Anmerkung: Dieser Artikel wurde vor dem Hintergrund der Versuche der derzeitigen U.S.-Regierung, Einfluss auf die dargestellten Inhalte in Museen zu nehmen geschrieben. Zudem wurden die wichtigsten Fördermittel für Museen, Bibliotheken und Archive eingefroren und teils schon bewilligte Gelder nicht ausgezahlt. Nichtsdestotrotz ist das Thema Datensicherheit sicherlich auch für deutschsprachige Museen relevant.

Als Sammlungsspezialist*innen sind wir darauf trainiert, über Sicherheit nachzudenken. Wir stellen permanent sicher, dass nichts beschädigt wird oder verloren geht, sei es in unseren Depots oder während eines Leihvorgangs, unter Umständen zwischen zwei Kontinenten auf dem Weg zur nächsten Ausstellung. Aber wenn es um die Sicherheit unserer Sammlungsdaten geht verlassen wir uns oft auf unsere IT-Abteilung und Datenbankmanager*innen. In einer sich verändernden Welt brauchen wir aber Datensicherheit in unserem eigenen Werkzeugkasten als Registrare, denn wenn wir uns nicht darum kümmern gibt es vielleicht bald niemanden mehr, der sich darum kümmern kann. Also werde ich eine Reihe von kurzen Artikeln zum Thema veröffentlichen.

Nun, ich bin keine IT-Expertin. Ich ziehe nur zusammen, was ich über die Jahre gelernt habe, gespeist von Quellen, die ich zur Hand habe, bereit, mich korrigieren zu lassen und Sie auf den neuesten Stand zu bringen, falls ich etwas geschrieben habe, das man besser, einfacher und/oder sicherer machen könnte. Ich denke, zur Zeit ist jede Handreichung und Idee, wie man unser intellektuelles Erbe sichern kann besser, als gar nichts zu tun. Fühlen Sie sich ausdrücklich aufgerufen, Ihre eigenen Quellen und Ideen beizutragen.

Ich fange mit dem Thema an, bei dem ich mich am sichersten fühle: Backups.

Wie oft sollte ich meine Datenbank sichern?

Dies ist im Grunde genommen eine Risikoanalyse: Wie schwer wiegt es, wenn alle Daten, die ich seit der letzten Sicherung eingegeben habe verloren gehen? In manchen Fällen kann einmal pro Woche genug sein, wenn Sie die einzige Person sind, die Daten eingibt, Sie Ihre Änderungen auch noch in einem anderen Medium haben (z.B. als handschriftliche Notizen) und Sie nicht mehr als eine handvoll Eintragungen pro Tag machen. Aber wenn mehrere Menschen täglich Datensätze anlegen und Änderungen machen? Tja, dann sieht das doch sehr danach aus, als ob einmal pro Tag sehr empfehlenswert wäre.

Was ist der Unterschied zwischen einem vollständigen und einem differenziellen Backup?

Ein vollständiges Backup sichert ALLE Daten Ihrer Datenbank. Ein differenzielles Backup sichert alle Änderungen seit dem letzten vollständigen Backup. Welche Form man wann verwendet ist das Ergebnis einer Risikoanalyse. Eine Datenbank kann korrumpiert sein ohne dass man es sofort bemerkt. In diesem Fall ist es gut, wenn man die Datenbank auf den Stand eines früheren vollständigen Backups zurücksetzen kann, als noch alles in Ordnung war. Dann kann man versuchen, die fehlenden Daten aus den anderen Backups zu übertragen.

Welche Backup-Methode sollte ich wählen und wie viele Backups sollte ich behalten?

Es gibt keine festen Regeln und es ist normalerweise am besten, sich mit erfahrenen Benutzer*innen des eigenen Systems auszutauschen und sich dem Datenbankanbieter darüber zu unterhalten, was in Ihrem Fall Sinn macht.

Meine Daumenregel: Wenn ich mehr als zehn neue Datensätze pro Tag eingebe und eine Menge Änderungen an anderen Datensätzen mache, dann ziehe ich jeden Tag ein differenzielles Backup und jede Woche ein vollständiges Backup. Ich behalte das Backup der letzten fünf Tage und ein vollständiges Backup der letzten vier Wochen.

Aber diese Routine ist darauf angepasst, dass nur ich Daten eingebe und niemand sonst. Wenn Sie mehr Menschen haben, die Daten eingeben gibt es auch mehr Möglichkeiten, dass etwas schief geht, also werden Sie öfter Backups ziehen wollen. Das ist natürlich auch eine Frage, wie viel Speicherplatz Sie sich leisten können, aber andererseits müssen Sie auch bedenken, was die Kosten von Datenverlusten sind und die Stunden rechnen, die es kostet, Daten neu einzugeben.

