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Chaotische Datenbanken in den Griff bekommen

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Dieser Artikel wurde ursprünglich für den Sommer-Newsletter 2025 des Registrars Committee Western Region geschrieben: https://rcwr.org/newsletters/ 

Normalerweise schreibe ich über den Umgang mit dem Chaos, das sich bisweilen in unseren Sammlungen findet. Überfüllte Depots. Verrottende Kleidung. Überraschende Funde in den Büros unserer Vorgänger*innen. Aber heute möchte ich über eine andere Form von Chaos schreiben: Die Informationen, die in Ihrer Datenbank gespeichert wurden – oder eben auch nicht.

The interior of an

Sie haben gar keine Datenbank? Dann hilft Ihnen dieser Artikel vielleicht dabei, sich auf den Moment vorzubereiten, an dem Sie eine bekommen werden. Vielleicht hilft er auch dabei zu entscheiden, welches System denn nun am besten auf Sie passt.

Das Problem

Manchmal ist das Chaos in der Datenbank sogar größer als das im Depot. Klingt irgendeiner der folgenden Punkte vertraut?

  • Die gleiche Information findet sich in verschiedenen Feldern, je nachdem, wer da dokumentiert hat.
  • Eine Menge Datensätze sind nur zum Teil ausgefüllt und die Information wiederspricht oft dem, was sich in den übrigen Unterlagen findet.
  • Einige Objekte haben mehr als einen Datensatz während andere gar keinen Eintrag haben.
  • Die Daten werden uneinheitlich eingegeben, Sie haben also zum Beispiel eine “Wasserpumpenzange”, eine “Rohrzange”, einen “Engländer” und eine “Sperrzahnzange” und sie bezeichnen alle die gleiche Art von Werkzeug.
  • Schreibfehler und inkonsistente Daten machen es unmöglich, exakte Suchergebnisse aus der Datenbank zu bekommen.

Es ist natürlich verführerisch, diese Dinge zu korrigieren, wenn Sie gerade ohnehin ein Objekt bearbeiten und ich sage auch gar nicht, dass das eine schlechte Idee ist. Aber wenn Sie wirklich voran kommen und Ihre Datenbank insgesamt in einen besseren Zustand bringen wollen, dann müssen Sie einen etwas strategischeren Weg einschlagen.

Das Problem: Während Sie dabei sind in aller Stille einige uneinheitliche Dateneinträge gerade zu rücken, erzeugen andere schon wieder schlampige Datensätze. Als allererstes müssen Sie sich also Gedanken machen, wie Ihre Felder denn nun wirklich genutzt werden sollen. Sie denken vielleicht, dass das ganz klar ist, aber ist es das wirklich? Und haben Sie das auch mal aufgeschrieben?

Erster Schritt: Was soll wie wo hin?

Ihr erster Schritt ist also gar nicht, das in Ordnung zu bringen, was schon da ist, sondern, dafür zu sorgen, dass die Datenbank genau so verwendet wird, wie Sie das möchten. Um das zu erreichen erstellen Sie ein Dokument mit allen Feldern in Ihrer Datenbank und wie diese jeweils befüllt werden sollen.

Seien Sie dabei so präzise wie möglich. Wenn Sie z.B. beim Feld „Beschreibung“ nur vermerken „eine Beschreibung des Objektes“ dann haben Sie nachher ein Freitextfeld dessen Inhalt von vagen Einträgen wie „Brautkleid“ bis hin zu zwei Seiten kopiertem Wikipedia-Artikel zur Geschichte der Brautmoden variiert. Also formulieren Sie genau, wie die Beschreibung aussehen soll.

Beispiel: Objektbeschreibung

„Der erste Satz soll die Objektart, Hauptfarbe und wichtige Unterscheidungsmerkmale enthalten. Denken Sie dabei daran, wie Sie das Objekt jemandem beschreiben würden, der es ohne Foto im Depot finden muss. Anschließend können Sie ein paar weitere Sätze zu besonderen Merkmalen schreiben, die das Objekt von anderen Objekten des gleichen Typs unterscheidet. Denken Sie dabei an Dinge wie ein besonderes Muster, einen Riss oder einen großen Fleck. Der Zweck dieses Feldes ist es, dass wir das Objekt eindeutig identifizieren können.”

Halten Sie auch fest, welche Informationen nicht in das Beschreibungsfeld, sondern in andere Felder in der Datenbank gehören, zum Beispiel:

„Eine Analyse des Objektzustands gehört in das Feld „Zustand”. Websites, die sich mit diesem Objekttyp befassen, gehören in das Feld „Weblinks“. Falls das Objekt in Ausstellungskatalogen erwähnt wurde, gehört der Literaturhinweis in das Feld „Bibliographie“. Bemerkungen zur Provenienz und frühere Besitzer*innen gehören in das Feld „Objektgeschichte“.“

Beispiel: Begriffe aus kontrollierten Vokabularen

Wenn Sie möchten, dass der Eintrag in einem Feld aus einem kontrollieren Vokabular genommen wird, dann ist es manchmal genug zu schreiben „wählen Sie den passenden Eintrag aus der Klassifikation aus dem Drop-Down-Feld“.

