alle Ihren gewünschten Felder enthält. Das wird Ihnen dabei helfen zu entscheiden, was Ihr neues System alles können muss. Außerdem können Sie diese Tabelle dazu verwenden, Ihre Sammlung jetzt nach den Vorgaben aus Ihrer Schreibanweisung zu erfassen. Später haben Sie dann die Daten schon in einer sauberen Form, um sie in Ihr neues System zu importieren.
Und weiter geht es mit der Bekämpfung des Chaos
Wenn Sie an diesem Punkt sind haben Sie etwas unglaublich tolles geschafft: Von jetzt an bekommt alles, was Sie in Ihrer Datenbank erfassen einen sauberen Datensatz, der sich einfach auffinden lässt. Manchmal müssen vielleicht noch kleine Anpassungen an Ihrer Schreibanweisung vorgenommen werden aber im Großen und Ganzen wissen jetzt alle, wie Daten zu erfassen sind und wenn Sie entdecken, dass es jemand nicht weiß, dann können Sie anhand des Dokuments erklären, wie es denn nun richtig gemacht wird. Neuen (egal ob haupt- oder ehrenamtlichen) Kolleg*innen zu erklären, wie in Ihrem Haus inventarisiert wird, ist nun sehr viel einfacher geworden.
Jetzt können Sie damit beginnen, den Rest der Datenbank in einen besseren Zustand zu bringen.
Welche Art von Saustall haben Sie?
Datenbankchaos ist nicht gleich Datenbankchaos. Manchmal ist die Grundsubstanz des Datensatzes okay, Sie brauchen nur ein paar kleine Anpassungen und Korrekturen hier und da. In anderen Fällen ist es so schlimm, dass Sie diese Datensätze unter Quarantäne stellen müssen, zum Beispiel, indem Sie sie in eine eigene Abteilung verschieben, mit einer Checkbox kennzeichnen oder eine spezielle Klassifikation „veralteter Datensatz“ vergeben, so dass Sie diese Datensätze zwar als Referenz heranziehen können, aber den Objekten einen neuen, sauberen Datensatz geben.
Neue Datensätze für altes Zeug
Falls Sie es mit letztgenannter Möglichkeit zu tun haben, dann haben Sie nun Ihre Schreibanweisung, der Sie folgen können. Sie können in ihren alten Datensätzen nachsehen, ob Sie irgendeine Information übersehen haben. Manchmal gibt es dort Hinweise zu Spendern, die sich nicht in den Unterlagen finden lassen. Vermerken Sie das in Ihrem neuen Datensatz mit dem Zusatz “Laut altem Datensatz Nummer…“ so dass klar ist, woher diese Information stammt und dass sie eventuell noch verifiziert werden muss. Manche Systeme lassen es zu, dass Sie eine Verknüpfung mit dem alten Datensatz herstellen und es könnte schlau sein, diese Möglichkeit zu nutzen.
Bestehende Datensätze Schritt für Schritt verbessern
Wenn Sie entscheiden, dass Ihre bestehenden Datensätze gar nicht sooo schlecht sind, dass sie nur hier und da ein bisschen Verbesserung vertragen können, sollten Sie diese Aufgabe in kleinere, schaffbare Teilaufgaben unterteilen. Viele Datenbankdurcheinander sind entstanden, weil jemand mit guten Absichten mit dem Aufbau angefangen hatte, die Arbeit dann aber es dann nicht zu Ende bringen konnte. Dann haben Nachfolger*innen übernommen, ohne zu verstehen, was die Vorgänger*innen denn da getrieben haben oder eigentlich vor hatten.
Da Sie das wissen, erstellen Sie natürlich ein Dokument mit einer Strategie zur Datenbankverbesserung, so dass, wenn Sie aus irgendeinem Grund aufhören müssen, ihre Nachfolger*innen wissen, was Sie getan haben und warum.
Meistens ist es einfacher, sich auf ein einzelnes Feld zu konzentrieren und das dann durchgängig durch die ganze Datenbank zu korrigieren, statt alle Felder eines Datensatzes zu korrigieren. Da die Aufgabe so repetitiv ist, geht sie nach einiger Zeit relativ schnell. Um ein Beispiel zu nennen: nehmen Sie alle Werkzeuge zusammen und schauen Sie, ob sie den richtigen Eintrag aus dem Materialthesaurus haben, normalerweise also „Holz“ oder „Metall“, manchmal auch beides. Dann machen Sie mit den Haushaltsgegenständen weiter, wo Sie genau das gleiche machen. Oder bleiben Sie bei Ihren Werkzeugen, aber dieses Mal bringen Sie die Klassifizierungen in Ordnung, so dass alle „Steckmeißel“, „Schnitzmeißel“, „Stechbeitel“ und „Stemmeisen“ als „Meißel“ gefunden werden können. Sie können dann noch Unterklassifizierungen nach Anwendungsgebiet oder Form bekommen. In kürzester Zeit sind Sie plötzlich Expert*in für unterschiedliche Meißelarten geworden, so dass Sie viel schneller beim Klassifizieren werden.
Praktikant*innen und Ehrenamtliche mit einbeziehen
Es ist ziemlich einleuchtend, dass einige dieser Aufgaben an ausgewählte Ehrenamtliche oder Praktikant*innen vergeben werden können. Wenn sie ein gutes Auge für Details haben, dann sollten sie sehr gut dazu in der Lage sein, einige dieser Korrekturen zu übernehmen. Und da sie dann ja nur einen überschaubaren Bereich in einer bestimmten Objektart zu einer bestimmten Zeit korrigieren, sind die Ergebnisse viel einfacher und schneller zu kontrollieren als wenn Sie darum gebeten hätten, ein Objekt komplett neu zu erfassen.
Passen Unterlagen und Datenbank zueinander?
Genau auf die gleiche Art, wie Sie Material und Klassifizierung überprüft haben, können Sie in einem Schritt Ihre Unterlagen durchgehen und überprüfen, ob denn nun auch alles, für das es einen Schenkungsvertrag gibt auch als Schenkung erfasst wurde und alles, was eine Rechnung hat auch wirklich als Ankauf auftaucht. Wieder arbeiten Sie die Aufgabe in Schritten ab, die Sinn ergeben, in diesem Fall vielleicht Aktenordner für Aktenordner oder Jahrgang für Jahrgang, je nachdem wie Ihre Unterlagen geordnet sind.
Im Ergebnis haben Sie vielleicht eine Menge Objekte ohne Unterlagen und auf der anderen Seite eine Menge Papierkram, der irgendwie nicht so recht zu irgendetwas passen will, das Sie in Ihrem Depot haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank auch ein Feld dafür hat, solche Dinge wie „kein Schenkungsvertrag vorhanden“ zu erfassen. Und natürlich enthält Ihre Schreibanweisung auch einen Vermerk, wie dieses Feld ausgefüllt werden soll.
Das ultimative Ziel: Die Schatzkiste
Ihr ultimatives Ziel ist es, dass Ihre Datenbank zu Ihrem verlässlichen Freund wird. Wenn auch alles andere ziemlich durcheinander ist, ist ihre Datenbank der Ort an dem Sie einen sauberen Datensatz haben, der Ihnen sagt, was Sie über dieses Objekt wissen – und manchmal auch, was Sie nicht darüber wissen. Ihre Datenbank wird zu Ihrem Referenzpunkt, während Sie die Sammlung in der physischen Welt verbessern.