Machen Sie eine ordentliche Risikoanalyse und richten Sie auf dieser Grundlage ihre Backup-Routine ein.

Wo soll ich mein Backup speichern?

Das Backup auf dem gleichen Computer speichern auf dem Ihre Datenbank läuft ist beinahe genau so als hätten Sie gar kein Backup gemacht! Wenn Ihr Computer zerstört wird, entweder physikalisch oder durch ein Virus werden Sie Ihre Datenbank UND Ihr Backup verloren haben.

Am besten, Sie haben drei Versionen Ihrer Datenbank:

• das Original
• ein Backup in Ihrem Museum
• ein Backup an einem anderen Ort

Die Speicherung in einer Cloud könnte für letzteres eine gute Lösung sein. In diesen Zeiten vielleicht sogar eine Cloud außerhalb Ihres eigenen Landes. Auf diese Weise haben Sie ihre Daten sicher und unverändert abgesichert, selbst wenn Sie gezwungen werden sollten, Daten aus Ihrer Datenbank zu löschen (falls das ein bißchen weit hergeholt klingt, darf ich Sie hieran erinnern: https://www.theguardian.com/us-news/2025/mar/07/military-images-trump-dei).

Sie können eine externe Festplatte verwenden, die Sie an einem sicheren Ort lagern, vorzugsweise außerhalb der Stadt in der sich Ihre eigentliche Datenbank befindet. Wenn es dann eine Katastrophe in der Region gibt, in der sich die Originaldatenbank befindet, betrifft das hoffentlich nicht den Ort, an dem die Festplatte lagert. Das hat den Vorteil, dass Sie ziemlich gut kontrollieren können, wo Ihre Daten sind und dass sie kaum gehackt werden können. Der Nachteil ist natürlich, dass, wenn der Festplatte etwas passiert, die Daten verloren sind.

Im Vergleich dazu hat eine Cloud normalerweise ihre eigenen Backup-Routinen, die sicherstellen, dass die Daten sicher sind. Fragen Sie den Anbieter wie diese aussehen. Fragen Sie den Anbieter auch, wie seine Sicherheitsmaßnahmen sind und welche Daten mit anderen Institutionen geteilt werden. Nur Sie sollten Zugriff auf Ihre Daten haben, niemand sonst.

Achtung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch wirklich gesichert sind!

Nur, weil Sie ein Backup erstellt haben heißt das noch lange nicht, dass Sie auch ein funktionierendes Backup haben. Sobald Sie eine Backup-Datei erstellt haben, versuchen Sie, ob Sie die Datenbank auch wirklich wieder herstellen können. Achtung: versuchen Sie nicht, das Backup auf ihrer Originaldatenbank wieder herzustellen, sondern wählen Sie dafür einen anderen Ort, anderenfalls riskieren Sie, ihre funktionierende Datenbank mit einem korrupten Backup zu zerstören. Testen Sie das regelmäßig und nehmen Sie nicht an, dass Ihre Daten in Ordnung sind, nur weil Sie eine Backup-Datei auf Ihrem System sehen.

Ein paar abschließende Gedanken dazu, wann man Backups löschen sollte

Wie schon erwähnt ist es gut, ein paar ältere Backups zu haben, da nicht alle Probleme sofort erkannt werden und es schon einige Wochen dauern kann, bis ein Problem auftritt. Hier geht es darum, ihre aktuellen Daten sicher und wiederherstellbar zu halten.

Aber Sie möchten vielleicht auch den Stand Ihrer momentanen Forschung erhalten. Vielleicht möchten Sie in der Zukunft zurück schauen und vergleichen, wie Daten im Jahr 2024 erfasst wurden und wie sich das danach verändert hat. Die Datenbankeinträge aus Ihrer Vergangenheit werden vielleicht zur Quellen zukünftiger Forscher*innen und Historiker*innen. Es könnte also eine gute Idee sein, Ihre Daten JETZT zu sichern und an einem sicheren Ort für die Zukunft zu lagern.

Als nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie ein Backup erstellen, wenn Sie TMS oder TMS Collections verwenden. Die Art, wie das bei Ihrer Datenbank funktioniert mag sich unterscheiden, es ist aber vielleicht ähnlich.

Ziehen Sie jetzt ein Backup und passen Sie gut auf sich auf!

Angela