Andere Fälle sind komplexter und die Menschen, die die Einträge machen brauchen ein paar Hilfestellungen mehr. „Benutzen Sie nur Begriffe aus Nomenclature (Standardwerk zur Erfassung von menschengemachten Objekten, das in den U.S.A. viel verwendet wird, Anmerkung der Übersetzerin)“ sollte zumindest mit einem Link zur offiziellen Website https://page.nomenclature.info/ und ein paar Beispielen versehen sein.

Wenn Sie möchten, dass die Begriffe aus einer komplexeren Quelle genommen werden, zum Beispiel für das Material aus dem Art & Architecture Thesaurus (AAT) des Getty Research Institute, dann ist ein Hinweis wie „benutzen Sie nur Begriffe aus dem AAT“ bei weitem nicht genug. „Dieser Begriff soll dazu dienen, die Materialien festzulegen, aus denen das Objekt gemacht ist. Deshalb sollten Sie sie aus dem Zweig “Material nach Zusammensetzung” (materials by composition) des AAT nehmen.“ Fügen Sie auch Beispiele an, damit wer auch immer in Zukunft ein Objekt dokumentiert weiß, was Ihre Idee bei der Befüllung des Feldes war und wie ein korrekter Eintrag aussieht.

Grundprinzip: Aber finde ich es denn auch?

Ihre Leitlinie bei der Entscheidung, wie Sie Ihre Daten denn nun erfassen möchten sollte der Gedanke sein, wie Sie denn danach suchen werden. Das hängt natürlich einerseits von sauberen Daten ab,  aber andererseits auch davon, welche Suchfunktionen Ihre Datenbank bietet. Wortreiche Einträge in Freitextfeldern haben oft eine Menge unsinniger Suchergebnisse zur Folge. Indem man die Einträge in diesen Feldern kurz und bündig hält und zusammengehörige Informationen sinnvoll in verschiedenen Feldern zusammenfasst können Sie viel präziser suchen – Wenn Ihre Datenbank die Möglichkeit bietet, diese Felder getrennt zu durchsuchen und passend zusammenzufassen.

Also denken Sie bei jedem Feld, das Sie aufschreiben darüber nach, wie ihr „zukünftiges Ich“ dies Information finden kann. Das hilft sehr dabei nichts Wichtiges zu übersehen.

Zweiter Schritt: Aber funktioniert das überhaupt?

Nachdem Sie jetzt das alles aufgeschrieben haben, überprüfen Sie sich selbst. Erfassen Sie einige Objekte nach Ihren eigenen Vorgaben. 10-20 Objekte sind eine gute Auswahl. Stellen Sie dabei sicher, dass es sich um eine repräsentative Auswahl handelt. 10 Teller zu dokumentieren wird Sie nicht weiterbringen. Wenn Sie einen Teller, ein Kleid, ein Spielzeug, ein Werkzeug, ein Rundfunkgerät und einen ausgestopften Dachs erfassen, haben Sie eine große Bandbreite. Ihr Sammlungskonzept wird Sie bei der Auswahl unterstützen. Alle Objekttypen, die Ihnen in der Sammlung begegnen könnten, sollten mit Ihrer neuen Schreibanweisung einfach zu dokumentieren sein.

Während Sie Ihre Auswahl erfassen, werden Sie feststellen, dass Sie manche Felder vergessen haben und manche nicht auf alle Fälle passen. Vielleicht müssen Sie andere Felder verwenden. Oder vielleicht müssen Sie weitere hinzufügen, falls Ihre Datenbank das zulässt. Vielleicht müssen Sie einfach nur genauer beschreiben, wie manche Informationen unterschiedlich in das gleiche Feld eingegeben werden sollen, je nachdem um welche Objektgruppe es geht.

Anpassen und teilen

Passen Sie Ihr Dokument und/oder Ihre Datenbank so an, dass Sie wirklich alles inventarisieren können, was in Ihre Sammlung kommen kann. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, verbreiten Sie das Dokument, das Sie nun vielleicht „Schreibanweisung für die Objekterfassung“ oder „Hilfe zur Dokumentation“ nennen, unter allen Leuten, die die Datenbank verwenden, nicht nur unter denen, die tatsächlich Objekte erfassen. Das Dokument wird nämlich auch denjenigen, die die Datenbank nur zu Recherchezwecken verwenden helfen die für sie relevanten Objekte zu finden.

Aber ich habe gar keine Datenbank!