Ich arbeite gerade daran, Managing Previously Unmanaged Collections ins Deutsche zu übersetzen und manchmal gibt es dabei Stolpersteine, In Kapitel 4 geht es darum, Regelungen zu Zugangsbeschränkungen zu den Sammlungsräumen durchzusetzen. Ein Prozess, der, wie wir alle wissen mit jeder Menge Schwierigkeiten verbunden ist. Nicht zuletzt, weil jemandem den Schlüssel abzunehmen in unserer westlichen Welt eine demütigende Geste ist.
Im englischen Original gibt es nun den Satz:
“Enforce the access policy with the three ps: persistence, patience, and politeness.”
Es versteht sich von selbst, dass sich solche Sätze nicht gut übersetzen lassen. Normalerweise formuliert man sie einfach um und verabschiedet sich von dem Gedanken, dass es einem gelingt, drei Wörter mit dem gleichen Buchstaben zu finden, die auch in der anderen Sprache genauso gut funktionieren. Aber ich glaube, in diesem Fall ist es mir heute morgen gelungen:
“Halten Sie mit „Drei G“ an Ihren Zugangsbeschränkungen fest: mit Geradlinigkeit, Geduld und Gutem Benehmen.”
Drei Wörter mit G zu finden, die die gleiche Bedeutung wie im Englischen haben (auch wenn ich beim letzten ein bisschen geschummelt habe und zwei Wörter gebraucht habe) fühlt sich schon wie ein großer Erfolg an. Aber der noch größere Erfolg ist, dass ich jetzt mit „3 G“ eine Doppelbedeutung drin habe, eine Anspielung auf die G-Kraft in der Physik.
Ich könnte jetzt natürlich mit der Analogie weiter spielen und sagen, dass, wenn wir lang etablierte Prozesse und Gewohnheiten ändern, wie es unvermeidlich der Fall ist, wenn wir unsere Sammlungen verbessern, wir in gewisser Weise Dinge beschleunigen und das bedeutet immer, dass wir Menschen aus der Bewegung, die sie normalerweise machen und die sie erwarten herausreißen. Und, wie wir aus der Physik wissen, wenn wir Dinge beschleunigen, dann wirkt eine Kraft auf den, der da beschleunigt wird und das kann unangenehme Nebeneffekte haben.
Aber ich will diesen kleinen Satz nicht überstrapazieren. Statt dessen denken Sie sich einfach, dass ich ein bisschen kichere, wenn Sie ihn lesen. 🙂
Im Moment arbeite ich an einer deutschen Übersetzung von Managing Previously Unmanaged Collections und mit was ich nicht gerechnet hätte: es ist ziemlich schwierig, einen guten deutschen Titel dafür zu finden. Im Englischen fällt es sehr viel leichter, mit Wörtern zu spielen, im Deutschen sind wir viel zu präzise…
Deshalb dachte ich mir, ich kann ja die Leser*innen dieses Blogs fragen, ob sie noch Ideen haben.
Bislang sind auf der Kandidatenliste:
Bislang unbearbeitete Sammlungen in den Griff kriegen
Chaotische Sammlungen ordnen
Chaotische Sammlungen entchaotisieren
Unordentliche Sammlungen ordnen
Sammlungen in den Griff kriegen
Wilde Sammlungen zähmen
Sammlungsspezialist*in vs. Sammlung 1:0
Außer Konkurrenz ist „Sammlungsschnitzelwerk“, der Vorschlag einer Freundin nachdem ich mal wieder die Präzision der deutschen Sprache verflucht habe, die sich zum Bau sinnloser Maschinen wie eines Holzwollschnitzelwerks eignet (https://www.youtube.com/watch?v=FPTVpkcrfl0) aber nicht zum Formulieren griffiger Titel.
Stimmen Sie ab und/oder lassen Sie mich als Kommentar wissen, was Ihr Favorit oder weiterer Vorschlag ist.
Sie haben bis zu 3 Stimmen und die Abstimmung läuft noch bis zum 15. August.
Anmerkung: Dieser Artikel wurde vor dem Hintergrund der Versuche der derzeitigen U.S.-Regierung, Einfluss auf die dargestellten Inhalte in Museen zu nehmen geschrieben. Zudem wurden die wichtigsten Fördermittel für Museen, Bibliotheken und Archive eingefroren und teils schon bewilligte Gelder nicht ausgezahlt. Nichtsdestotrotz ist das Thema Datensicherheit sicherlich auch für deutschsprachige Museen relevant.
Als Sammlungsspezialist*innen sind wir darauf trainiert, über Sicherheit nachzudenken. Wir stellen permanent sicher, dass nichts beschädigt wird oder verloren geht, sei es in unseren Depots oder während eines Leihvorgangs, unter Umständen zwischen zwei Kontinenten auf dem Weg zur nächsten Ausstellung. Aber wenn es um die Sicherheit unserer Sammlungsdaten geht verlassen wir uns oft auf unsere IT-Abteilung und Datenbankmanager*innen. In einer sich verändernden Welt brauchen wir aber Datensicherheit in unserem eigenen Werkzeugkasten als Registrare, denn wenn wir uns nicht darum kümmern gibt es vielleicht bald niemanden mehr, der sich darum kümmern kann. Also werde ich eine Reihe von kurzen Artikeln zum Thema veröffentlichen.
Nun, ich bin keine IT-Expertin. Ich ziehe nur zusammen, was ich über die Jahre gelernt habe, gespeist von Quellen, die ich zur Hand habe, bereit, mich korrigieren zu lassen und Sie auf den neuesten Stand zu bringen, falls ich etwas geschrieben habe, das man besser, einfacher und/oder sicherer machen könnte. Ich denke, zur Zeit ist jede Handreichung und Idee, wie man unser intellektuelles Erbe sichern kann besser, als gar nichts zu tun. Fühlen Sie sich ausdrücklich aufgerufen, Ihre eigenen Quellen und Ideen beizutragen.
Ich fange mit dem Thema an, bei dem ich mich am sichersten fühle: Backups.
Wie oft sollte ich meine Datenbank sichern?
Dies ist im Grunde genommen eine Risikoanalyse: Wie schwer wiegt es, wenn alle Daten, die ich seit der letzten Sicherung eingegeben habe verloren gehen? In manchen Fällen kann einmal pro Woche genug sein, wenn Sie die einzige Person sind, die Daten eingibt, Sie Ihre Änderungen auch noch in einem anderen Medium haben (z.B. als handschriftliche Notizen) und Sie nicht mehr als eine handvoll Eintragungen pro Tag machen. Aber wenn mehrere Menschen täglich Datensätze anlegen und Änderungen machen? Tja, dann sieht das doch sehr danach aus, als ob einmal pro Tag sehr empfehlenswert wäre.
Was ist der Unterschied zwischen einem vollständigen und einem differenziellen Backup?