Wenn Sie bislang noch keine Datenbank haben, sondern nur eine Ansammlung von Dateien aus Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm oder einen Haufen Karteikarten, hilft eine solche Schreibanweisung trotzdem weiter. Machen Sie ein paar Testinventarisierungen in einer Tabelle, die alle Ihren gewünschten Felder enthält. Das wird Ihnen dabei helfen zu entscheiden, was Ihr neues System alles können muss. Außerdem können Sie diese Tabelle dazu verwenden, Ihre Sammlung jetzt nach den Vorgaben aus Ihrer Schreibanweisung zu erfassen. Später haben Sie dann die Daten schon in einer sauberen Form, um sie in Ihr neues System zu importieren.

Und weiter geht es mit der Bekämpfung des Chaos

Wenn Sie an diesem Punkt sind haben Sie etwas unglaublich tolles geschafft: Von jetzt an bekommt alles, was Sie in Ihrer Datenbank erfassen einen sauberen Datensatz, der sich einfach auffinden lässt. Manchmal müssen vielleicht noch kleine Anpassungen an Ihrer Schreibanweisung vorgenommen werden aber im Großen und Ganzen wissen jetzt alle, wie Daten zu erfassen sind und wenn Sie entdecken, dass es jemand nicht weiß, dann können Sie anhand des Dokuments erklären, wie es denn nun richtig gemacht wird. Neuen (egal ob haupt- oder ehrenamtlichen) Kolleg*innen zu erklären, wie in Ihrem Haus inventarisiert wird, ist nun sehr viel einfacher geworden.

Jetzt können Sie damit beginnen, den Rest der Datenbank in einen besseren Zustand zu bringen.

Welche Art von Saustall haben Sie?

Datenbankchaos ist nicht gleich Datenbankchaos. Manchmal ist die Grundsubstanz des Datensatzes okay, Sie brauchen nur ein paar kleine Anpassungen und Korrekturen hier und da. In anderen Fällen ist es so schlimm, dass Sie diese Datensätze unter Quarantäne stellen müssen, zum Beispiel, indem Sie sie in eine eigene Abteilung verschieben, mit einer Checkbox kennzeichnen oder eine spezielle Klassifikation „veralteter Datensatz“ vergeben, so dass Sie diese Datensätze zwar als Referenz heranziehen können, aber den Objekten einen neuen, sauberen Datensatz geben.

Neue Datensätze für altes Zeug

Falls Sie es mit letztgenannter Möglichkeit zu tun haben, dann haben Sie nun Ihre Schreibanweisung, der Sie folgen können. Sie können in ihren alten Datensätzen nachsehen, ob Sie irgendeine Information übersehen haben. Manchmal gibt es dort Hinweise zu Spendern, die sich nicht in den Unterlagen finden lassen. Vermerken Sie das in Ihrem neuen Datensatz mit dem Zusatz “Laut altem Datensatz Nummer…“ so dass klar ist, woher diese Information stammt und dass sie eventuell noch verifiziert werden muss. Manche Systeme lassen es zu, dass Sie eine Verknüpfung mit dem alten Datensatz herstellen und es könnte schlau sein, diese Möglichkeit zu nutzen.

Bestehende Datensätze Schritt für Schritt verbessern

Wenn Sie entscheiden, dass Ihre bestehenden Datensätze gar nicht sooo schlecht sind, dass sie nur hier und da ein bisschen Verbesserung vertragen können, sollten Sie diese Aufgabe in kleinere, schaffbare Teilaufgaben unterteilen. Viele Datenbankdurcheinander sind entstanden, weil jemand mit guten Absichten mit dem Aufbau angefangen hatte, die Arbeit dann aber es dann nicht zu Ende bringen konnte. Dann haben Nachfolger*innen übernommen, ohne zu verstehen, was die Vorgänger*innen denn da getrieben haben oder eigentlich vor hatten.

Da Sie das wissen, erstellen Sie natürlich ein Dokument mit einer Strategie zur Datenbankverbesserung, so dass, wenn Sie aus irgendeinem Grund aufhören müssen, ihre Nachfolger*innen wissen, was Sie getan haben und warum.

Meistens ist es einfacher, sich auf ein einzelnes Feld zu konzentrieren und das dann durchgängig durch die ganze Datenbank zu korrigieren, statt alle Felder eines Datensatzes zu korrigieren. Da die Aufgabe so repetitiv ist, geht sie nach einiger Zeit relativ schnell. Um ein Beispiel zu nennen: nehmen Sie alle Werkzeuge zusammen und schauen Sie, ob sie den richtigen Eintrag aus dem Materialthesaurus haben, normalerweise also „Holz“ oder „Metall“, manchmal auch beides. Dann machen Sie mit den Haushaltsgegenständen weiter, wo Sie genau das gleiche machen. Oder bleiben Sie bei Ihren Werkzeugen, aber dieses Mal bringen Sie die Klassifizierungen in Ordnung, so dass alle „Steckmeißel“, „Schnitzmeißel“, „Stechbeitel“ und „Stemmeisen“ als „Meißel“ gefunden werden können. Sie können dann noch Unterklassifizierungen nach Anwendungsgebiet oder Form bekommen. In kürzester Zeit sind Sie plötzlich Expert*in für unterschiedliche Meißelarten geworden, so dass Sie viel schneller beim Klassifizieren werden.