Ein vollständiges Backup sichert ALLE Daten Ihrer Datenbank. Ein differenzielles Backup sichert alle Änderungen seit dem letzten vollständigen Backup. Welche Form man wann verwendet ist das Ergebnis einer Risikoanalyse. Eine Datenbank kann korrumpiert sein ohne dass man es sofort bemerkt. In diesem Fall ist es gut, wenn man die Datenbank auf den Stand eines früheren vollständigen Backups zurücksetzen kann, als noch alles in Ordnung war. Dann kann man versuchen, die fehlenden Daten aus den anderen Backups zu übertragen.
Welche Backup-Methode sollte ich wählen und wie viele Backups sollte ich behalten?
Es gibt keine festen Regeln und es ist normalerweise am besten, sich mit erfahrenen Benutzer*innen des eigenen Systems auszutauschen und sich dem Datenbankanbieter darüber zu unterhalten, was in Ihrem Fall Sinn macht.
Meine Daumenregel: Wenn ich mehr als zehn neue Datensätze pro Tag eingebe und eine Menge Änderungen an anderen Datensätzen mache, dann ziehe ich jeden Tag ein differenzielles Backup und jede Woche ein vollständiges Backup. Ich behalte das Backup der letzten fünf Tage und ein vollständiges Backup der letzten vier Wochen.
Aber diese Routine ist darauf angepasst, dass nur ich Daten eingebe und niemand sonst. Wenn Sie mehr Menschen haben, die Daten eingeben gibt es auch mehr Möglichkeiten, dass etwas schief geht, also werden Sie öfter Backups ziehen wollen. Das ist natürlich auch eine Frage, wie viel Speicherplatz Sie sich leisten können, aber andererseits müssen Sie auch bedenken, was die Kosten von Datenverlusten sind und die Stunden rechnen, die es kostet, Daten neu einzugeben.
Machen Sie eine ordentliche Risikoanalyse und richten Sie auf dieser Grundlage ihre Backup-Routine ein.
Wo soll ich mein Backup speichern?
Das Backup auf dem gleichen Computer speichern auf dem Ihre Datenbank läuft ist beinahe genau so als hätten Sie gar kein Backup gemacht! Wenn Ihr Computer zerstört wird, entweder physikalisch oder durch ein Virus werden Sie Ihre Datenbank UND Ihr Backup verloren haben.
Am besten, Sie haben drei Versionen Ihrer Datenbank:
das Original
ein Backup in Ihrem Museum
ein Backup an einem anderen Ort
Die Speicherung in einer Cloud könnte für letzteres eine gute Lösung sein. In diesen Zeiten vielleicht sogar eine Cloud außerhalb Ihres eigenen Landes. Auf diese Weise haben Sie ihre Daten sicher und unverändert abgesichert, selbst wenn Sie gezwungen werden sollten, Daten aus Ihrer Datenbank zu löschen (falls das ein bißchen weit hergeholt klingt, darf ich Sie hieran erinnern: https://www.theguardian.com/us-news/2025/mar/07/military-images-trump-dei).
Sie können eine externe Festplatte verwenden, die Sie an einem sicheren Ort lagern, vorzugsweise außerhalb der Stadt in der sich Ihre eigentliche Datenbank befindet. Wenn es dann eine Katastrophe in der Region gibt, in der sich die Originaldatenbank befindet, betrifft das hoffentlich nicht den Ort, an dem die Festplatte lagert. Das hat den Vorteil, dass Sie ziemlich gut kontrollieren können, wo Ihre Daten sind und dass sie kaum gehackt werden können. Der Nachteil ist natürlich, dass, wenn der Festplatte etwas passiert, die Daten verloren sind.
Im Vergleich dazu hat eine Cloud normalerweise ihre eigenen Backup-Routinen, die sicherstellen, dass die Daten sicher sind. Fragen Sie den Anbieter wie diese aussehen. Fragen Sie den Anbieter auch, wie seine Sicherheitsmaßnahmen sind und welche Daten mit anderen Institutionen geteilt werden. Nur Sie sollten Zugriff auf Ihre Daten haben, niemand sonst.
Achtung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch wirklich gesichert sind!
Nur, weil Sie ein Backup erstellt haben heißt das noch lange nicht, dass Sie auch ein funktionierendes Backup haben. Sobald Sie eine Backup-Datei erstellt haben, versuchen Sie, ob Sie die Datenbank auch wirklich wieder herstellen können. Achtung: versuchen Sie nicht, das Backup auf ihrer Originaldatenbank wieder herzustellen, sondern wählen Sie dafür einen anderen Ort, anderenfalls riskieren Sie, ihre funktionierende Datenbank mit einem korrupten Backup zu zerstören. Testen Sie das regelmäßig und nehmen Sie nicht an, dass Ihre Daten in Ordnung sind, nur weil Sie eine Backup-Datei auf Ihrem System sehen.
Ein paar abschließende Gedanken dazu, wann man Backups löschen sollte
Wie schon erwähnt ist es gut, ein paar ältere Backups zu haben, da nicht alle Probleme sofort erkannt werden und es schon einige Wochen dauern kann, bis ein Problem auftritt. Hier geht es darum, ihre aktuellen Daten sicher und wiederherstellbar zu halten.
Aber Sie möchten vielleicht auch den Stand Ihrer momentanen Forschung erhalten. Vielleicht möchten Sie in der Zukunft zurück schauen und vergleichen, wie Daten im Jahr 2024 erfasst wurden und wie sich das danach verändert hat. Die Datenbankeinträge aus Ihrer Vergangenheit werden vielleicht zur Quellen zukünftiger Forscher*innen und Historiker*innen. Es könnte also eine gute Idee sein, Ihre Daten JETZT zu sichern und an einem sicheren Ort für die Zukunft zu lagern.
Als nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie ein Backup erstellen, wenn Sie TMS oder TMS Collections verwenden. Die Art, wie das bei Ihrer Datenbank funktioniert mag sich unterscheiden, es ist aber vielleicht ähnlich.
Ziehen Sie jetzt ein Backup und passen Sie gut auf sich auf!
In den letzten paar Wochen sind so viele schreckliche Dinge passiert, dass allein eine Liste davon zu erstellen einen überfordert und einem die Energie raubt. Einige Entscheidungen der U.S. Regierung haben globale Auswirkungen, andere treffen Menschen persönlich, einige davon enge Freunde. Und dann gibt es da die Maßnahmen, die darauf ausgerichtet zu sein scheinen, das Herz unseres Berufsstandes zu treffen, wie zum Beispiel das Schließen des Institute of Museum and Library Services (IMLS) und das Zurückziehen von bereits genehmigten Fördermitteln aus dem National Endowment of the Humanities (NEH).
Es ist schwer, in diesem Klima nicht den Mut zu verlieren. Andererseits, sind wir als Museumsprofis nicht daran gewöhnt, dass es nicht gut aussieht? Haben wir nicht schon vorher mit Budgetkürzungen und Personalabbau zu tun gehabt? Haben wir nicht immer wieder unsere Besucher und Politiker mit unangenehmen Wahrheiten konfrontiert? Vielleicht ist die momentane Krise nicht vergleichbar mit dem, was bisher passiert ist. Trotzdem sind wir sehr gut darin ausgebildet, uns mit widrigen Umständen herumzuschlagen.