Praktikant*innen und Ehrenamtliche mit einbeziehen

Es ist ziemlich einleuchtend, dass einige dieser Aufgaben an ausgewählte Ehrenamtliche oder Praktikant*innen vergeben werden können. Wenn sie ein gutes Auge für Details haben, dann sollten sie sehr gut dazu in der Lage sein, einige dieser Korrekturen zu übernehmen. Und da sie dann ja nur einen überschaubaren Bereich in einer bestimmten Objektart zu einer bestimmten Zeit korrigieren, sind die Ergebnisse viel einfacher und schneller zu kontrollieren als wenn Sie darum gebeten hätten, ein Objekt komplett neu zu erfassen.

Passen Unterlagen und Datenbank zueinander?

Genau auf die gleiche Art, wie Sie Material und Klassifizierung überprüft haben, können Sie in einem Schritt Ihre Unterlagen durchgehen und überprüfen, ob denn nun auch alles, für das es einen Schenkungsvertrag gibt auch als Schenkung erfasst wurde und alles, was eine Rechnung hat auch wirklich als Ankauf auftaucht. Wieder arbeiten Sie die Aufgabe in Schritten ab, die Sinn ergeben, in diesem Fall vielleicht Aktenordner für Aktenordner oder Jahrgang für Jahrgang, je nachdem wie Ihre Unterlagen geordnet sind.

Im Ergebnis haben Sie vielleicht eine Menge Objekte ohne Unterlagen und auf der anderen Seite eine Menge Papierkram, der irgendwie nicht so recht zu irgendetwas passen will, das Sie in Ihrem Depot haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank auch ein Feld dafür hat, solche Dinge wie „kein Schenkungsvertrag vorhanden“ zu erfassen. Und natürlich enthält Ihre Schreibanweisung auch einen Vermerk, wie dieses Feld ausgefüllt werden soll.

Das ultimative Ziel: Die Schatzkiste

Ihr ultimatives Ziel ist es, dass Ihre Datenbank zu Ihrem verlässlichen Freund wird. Wenn auch alles andere ziemlich durcheinander ist, ist ihre Datenbank der Ort an dem Sie einen sauberen Datensatz haben, der Ihnen sagt, was Sie über dieses Objekt wissen – und manchmal auch, was Sie nicht darüber wissen. Ihre Datenbank wird zu Ihrem Referenzpunkt, während Sie die Sammlung in der physischen Welt verbessern.

Angela Kipp

Bekanntmachung, Buch: Unmanaged Collections

Sammlungsspezialist*in vs. Sammlung 1:0?

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Im Moment arbeite ich an einer deutschen Übersetzung von Managing Previously Unmanaged Collections und mit was ich nicht gerechnet hätte: es ist ziemlich schwierig, einen guten deutschen Titel dafür zu finden. Im Englischen fällt es sehr viel leichter, mit Wörtern zu spielen, im Deutschen sind wir viel zu präzise…

Deshalb dachte ich mir, ich kann ja die Leser*innen dieses Blogs fragen, ob sie noch Ideen haben.

Bislang sind auf der Kandidatenliste:

  • Bislang unbearbeitete Sammlungen in den Griff kriegen
  • Chaotische Sammlungen ordnen
  • Chaotische Sammlungen entchaotisieren
  • Unordentliche Sammlungen ordnen
  • Sammlungen in den Griff kriegen
  • Wilde Sammlungen zähmen
  • Sammlungsspezialist*in vs. Sammlung 1:0

Außer Konkurrenz ist „Sammlungsschnitzelwerk“, der Vorschlag einer Freundin nachdem ich mal wieder die Präzision der deutschen Sprache verflucht habe, die sich zum Bau sinnloser Maschinen wie eines Holzwollschnitzelwerks eignet (https://www.youtube.com/watch?v=FPTVpkcrfl0) aber nicht zum Formulieren griffiger Titel.

Stimmen Sie ab und/oder lassen Sie mich als Kommentar wissen, was Ihr Favorit oder weiterer Vorschlag ist.

Sie haben bis zu 3 Stimmen und die Abstimmung läuft noch bis zum 15. August.

Angela

Was wäre ein guter deutscher Titel?