Das haben wir immer schon getan, mit dem, was im Englischen so schön „resilience“ heißt, eben nicht nur mit Widerstandskraft, Zähigkeit und Belastbarkeit, sondern auch mit der Fähigkeit, sich umzuformen und zurückzufedern. Wir haben es also mit Resilienz, Kreativität, vor allem aber auch mit unserem Gemeinschaftssinn geschafft, Widrigkeiten zu begegnen. Wir mögen über den ganzen Erdball verteilt sein und wir haben uns vielleicht auch überbelastet indem wir an so vielen Stellen Verantwortung übernommen haben, aber wir sind nicht allein. In den letzten Tagen habe ich mein Netzwerk genutzt, um mit einigen Leuten in Kontakt zu treten und zu schauen, wie sie zurecht kommen und Ideen zu finden, was getan werden kann. Denn im Endeffekt hat es noch nie irgendetwas verbesser, sich auf das zu konzentrieren, was nicht getan werden kann.
Es stellte sich heraus, dass John E. Simmons bereits damit angefangen hatte zu sammeln, was getan werden kann, um sich auf das vorzubereiten, was auf uns zukommt. Das hat er mit etwas getan, was wir Registrare lieben: er hat eine Liste zusammengestellt.
Ich habe einige meiner Gedanken beigesteuert und wir haben noch weitere Kolleg*innen angestupst, sie zu ergänzen. Was ich also hier veröffentliche ist in keinster Weise eine umfassende und vollständige Liste der Dinge, über die man nachdenken sollte und was zu tun ist, aber es ist ein Anfang. Fühlen Sie sich ausdrücklich dazu aufgerufen, ihre Ergänzungen als Kommentar hinzuzufügen und wir werden die Liste auch weiter pflegen.
Was können wir tun?
1. Nutzen Sie die Lektionen, die Sie während Corona gelernt haben
Ein Museum sollte einen Plan für den Schließungsfall haben, bzw. für den Fall, dass Personal für einen längeren Zeitraum reduziert wird.
Dieser Plan sollte wechselseitiges Training für alle Mitarbeitenden beinhalten, so dass auch ein reduzierter Personalstamm die Institution am Laufen halten und sich um die Sammlung kümmern kann. Ausnahmslos alle sollten in Tätigkeiten geschult werden, die normalerweise nicht zu ihren Aufgaben gehören, so dass sie im Fall eines lange andauernden Notfalls aushelfen können.
Dieser Plan sollte auch beinhalten, was das Museum tun kann, um in Krisenzeiten eine Anlaufstelle für die Besucher*innen zu bleiben. Dieser kann beinhalten, wie die Besuchszahlen in einer Pandemie geregelt werden, wie Eintrittsgelder während einer länger andauernden finanziellen Krise zu reduzieren oder ganz auszusetzen sind und wie Aufgaben verteilt werden, wenn es zu Personaleinsparungen kommt. Es lohnt sich darauf hinzuweisen, dass Kunstmuseen, die Eintrittsgelder verlangen im Durchschnitt 100 $ pro Besucher*in aufwenden, aber weniger Publikum anziehen, als Museen, bei denen der Eintritt frei ist und dass mit dem Erheben von Eintrittsgeldern Kosten verbunden sind, die eventuell nicht einmal durch sie gedeckt werden. Hier gibt es weitere Details: https://news.artnet.com/art-world/us-museums-visitors-report-2622358).
2. Bereiten Sie Ihre Sammlung für eine Langzeitlagerung mit so wenig Unterhaltsaufwand wie möglich vor, indem Sie die nachhaltigste passive Lagerungsumgebung schaffen:
Verbessern Sie die Effektivität von Lagermöblierung, Behältnissen und Verpackungsmaterial, um die Sammlung zu schützen (z.B. erneuern Sie Türdichtungen, verwenden Sie keine säurehaltigen Verpackungsmaterialien, reduzieren Sie die Beleuchtung und den UV-Eintrag in Ihren Sammlungsräumen).
Halten Sie jederzeit Ordnung, jedes Objekt wird immer sofort an seinen ausgewiesenen Platz gestellt, lassen Sie es nicht zu, dass sich ein Rückstau an nicht zurück geräumten Objekten bildet.
Verbessern Sie die Klimaüberwachung und die zugehörigen institutionellen Regelungen und Kontrollabläufe.
Halten Sie ihre Klimatechnik auf Stand (tauschen Sie beispielsweise Filter regelmäßig aus, halten Sie sich an Wartungsintervalle, tauschen Sie veraltete Klimageräte aus).
3. Schützen Sie Ihre Datenbank
Stellen Sie sicher, dass Sie eine aktuelle, lesbare Kopie aller wichtigen Museumsdatenbanken irgendwo außerhalb des Museums gelagert haben, vorzugsweise nicht nur auf einem Server, sondern auch noch einmal separat als Kopie auf einem sicheren Medium.
Stellen Sie sicher, dass sowohl die Datenbank in Ihrem Museum als auch die Sicherungskopie vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Erneuern Sie Passwörter und überprüfen Sie Zugriffsrechte häufig und regelmäßig.
Wenn Ihre Institution gezwungen wird zu schließen und Sie ein gutes, aktuelles Backup haben (testen!), überlegen Sie, ob Sie die Datenbank nicht besser von den Servern des Museums löschen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
Wenn möglich, machen Sie sich schlau, ob Sie Ihre Datenbank auch in einem anderen als dem proprietären Format Ihres Anbieters (der unter Umständen gezwungen werden kann, vertrauliche Daten heraus zu geben oder sogar ganz vom Markt verschwindet) speichern können. Wenn Ihre Datenbank das zulässt, exportieren Sie Ihre Daten als SQL-Tabellen oder kommagetrennte Werte (.csv). Excel-Formate wie xlsx, xls, ods sind auch gut.
Wenn möglich, speichern Sie ihre Daten auf vertrauenswürdigen Servern außerhalb der USA, die auch nicht von U.S.-Firmen verwaltet werden und gezwungen werden könnten, sensible Daten herauszugeben oder zu löschen.
Daumenregel: Machen Sie den Zugriff für vertrauenswürdige Mitarbeiter*innen so einfach wie möglich, auch um schnell Kopien sichern zu können, aber machen Sie es schwer, Daten ganz zu löschen, indem Sie ein robustes Rechtemanagement schaffen und, sofern es möglich ist, schaffen Sie die Möglichkeit, frühere Dateneingaben wieder herzustellen.
4. Erneuern Sie Ihren Notfallplan
und ergänzen Sie ihn mit Maßnahmen, wie bei einer plötzlichen, lang andauernden Schließung des Gebäudes zu reagieren ist.
5. Legen Sie ein Lager mit wichtigen Dingen an
Dinge, die Sie häufig benötigen und die eventuell für eine gewisse Zeit nicht oder nur sehr schwer zu bekommen sein werden, bzw. aufgrund von Teuerungen nicht mehr erschwinglich sind.