  • Chaotische Sammlungen ordnen (29%, 2 Votes)
  • Sammlungen in den Griff kriegen (29%, 2 Votes)
  • Chaotische Sammlungen entchaotisieren (14%, 1 Votes)
  • Unordentliche Sammlungen ordnen (14%, 1 Votes)
  • Wilde Sammlungen zähmen (14%, 1 Votes)
  • Bislang unbearbeitete Sammlungen in den Griff kriegen (0%, 0 Votes)
  • Sammlungsspezialist*in vs. Sammlung 1:0 (0%, 0 Votes)

Total Voters: 5

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Artikel, Datensicherheit, Werkzeugkasten

Lasst uns über Datensicherheit reden – Backups

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Anmerkung: Dieser Artikel wurde vor dem Hintergrund der Versuche der derzeitigen U.S.-Regierung, Einfluss auf die dargestellten Inhalte in Museen zu nehmen geschrieben. Zudem wurden die wichtigsten Fördermittel für Museen, Bibliotheken und Archive eingefroren und teils schon bewilligte Gelder nicht ausgezahlt. Nichtsdestotrotz ist das Thema Datensicherheit sicherlich auch für deutschsprachige Museen relevant.

Als Sammlungsspezialist*innen sind wir darauf trainiert, über Sicherheit nachzudenken. Wir stellen permanent sicher, dass nichts beschädigt wird oder verloren geht, sei es in unseren Depots oder während eines Leihvorgangs, unter Umständen zwischen zwei Kontinenten auf dem Weg zur nächsten Ausstellung. Aber wenn es um die Sicherheit unserer Sammlungsdaten geht verlassen wir uns oft auf unsere IT-Abteilung und Datenbankmanager*innen. In einer sich verändernden Welt brauchen wir aber Datensicherheit in unserem eigenen Werkzeugkasten als Registrare, denn wenn wir uns nicht darum kümmern gibt es vielleicht bald niemanden mehr, der sich darum kümmern kann. Also werde ich eine Reihe von kurzen Artikeln zum Thema veröffentlichen.

Nun, ich bin keine IT-Expertin. Ich ziehe nur zusammen, was ich über die Jahre gelernt habe, gespeist von Quellen, die ich zur Hand habe, bereit, mich korrigieren zu lassen und Sie auf den neuesten Stand zu bringen, falls ich etwas geschrieben habe, das man besser, einfacher und/oder sicherer machen könnte. Ich denke, zur Zeit ist jede Handreichung und Idee, wie man unser intellektuelles Erbe sichern kann besser, als gar nichts zu tun. Fühlen Sie sich ausdrücklich aufgerufen, Ihre eigenen Quellen und Ideen beizutragen.

Ich fange mit dem Thema an, bei dem ich mich am sichersten fühle: Backups.

Wie oft sollte ich meine Datenbank sichern?

Dies ist im Grunde genommen eine Risikoanalyse: Wie schwer wiegt es, wenn alle Daten, die ich seit der letzten Sicherung eingegeben habe verloren gehen? In manchen Fällen kann einmal pro Woche genug sein, wenn Sie die einzige Person sind, die Daten eingibt, Sie Ihre Änderungen auch noch in einem anderen Medium haben (z.B. als handschriftliche Notizen) und Sie nicht mehr als eine handvoll Eintragungen pro Tag machen. Aber wenn mehrere Menschen täglich Datensätze anlegen und Änderungen machen? Tja, dann sieht das doch sehr danach aus, als ob einmal pro Tag sehr empfehlenswert wäre.

Was ist der Unterschied zwischen einem vollständigen und einem differenziellen Backup?

Ein vollständiges Backup sichert ALLE Daten Ihrer Datenbank. Ein differenzielles Backup sichert alle Änderungen seit dem letzten vollständigen Backup. Welche Form man wann verwendet ist das Ergebnis einer Risikoanalyse. Eine Datenbank kann korrumpiert sein ohne dass man es sofort bemerkt. In diesem Fall ist es gut, wenn man die Datenbank auf den Stand eines früheren vollständigen Backups zurücksetzen kann, als noch alles in Ordnung war. Dann kann man versuchen, die fehlenden Daten aus den anderen Backups zu übertragen.

Welche Backup-Methode sollte ich wählen und wie viele Backups sollte ich behalten?

Es gibt keine festen Regeln und es ist normalerweise am besten, sich mit erfahrenen Benutzer*innen des eigenen Systems auszutauschen und sich dem Datenbankanbieter darüber zu unterhalten, was in Ihrem Fall Sinn macht.

Meine Daumenregel: Wenn ich mehr als zehn neue Datensätze pro Tag eingebe und eine Menge Änderungen an anderen Datensätzen mache, dann ziehe ich jeden Tag ein differenzielles Backup und jede Woche ein vollständiges Backup. Ich behalte das Backup der letzten fünf Tage und ein vollständiges Backup der letzten vier Wochen.