6. Laden Sie alles von Websites herunter, die von der Regierung verwaltet werden
Dazu gehört z.B. das NPS Museum Handbook und die Conserve O Grams und IMLS reports. Machen Sie das sofort, solange die Ressourcen noch nicht gelöscht wurden. Sichern Sie diese Daten an einem sicheren Ort, der nur berechtigten Personen zugänglich ist und machen Sie das löschen von Daten so schwierig wie möglich.
7. Bedenken Sie, dass das schwerwiegendste Problem in der Zukunft möglicherweise nicht die Zuwendungskürzungen sein werden
Das meiste dieser Gelder von der NIH, NEA, NSF, IMLS, etc. fließt in Projekte, die verschoben oder anderweitig finanziert werden können, z.B. durch Spenden. Das schwerwiegendste Problem wird das Wegfallen der finanziellen Grundlage sein, ausgelöst durch den Schaden an der Wirtschaft, eine Kombination aus dem steigenden Handelsdefizit, Ansteigen der Arbeitslosenrate (durch die Massenentlassungen im öffentlichen Sektor und ihre Auswirkungen auf die damit zusammenhängenden Wirtschaftszweige) und sinkender Steuereinnahmen aufgrund von Steuersenkungen für Reiche, Zölle auf Importe und Streichung von Sozialleistungen. In anderen Worten: die vorausgesagten Probleme der U.S.-Wirtschaft werden sehr wahrscheinlich das größere Problem für Museen als der Wegfall der Fördermöglichkeiten.
8. Nehmen Sie Kontakt zu den Menschen in Ihrer Umgebung auf und schaffen Sie starke Netzwerke
Lassen Sie die Menschen in Ihrem Umfeld, ihre Gemeinde, ihre Nachbarschaft, Ihren Bezirk wissen, dass Sie nun mehr als je zuvor Unterstützung brauchen.
Lassen Sie sie wissen, dass kleinere Museen in ihrer Umgebung oft keine direkte Unterstützung durch die Regierung erhalten, aber indirekt durch andere Einrichtungen gefördert werden. Die Mitgliedschaft in einem Museum kostet meist weniger als 30 $ im Jahr und das Geld wird sinnvoll verwendet.
Wenn Sie Fördergelder vom IMLS oder NEH verloren haben, lassen Sie das Ihre Umgebung wissen. Hier ist ein Beispiel eines kleinen Museums was sie genau verloren haben:
„Die Beendigung des NEH Förderprogramms und der Verlust von 25.000 $ sind niederschmetternd für das Weston History & Culture Center. Das Fördergeld sollte eingesetzt werden, um unsere künftige Dauerausstellung aufzubauen…”
Die Menschen, denen Ihr Museum am Herzen liegt können ihren Repräsentanten schreiben oder sie anrufen und sie wissen lassen, dass sie nicht damit einverstanden sind, was da gerade passiert.
Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Kolleg*innen in Ihrer Region und in der ganzen Welt auf. Lokale Netzwerke machen es einfacher, sich gegenseitig mit Materialien und ganz konkret durch Anpacken zu unterstützen. Kolleg*innen in anderen Ländern können Sie eventuell dabei unterstürtzen, Ihre sensiblen Daten sicher zu lagern und haben vielleicht in der Vergangenheit mit vergleichbaren Situationen zu tun gehabt, können also vielleicht mit Wissen und kreativen Lösungsansätzen weiter helfen.
Ermutigende Worte:
Museen haben lange vor dem IMLS und anderen unterstützenden Institutionen existiert, also können sie diesen Zeitraum auch überstehen, obwohl natürlich viele förderungswürdige Projekte und viel Forschungsarbeiten auf Eis gelegt werden müssen, wenn nicht alternative Finanzierungsmöglichkeiten gefunden werden.
Mit guter Vorbereitung können Museen die kommende Krise überleben wie sie auch andere Krisen überlebt haben. Es wird Personaleinsparungen geben und gute Gelegenheiten werden verloren gehen, aber mit ein bisschen Glück wird sich die Situation innerhalb der nächsten Jahre wieder ändern.
Schauen Sie sich ihre institutionellen Regelungen an und untersuchen Sie neue Gesetze und Regierungsanweisungen mit denen Sie konfrontiert sind genau. Gesetze, die in großer Eile verabschiedet werden enthalten oft Widersprüche und Schlupflöcher. Oft können Rückfragen und Bitten um Klarstellung einen Prozess verlangsamen und zu Ihren Gunsten arbeiten. Oftmals kann es sinnvoller sein, einen Eingriff durch freundliche Nachfrage zu verkomplizieren, als mit offener Opposition sich selbst und die restlichen Mitarbeiter*innen in Gefahr zu bringen.
Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie einen langen Atem brauchen. Klagen und rechtliche Entscheidungen, die das Regierungshandeln und Änderungen in Frage stellen brauchen Zeit, um durch die Gerichte zu gehen.
Auf lange Sicht sind der Klimawandel und seine Auswirkungen auf die Museumsabläufe, die Wirtschaft und das Verhalten der Öffentlichkeit die größte Herausforderung für die Zukunft der Museen, also sollten wir die momentane Krise nutzen, um uns auf die Zukunft vorzubereiten.
Der beste Tipp:
Wenn Ihre Institution bisher keinen Plan für das dauerhafte Überleben in einer Finanzkrise, der nächsten Pandemie oder im Klimawandel hat, machen Sie sich jetzt daran, diesen Mangel zu beheben!
Snider, Julianne. 2024. The Wheel is Already Invented: Planning for the Next Crisis. Collections: A Journal for Museum and Archives Professionals 20(2):347-359, DOI: 10.1177/15501906241232309
Christopher J. Garthe (2023)—The Sustainable Museum. How Museums Contribute to the Great Transformation (Routledge)
Schlussbemerkung
Teilen Sie diese Ressource frei mit allen, von denen Sie glauben, dass sie sie brauchen können, es ist nicht notwendig, um Erlaubnis zu fragen. Fügen Sie das hinzu, was für ihren speziellen Fall zutrifft. Lassen Sie uns wissen, was wir hinzu fügen sollen. Laden Sie sie herunter, speichern Sie sie, drucken Sie sie aus verteilen Sie sie.
Registrar Trek wird auf einem Server in Deutschland gehostet und folgt EU-Gesetzen. Ich untersuche gerade alle verwendeten Plug-Ins dahingehend, dass keines davon Daten sammelt und an die USA liefert. Mir war es wimmer wichtig, dass keine personenbezogenen Daten gespeichert werden, aber ich werde nochmals überprüfen, ob alles sicher ist.
Ich habe endlich meine Autorenexemplare von Managing Previously Unmanaged Collections erhalten und ich bekam die Nachricht, dass es ein Problem gibt, wenn man versucht, die zweite Auflage über Amazon zu beziehen:
Umgekehrt, wenn Sie auf der deutschen oder UK Seite von Amazon sind und dort die “Kindle”- Ausgabe gewählt haben https://www.amazon.de/-/en/Angela-Kipp-ebook/dp/B0D7R1N7KC/ und dann aber auf die Taschenbuchausgabe gehen, werden Sie zur alten Taschenbuchausgabe geleitet.
Nur eine Warnung, da ich heute davon erfahren habe, dass Leute auf diese Weise aus Versehen die alte Ausgabe gekauft haben.
Sie erinnern sich vielleicht, dass ich im Neujahrspost angekündigt hatte, dass ein Freund von mir an einem Buch mit einer Sammlungsverwalterin als Hauptdarstellerin arbeitet, richtig? Raten Sie mal? Es ist veröffentlicht!
Ich bin ein bisschen stolz, dass es davon inspiriert wurde, dass ich so leidenschaftlich gerne von unserem Job erzähle. Naja, so in etwa. Wir sind ab und an mal darauf zu sprechen gekommen. Und wie das immer so ist wenn er, ich, und zwei Freunde von uns (eine schreibt Kriminal- und Horrorgeschichten, die andere Fantasy-Romane) uns unterhalten ist die Konversation abgedriftet. Ursprünglich ging es darum, dass es zu den schlimmsten Albträumen eines Registrars zählt, wenn etwas aus dem Museum verschwindet. Geendet hat es damit, dass wir uns vorgestellt haben was passiert, wenn man eines schönen Morgens plötzlich feststellt, dass eine mehr als zwei Meter hohe Statue plötzlich aus der gut geschützten Ausstellung verschwunden ist.
Paul hat die Geschichte mit seinem typischen Sinn für Humor aufgegriffen und mit seinem außergewöhnlichen Talent für ungewöhnliche Charaktere weitergesponnen. Ich habe sie ab und an einem Realitätscheck unterzogen aber ihm hoffentlich genügend künstlerische Freiheit gelassen, so dass es eine spannende Geschichte geblieben ist und nicht zu einem Buch über Museumsstatuten, Leihvorgänge und Interessenskonflikte geworden ist, zu dem es ohne Zweifel geworden wäre wenn ich es geschrieben hätte. Es hat mich bis zum Schluss gefesselt und manchmal laut auflachen lassen, also empfehle ich es wärmstens, gebe allerdings gerne zu, dass ich alles andere als neutral bin.
Am Rande bemerkt: Während er es geschrieben hat fühlte ich mich inspiriert eine parallel stattfindende Geschichte zu schreiben, in der eine andere Statue, Leonardo, sozusagen als Kollateralschaden zu den Ereignissen im Buch lebendig wird. Sie ist aus Leonardos Blickwinkel geschrieben und Sie können sich vorstellen, dass es sehr verwirrend ist, wenn man sich auf einem Podest in der Mitte eines Museums wiederfindet. Besonders wenn man vorher noch nie lebendig war. Und der Kopf aus Marmor ist. Das macht denken…hart. Leonardo und seine Freundin Betty, eine spitzenmäßige Barista, haben sogar in Pauls Buch einen Gastauftritt.
Ich denke, in diesen Zeiten können wir alle ein wenig leichtherzigen Humor vertragen und Egypt Calling hat reichlich davon. Falls Sie mögen, kann ich auch Leonardos Geschichte hier ins Blog stellen. Ist allerdings auf Englisch.
Normalerweise vermeide ich es hier, politisch zu werden aber ich glaube an Demokratie, den Gleichbehandlungsgrundsatz und daran, dass alle Menschen die Freiheit haben sollten, so zu leben, wie es ihnen passt, solang sie nicht etwas tun, was andere daran hindert, das gleiche zu tun. Ich glaube auch an die Bedeutung von Ehrlichkeit, an die Wissenschaft als den richtigen Weg, unsere Welt zu verstehen, und daran, dass es wichtig ist, alle Lebewesen, Menschen eingeschlossen, anständig zu behandeln.
Nachdem ich das gesagt habe, dürfte es klar sein, warum ich nicht auf Twitter bleiben kann ganz egal wie viele Verbindungen ich verliere, wenn ich den Account dort schließe. Und, ja, ich werde das Ding so lange Twitter nennen bis sein Inhaber den Namenswechsel seiner eigenen Tochter anerkennt.
Ich weiß, dass viele Bluesky als neue Alternative sehen, aber ich denke nicht, dass das eine nachhaltige Option ist, denn obwohl es theoretisch dezentral aufgestellt ist, bleibt es praktisch doch in der Hand von einem Unternehmen und damit im Endeffekt in der Hand von einer Person und wir sehen ja gerade am Beispiel von Twitter und Meta wo das hin führt. Statt dessen gehe ich zu Mastodon, wo ich schon 2022 einen Account eröffnet habe, als Musk Twitter übernommen hat.
Sie finden mich unter @registrartrek@glammr.us
Falls manche von ihnen ähnliches vorhaben aber nicht wissen, wie und wo sie anfangen sollen, hier sind ein paar Dinge, die ich gelernt habe (ich bin dort auch seit 2022 mit einem persönlichen Account aktiv):
Es beginnt alles damit, sich einen Server auszusuchen und das scheint bei weitem die größte Hürde für die meisten Menschen zu sein. Sie finden eine Liste mit Servern hier: https://joinmastodon.org/de/servers oder Sie können im restlichen Internet nach einem Server Ausschau halten, der Ihnen zusagt und dort einen Account eröffnen. Wenn Sie zum Beispiel zu https://glammr.us/@registrartrek gehen, dann sehen Sie eine Auflistung mit meinen Beiträgen in der Mitte (ich war dort bislang nicht sehr aktiv aber das gilt für meine professionellen Social Media Auftritte ganz allgemein). Auf der linken Seite sehen Sie meinen Server und auf was er sich spezialisiert hat.
Links sehen Sie die Serverinformationen, inklusive der Administrierenden, Zahl der aktuellen User, und eine Beschreibung der generellen Zielsetzung “glammr.us ist ein Raum für Leute, die sich für Galerien, Bibliotheken, Archive, Museen, Gedenkstätten und Aufzeichnungen interessieren. Aber Sie müssen nicht auschließlich zu GLAMMR-Themen posten, bringen Sie ihre ganze Persönlichkeit ein!“ In der Mitte sehen Sie mein Profil und – wenn sie auf der Seite sind und scrollen – meine Beiträge. Auf der rechten Seite können Sie ihren eigenen Account erstellen.
Mastodon ist eine Stadt
Das Konzept von „Servern“ klingt vielleicht etwas fremd und viele Menschen befürchten, dass sie ihre Möglichkeiten einschränken wenn sie sich für einen bestimmten Server entscheiden, also lassen Sie uns das Ganze etwas anders angehen. Sagen wir einfach Mastodon ist eine Stadt, in die sie umziehen möchten. Sie sehen sich verschiedene Straßen an, was da für Leute leben, was es an Einkaufsmöglichkeiten gibt und wie ganz generell die Atmosphäre dort ist. Das ist ihre neue Nachbarschaft, also möchten Sie sicher gehen, dass sie sich dort auch wohl und sicher fühlen.
Wie erfahren Sie etwas über diese neue Nachbarschaft? Eine gute Ausgangsbasis sind die Serverregeln. Diese finden Sie, wenn Sie auf den „about“ Abschnitt in der linken Spalte klicken (ich habe darauf verzichtet, meinen Account auf deutsch umzustellen, Sie mögen mir das nachsehen):
Sie sehen die Regeln, die für ihre Straße gelten und Sie können sich überlegen, ob das nach einem Ort klingt in dem Sie gerne leben möchten. Und natürlich kennen Sie vielleicht andere Leute, die bereits in diese Straße gezogen sind und können sich mit denen darüber austauschen, wie es ihnen dort gefällt.