Aber diese Routine ist darauf angepasst, dass nur ich Daten eingebe und niemand sonst. Wenn Sie mehr Menschen haben, die Daten eingeben gibt es auch mehr Möglichkeiten, dass etwas schief geht, also werden Sie öfter Backups ziehen wollen. Das ist natürlich auch eine Frage, wie viel Speicherplatz Sie sich leisten können, aber andererseits müssen Sie auch bedenken, was die Kosten von Datenverlusten sind und die Stunden rechnen, die es kostet, Daten neu einzugeben.

Machen Sie eine ordentliche Risikoanalyse und richten Sie auf dieser Grundlage ihre Backup-Routine ein.

Wo soll ich mein Backup speichern?

Das Backup auf dem gleichen Computer speichern auf dem Ihre Datenbank läuft ist beinahe genau so als hätten Sie gar kein Backup gemacht! Wenn Ihr Computer zerstört wird, entweder physikalisch oder durch ein Virus werden Sie Ihre Datenbank UND Ihr Backup verloren haben.

Am besten, Sie haben drei Versionen Ihrer Datenbank:

  • das Original
  • ein Backup in Ihrem Museum
  • ein Backup an einem anderen Ort

Die Speicherung in einer Cloud könnte für letzteres eine gute Lösung sein. In diesen Zeiten vielleicht sogar eine Cloud außerhalb Ihres eigenen Landes. Auf diese Weise haben Sie ihre Daten sicher und unverändert abgesichert, selbst wenn Sie gezwungen werden sollten, Daten aus Ihrer Datenbank zu löschen (falls das ein bißchen weit hergeholt klingt, darf ich Sie hieran erinnern: https://www.theguardian.com/us-news/2025/mar/07/military-images-trump-dei).

Sie können eine externe Festplatte verwenden, die Sie an einem sicheren Ort lagern, vorzugsweise außerhalb der Stadt in der sich Ihre eigentliche Datenbank befindet. Wenn es dann eine Katastrophe in der Region gibt, in der sich die Originaldatenbank befindet, betrifft das hoffentlich nicht den Ort, an dem die Festplatte lagert. Das hat den Vorteil, dass Sie ziemlich gut kontrollieren können, wo Ihre Daten sind und dass sie kaum gehackt werden können. Der Nachteil ist natürlich, dass, wenn der Festplatte etwas passiert, die Daten verloren sind.

Im Vergleich dazu hat eine Cloud normalerweise ihre eigenen Backup-Routinen, die sicherstellen, dass die Daten sicher sind. Fragen Sie den Anbieter wie diese aussehen. Fragen Sie den Anbieter auch, wie seine Sicherheitsmaßnahmen sind und welche Daten mit anderen Institutionen geteilt werden. Nur Sie sollten Zugriff auf Ihre Daten haben, niemand sonst.

Achtung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch wirklich gesichert sind!

Nur, weil Sie ein Backup erstellt haben heißt das noch lange nicht, dass Sie auch ein funktionierendes Backup haben. Sobald Sie eine Backup-Datei erstellt haben, versuchen Sie, ob Sie die Datenbank auch wirklich wieder herstellen können. Achtung: versuchen Sie nicht, das Backup auf ihrer Originaldatenbank wieder herzustellen, sondern wählen Sie dafür einen anderen Ort, anderenfalls riskieren Sie, ihre funktionierende Datenbank mit einem korrupten Backup zu zerstören. Testen Sie das regelmäßig und nehmen Sie nicht an, dass Ihre Daten in Ordnung sind, nur weil Sie eine Backup-Datei auf Ihrem System sehen.

Ein paar abschließende Gedanken dazu, wann man Backups löschen sollte

Wie schon erwähnt ist es gut, ein paar ältere Backups zu haben, da nicht alle Probleme sofort erkannt werden und es schon einige Wochen dauern kann, bis ein Problem auftritt. Hier geht es darum, ihre aktuellen Daten sicher und wiederherstellbar zu halten.

Aber Sie möchten vielleicht auch den Stand Ihrer momentanen Forschung erhalten. Vielleicht möchten Sie in der Zukunft zurück schauen und vergleichen, wie Daten im Jahr 2024 erfasst wurden und wie sich das danach verändert hat. Die Datenbankeinträge aus Ihrer Vergangenheit werden vielleicht zur Quellen zukünftiger Forscher*innen und Historiker*innen. Es könnte also eine gute Idee sein, Ihre Daten JETZT zu sichern und an einem sicheren Ort für die Zukunft zu lagern.

Als nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie ein Backup erstellen, wenn Sie TMS oder TMS Collections verwenden. Die Art, wie das bei Ihrer Datenbank funktioniert mag sich unterscheiden, es ist aber vielleicht ähnlich.

Ziehen Sie jetzt ein Backup und passen Sie gut auf sich auf!

Angela

Artikel, Bekanntmachung

Konzentrieren Sie sich darauf, was Sie TUN können, nicht darauf, was Sie NICHT tun können

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In den letzten paar Wochen sind so viele schreckliche Dinge passiert, dass allein eine Liste davon zu erstellen einen überfordert und einem die Energie raubt. Einige Entscheidungen der U.S. Regierung haben globale Auswirkungen, andere treffen Menschen persönlich, einige davon enge Freunde. Und dann gibt es da die Maßnahmen, die darauf ausgerichtet zu sein scheinen, das Herz unseres Berufsstandes zu treffen, wie zum Beispiel das Schließen des Institute of Museum and Library Services (IMLS) und das Zurückziehen von bereits genehmigten Fördermitteln aus dem National Endowment of the Humanities (NEH).

Es ist schwer, in diesem Klima nicht den Mut zu verlieren. Andererseits, sind wir als Museumsprofis nicht daran gewöhnt, dass es nicht gut aussieht? Haben wir nicht schon vorher mit Budgetkürzungen und Personalabbau zu tun gehabt? Haben wir nicht immer wieder unsere Besucher und Politiker mit unangenehmen Wahrheiten konfrontiert? Vielleicht ist die momentane Krise nicht vergleichbar mit dem, was bisher passiert ist. Trotzdem sind wir sehr gut darin ausgebildet, uns mit widrigen Umständen herumzuschlagen.

Das haben wir immer schon getan, mit dem, was im Englischen so schön „resilience“ heißt, eben nicht nur mit Widerstandskraft, Zähigkeit und Belastbarkeit, sondern auch mit der Fähigkeit, sich umzuformen und zurückzufedern. Wir haben es also mit Resilienz, Kreativität, vor allem aber auch mit unserem Gemeinschaftssinn geschafft, Widrigkeiten zu begegnen. Wir mögen über den ganzen Erdball verteilt sein und wir haben uns vielleicht auch überbelastet indem wir an so vielen Stellen Verantwortung übernommen haben, aber wir sind nicht allein. In den letzten Tagen habe ich mein Netzwerk genutzt, um mit einigen Leuten in Kontakt zu treten und zu schauen, wie sie zurecht kommen und Ideen zu finden, was getan werden kann. Denn im Endeffekt hat es noch nie irgendetwas verbesser, sich auf das zu konzentrieren, was nicht getan werden kann.

Es stellte sich heraus, dass John E. Simmons bereits damit angefangen hatte zu sammeln, was getan werden kann, um sich auf das vorzubereiten, was auf uns zukommt. Das hat er mit etwas getan, was wir Registrare lieben: er hat eine Liste zusammengestellt.

Ich habe einige meiner Gedanken beigesteuert und wir haben noch weitere Kolleg*innen angestupst, sie zu ergänzen. Was ich also hier veröffentliche ist in keinster Weise eine umfassende und vollständige Liste der Dinge, über die man nachdenken sollte und was zu tun ist, aber es ist ein Anfang. Fühlen Sie sich ausdrücklich dazu aufgerufen, ihre Ergänzungen als Kommentar hinzuzufügen und wir werden die Liste auch weiter pflegen.

Was können wir tun?

1. Nutzen Sie die Lektionen, die Sie während Corona gelernt haben

  • Ein Museum sollte einen Plan für den Schließungsfall haben, bzw. für den Fall, dass Personal für einen längeren Zeitraum reduziert wird.
  • Dieser Plan sollte wechselseitiges Training für alle Mitarbeitenden beinhalten, so dass auch ein reduzierter Personalstamm die Institution am Laufen halten und sich um die Sammlung kümmern kann. Ausnahmslos alle sollten in Tätigkeiten geschult werden, die normalerweise nicht zu ihren Aufgaben gehören, so dass sie im Fall eines lange andauernden Notfalls aushelfen können.
  • Dieser Plan sollte auch beinhalten, was das Museum tun kann, um in Krisenzeiten eine Anlaufstelle für die Besucher*innen zu bleiben. Dieser kann beinhalten, wie die Besuchszahlen in einer Pandemie geregelt werden, wie Eintrittsgelder während einer länger andauernden finanziellen Krise zu reduzieren oder ganz auszusetzen sind und wie Aufgaben verteilt werden, wenn es zu Personaleinsparungen kommt. Es lohnt sich darauf hinzuweisen, dass Kunstmuseen, die Eintrittsgelder verlangen im Durchschnitt 100 $ pro Besucher*in aufwenden, aber weniger Publikum anziehen, als Museen, bei denen der Eintritt frei ist und dass mit dem Erheben von Eintrittsgeldern Kosten verbunden sind, die eventuell nicht einmal durch sie gedeckt werden. Hier gibt es weitere Details: https://news.artnet.com/art-world/us-museums-visitors-report-2622358).