Wenn Sie eine Straße gefunden haben, die ihnen gefällt, dann ziehen dort in ein Haus, indem Sie einen Account anlegen. Und Sie bekommen natürlich eine Adresse, damit andere Sie finden können. Meine Adresse lautet @registrartrek@glammr.us weil ich registrartrek heiße und in der glammr.us Straße lebe.
Viele Leute befürchten, dass Sie keinen anderen Leuten mehr folgen können, wenn sie sich einmal für einen Server entschieden haben. Das stimmt nicht. Natürlich können Sie Menschen in anderen Straßen besuchen, wenn Sie in diese Stadt gezogen sind! Straßen sind mit anderen Straßen verbunden, und sie können sich in der Stadt frei bewegen. Eine Einschränkung gibt es allerdings: Ihre Straße hat sich vielleicht entschieden, keine Brücke in eine schlechte Nachbarschaft zu bauen, weil sich deren Einwohner unmöglich aufführen und sich so verhalten, dass es den Regeln Ihrer Straße widerspricht. Vielleicht wurde auch eine Brücke zerstört, weil zu viele Leute aus dieser Nachbarschaft herüberkamen und angefangen haben, in ihrer Straße Leute anzupöbeln und zu bedrohen. Um es in der Mastodon-Sprache zu sagen: Die eigentliche Idee ist, dass Server sich mit anderen Servern verbinden (federate). Auf der anderen Seite gibt es aber eine schon lange etablierte Kultur, sich um die Einwohner zu kümmern, also entscheidet jede Straße für sich, ob sie nun mit einer anderen Straße verbunden sein will oder nicht und ob sie sich ggf. von einer solchen Verbindung auch wieder löst (defederate), wenn die andere Straße ein Verhalten an den Tag legt, das sie nicht akzeptabel findet.
Ihr neues Zuhause einrichten
Mit diesem Hintergrundwissen klicken Sie jetzt auf “create an account” und folgen den weiteren Schritten, genau so wie sie das auf jeder anderen Social-Media-Plattform tun würden. Es gibt Server, die komplett offen sind und auf denen Sie sofort Zugang haben. Viele andere Server sind so eingerichtet, dass Sie entweder von der administrierenden Person zugelassen werden müssen oder eine Einladung brauchen von einer Person, die bereits auf diesem Server ist. Das ist eine kleine Hürde, aber sie hilft, Spammer und bekannte Rowdys von Servern fern zu halten. Falls Sie eine Einladung zu meiner „Straße“ glammr.us haben möchten, dann schreiben Sie mir einfach unter story@museumsprojekte.de und ich schicke Ihnen eine (allerdings weiß ich nicht, ob ich aufgrund von Arbeit und Alltag wirklich schneller bin als die Admins).
Übrigens können Sie auch später noch in eine andere Straße umziehen. Wenn Sie herausfinden, dass Ihnen eine andere Straße besser gefällt, dann können Sie ihre Sachen packen und dahin umsiedeln, es gibt eine Import/Export-Funktion. Dies gilt allerdings nur für ihre Follower, nicht für Ihre Beiträge.
Lernen Sie die Nachbarschaft kennen
Wenn Sie in Ihr neues Zuhause eingezogen sind und die Vorhänge aufgehangen haben… ich muss Ihnen nun wirklich nicht erklären, wie man ein Social-Media-Profil einrichtet, das machen Sie schon ihr ganzes Leben, oder? Aber wir schauen uns jetzt mal die Umgebung an.
Rechts sehen Sie die Option “Live Feeds”, wenn Sie da drauf klicken, gibt es das Tab „This server“ das Ihnen die Beiträge von allen Leuten auf Ihrem Server zeigt. Das heißt, je mehr die Leute, Themen und Kultur auf Ihrem Server mit ihren eigenen Interessen übereinstimmt, desto mehr interessante Beiträge und Leute, denen Sie gerne folgen möchten werden Sie hier finden. Wenn Sie mehr entdecken möchten, dann klicken Sie auf “Other Servers”, das zeigt Ihnen dann alle Beiträge von allen Servern, die mit Ihrem verbunden sind, also das Gequassel auf allen Straßen in der Stadt, abzüglich der Straßenzüge, zu denen die Verbindung abgebrochen wurde. Und wenn Ihnen das immer noch nicht genug ist, gibt es auch noch „All“ das Ihnen ALLE Beiträge von allen Leuten auf Mastodon zeigt. Uff, das ist zu viel, lassen Sie uns schnell zu ihrer eigenen Zeitleiste wechseln, die Sie sehen, sobald Sie auf “Home” klicken.
Wenn Sie gerade erst eingezogen sind, dann wird Ihre Zeitleiste natürlich leer sein. Sie wird sich aber bald füllen, sobald Sie Leuten und Hashtags folgen.
Nachbarn treffen
Also, Sie sind jetzt in diese Straße gezogen, aber die Leute kennen Sie nicht und Sie kennen die Leute nicht. Wenn Sie Glück haben, dann kennen Sie zumindest schon mal eine Person in der gleichen Straße oder zumindest der gleichen Stadt. Fangen Sie am besten damit an, dass Sie meine Adresse @registrartrek@glammr.us in das Suchfeld kopieren und auf den „follow“ Knopf klicken. Hi! Jetzt erscheinen meine Beiträge in Ihrer Zeitleiste. Das können Sie jetzt auch nochmal mit @admin@world.museumsprojekte.de machen, dann erscheinen auch alle aktuellen Blogbeiträge von Registrar Trek in Ihrer Zeitleiste.
Das ist ja ganz nett, aber mich kennen Sie ja schon. Sie können auf mein Profil gehen und sich ansehen, wem ich folge und wer mir folgt. Vielleicht sind da ja auch Leute dabei, denen Sie gerne folgen möchten.
Aber das war jetzt das gleiche, als hätten Sie mich zu Ihrer Einweihungsparty eingeladen und ich hätte ein paar Freunde mitgebracht. Die kennen Sie nun auch, aber das ist ja nicht die ganze Nachbarschaft. Sie wissen immer noch nicht welche Bäckerei die besten Croissants macht und in welcher Bar man brauchbare Margaritas serviert bekommt, sozusagen.
Als nächstes folgen Sie Hashtags über Dinge, die Sie interessieren. Ich hoffe immer noch, dass wir #MuseumDocumentation zu seiner alten Stärke zurück bringen, zum Beispiel. Also geben wir das in das Suchfeld ein und Sie sehen sowohl Leute, die den Hashtag in ihrem Profil haben, als auch den Tab „Hashtag“. Wenn Sie da drauf klicken, sehen Sie eine Liste mit Hashtags wenn es mehrere mit dem Begriff gibt und wenn Sie auf einen davon klicken, gibt es einen Knopf „Follow Hashtag“ mit dem Sie ab Klick jeder Beitrag, der #MuseumDocumentation enthält in Ihrer Zeitleiste sehen können. Es gibt z.B. auch #croissants und #SilentSunday oder was auch immer Ihr Herz begehrt. Hashtags sorgen dafür, dass sich die Mastodon-Welt dreht, also nutzen Sie sie in Ihren Beiträgen und scheuen Sie sich nicht, vielen zu folgen. Sie können immer noch später Begriffe entfolgen, wenn Ihre Zeitleiste zu unübersichtlich wird.
Sagen Sie “hallo”
Als nächstes möchten Sie allen sagen, dass Sie hierher gezogen sind und wer Sie sind. Dafür möchten Sie vielleicht einen Beitrag schreiben, in dem Sie sich kurz vorstellen und in dem Sie den Hashtag #introduction verwenden. Vergessen Sie nicht Hashtags mit Ihren Interessen zu verwenden, auf diesem Wege entdecken Sie vielleicht Gleichgesinnte, die Sie sonst nie kennen gelernt hätten.
Und da Leute sicherlich auf Ihr Profil schauen, um Sie besser kennen zu lernen und Sie sich ja nicht andauernd wiederholen möchten, heften Sie diesen Beitrag einfach an Ihr Profil an. Auf den meisten Servern können Sie mehr als einen Beitrag anheften, auf glammr.us bis zu fünf.
Oh, und scheuen Sie sich auch nicht, einfach mal einen Beitrag von jemandem zu kommentieren, der Ihnen gefallen hat. Mastodon lebt viel mehr davon, dass Leute sich einfach miteinander unterhalten als andere Plattformen (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Also keine Angst vorm Quasseln mit Leuten.
Dezentralisiert und kein Algorithmus – was heißt das eigentlich?
Sie haben vielleicht schon gehört, dass Mastodon ein dezentrales Netzwerk ist und keine Algorithmen verwendet, aber es ist vielleicht etwas nebulös was das denn nun wirklich im täglichen Umgang bedeutet. Hier sind meine Erkenntnisse kurz zusammengefasst:
Die Server werden von einzelnen Leuten oder Gruppen betrieben, die das aus dem eigenen Geldbeutel und ohne kommerzielle Hintergedanken tun. Deshalb gibt es auf den meisten Servern auch keine Werbung. Das ist ziemlich einmalig in einem Zeitalter, in dem oft schon das eigene Betriebssystem einem Dinge aufschwätzen will.
Punkt eins mag Sie dazu bewegen, dass Sie ab und an mal was an Ihre Serveradmin spenden, um ihnen mit den Serverkosten zu helfen.
Twitter und andere von Unternehmen betriebene Plattformen arbeiten mit Algorithmen um manche Beiträge vor anderen zu priorisieren. Fragen Sie sich, warum Sie Musks Gesicht so oft auf Twitter sehen? Ja, genau, daran liegt das. Sie analysieren auch, wie oft ein Beitrag gemocht wird und Beiträge mit mehr Likes werden als wichtiger eingestuft als solche mit weniger Likes. Das ist auf Mastodon nicht der Fall. Hier sehen Sie nur die Beiträge von Leuten und Hashtags denen Sie folgen in chronologischer Reihenfolge, nichts weiter. Niemand ist wichtiger als der andere.
Davon ausgehend: Wenn Sie auf Mastodon einem Beitrag ein Like geben, dann sagen Sie den Beitragsschreibenden, dass Ihnen gefallen hat, was sie gesagt haben. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Diejenigen, die Ihnen folgen bekommen davon nichts mit.
Wenn Sie möchten, dass diejenigen, die Ihnen folgen auch einen Beitrag sehen, der Ihnen gefallen hat, dann müssen Sie ihn boosten. Auf Twitter hieß das retweeten, boosten ist nichts anderes. Es transportiert den Beitrag in die Zeitleiste derjenigen, die ihnen folgen. Wieder der einzige Unterschied: kein Algorithmus zählt wie oft etwas geboostet wurde und schiebt ihn irgendjemandem ins Gesicht, der den gar nicht sehen wollte.
Oh, übrigens, Sie können Beiträge auch im Nachhinein bearbeiten, also wenn Sie nach dem posten schlauer sind, zum Beispiel, weil Sie jemand in einem Kommentar auf einen Fehler hingewiesen hat, dann können Sie einfach zu ihrem ursprünglichen Beitrag gehen und das korrigieren. Diejenigen, die davor mit Ihrem Beitrag interagiert haben, werden über der Änderung informiert (wenn sie diese Funktion nicht ausgeschaltet haben, um ihre Mitteilungen zu entlasten).
Kultur
Die Atmosphäre auf Mastodon kann variieren, je nachdem welchen Server Sie gewählt haben und welchen Leuten Sie folgen. Generell finde ich es viel angenehmer als Twitter. Allerdings sind bislang nur sehr wenige Museumsleute vertreten, daher vermisse ich die aktiven Gespräche, die sich an anderer Stelle oft ergeben haben. Aber das ist mehr eine Frage wie viele hier wie oft aktiv sind, es hat mit der Plattform an sich nichts zu tun.
Generell gibt es eine Kultur der Inklusion und das bedeutet auch, dass es ein ungeschriebenes Gesetz ist, dass Bilder und Gifs mit Alternativtext versehen werden, damit seheingeschränkte Personen auch mitbekommen, um was es Ihnen ging, als Sie das Medium gepostet haben.
Wenn Sie über sensible Inhalte schreiben – oder auch einfach einen Spoiler zu einer aktuellen Fernsehepisode oder Film – können und sollten Sie die sogenannten Content Warnings (CW) nutzen. Das sorgt dafür, dass in der Zeitleiste zunächst nur angezeigt wird, was Sie als Warnung geschrieben haben und erst, wenn man auf den Post klickt sieht man den eigentlichen Inhalt. Es kann sein, dass Ihr Server Inhaltswarnungen für bestimmte Inhalte vorschreibt. Schauen Sie sich auf der „About“ Seite an, was für Sie gilt.
Falls Sie von einem anderen Menschen auf Mastodon beleidigt werden, dann melden Sie den verletzenden Beitrag, damit die Server-Administration sich das ansehen und geeignete Maßnahmen ergreifen kann. Wie damit umgegangen wird unterscheidet sich wieder von Server zu Server, wenn die Instanz nur von einer Person betrieben wird dauert es in der Regel länger als wenn es ein Moderatorenteam gibt. Aber im Großen und Ganzen fand ich die Reaktionszeiten und Reaktionen viel angemessener als an anderen Orten, besonders da andere Plattformen nun wieder Hassparolen, Sexismus, Rassismus, Homophobie, Transphobie und Lügen als akzeptables Verhalten betrachten.
Zum Schluß
Obwohl ich bislang nicht sehr aktiv auf dem Mastodon-Account von Registrar Trek war, plane ich das zukünftig mehr zu sein. Aber das hängt natürlich sehr davon ab, ob auch andere Leute mitmachen. Sind Sie dabei?
Angela
Mehr dazu
Fedi.Tips gibt einen guten Überblick wie das Ganze funktioniert.
Das hier sagt so ziemlich das, was ich auch gesagt habe, nur besser und mit weniger Wörtern, inklusive einiger Bereiche, zu denen ich nix gesagt habe wie z.B. private Nachrichten.
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