2. Bereiten Sie Ihre Sammlung für eine Langzeitlagerung mit so wenig Unterhaltsaufwand wie möglich vor, indem Sie die nachhaltigste passive Lagerungsumgebung schaffen:

  • Verbessern Sie die Effektivität von Lagermöblierung, Behältnissen und Verpackungsmaterial, um die Sammlung zu schützen (z.B. erneuern Sie Türdichtungen, verwenden Sie keine säurehaltigen Verpackungsmaterialien, reduzieren Sie die Beleuchtung und den UV-Eintrag in Ihren Sammlungsräumen).
  • Halten Sie jederzeit Ordnung, jedes Objekt wird immer sofort an seinen ausgewiesenen Platz gestellt, lassen Sie es nicht zu, dass sich ein Rückstau an nicht zurück geräumten Objekten bildet.
  • Verbessern Sie die Klimaüberwachung und die zugehörigen institutionellen Regelungen und Kontrollabläufe.
  • Halten Sie ihre Klimatechnik auf Stand (tauschen Sie beispielsweise Filter regelmäßig aus, halten Sie sich an Wartungsintervalle, tauschen Sie veraltete Klimageräte aus).

3. Schützen Sie Ihre Datenbank

  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine aktuelle, lesbare Kopie aller wichtigen Museumsdatenbanken irgendwo außerhalb des Museums gelagert haben, vorzugsweise nicht nur auf einem Server, sondern auch noch einmal separat als Kopie auf einem sicheren Medium.
  • Stellen Sie sicher, dass sowohl die Datenbank in Ihrem Museum als auch die Sicherungskopie vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Erneuern Sie Passwörter und überprüfen Sie Zugriffsrechte häufig und regelmäßig.
  • Wenn Ihre Institution gezwungen wird zu schließen und Sie ein gutes, aktuelles Backup haben (testen!), überlegen Sie, ob Sie die Datenbank nicht besser von den Servern des Museums löschen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
  • Wenn möglich, machen Sie sich schlau, ob Sie Ihre Datenbank auch in einem anderen als dem proprietären Format Ihres Anbieters (der unter Umständen gezwungen werden kann, vertrauliche Daten heraus zu geben oder sogar ganz vom Markt verschwindet) speichern können. Wenn Ihre Datenbank das zulässt, exportieren Sie Ihre Daten als SQL-Tabellen oder kommagetrennte Werte (.csv). Excel-Formate wie xlsx, xls, ods sind auch gut.
  • Wenn möglich, speichern Sie ihre Daten auf vertrauenswürdigen Servern außerhalb der USA, die auch nicht von U.S.-Firmen verwaltet werden und gezwungen werden könnten, sensible Daten herauszugeben oder zu löschen.
  • Daumenregel: Machen Sie den Zugriff für vertrauenswürdige Mitarbeiter*innen so einfach wie möglich, auch um schnell Kopien sichern zu können, aber machen Sie es schwer, Daten ganz zu löschen, indem Sie ein robustes Rechtemanagement schaffen und, sofern es möglich ist, schaffen Sie die Möglichkeit, frühere Dateneingaben wieder herzustellen.

4. Erneuern Sie Ihren Notfallplan

und ergänzen Sie ihn mit Maßnahmen, wie bei einer plötzlichen, lang andauernden Schließung des Gebäudes zu reagieren ist.

5. Legen Sie ein Lager mit wichtigen Dingen an

Dinge, die Sie häufig benötigen und die eventuell für eine gewisse Zeit nicht oder nur sehr schwer zu bekommen sein werden, bzw. aufgrund von Teuerungen nicht mehr erschwinglich sind.

6. Laden Sie alles von Websites herunter, die von der Regierung verwaltet werden

Dazu gehört z.B. das NPS Museum Handbook und die Conserve O Grams und IMLS reports. Machen Sie das sofort, solange die Ressourcen noch nicht gelöscht wurden. Sichern Sie diese Daten an einem sicheren Ort, der nur berechtigten Personen zugänglich ist und machen Sie das löschen von Daten so schwierig wie möglich.

7. Bedenken Sie, dass das schwerwiegendste Problem in der Zukunft möglicherweise nicht die Zuwendungskürzungen sein werden

Das meiste dieser Gelder von der NIH, NEA, NSF, IMLS, etc. fließt in Projekte, die verschoben oder anderweitig finanziert werden können, z.B. durch Spenden. Das schwerwiegendste Problem wird das Wegfallen der finanziellen Grundlage sein, ausgelöst durch den Schaden an der Wirtschaft, eine Kombination aus dem steigenden Handelsdefizit, Ansteigen der Arbeitslosenrate (durch die Massenentlassungen im öffentlichen Sektor und ihre Auswirkungen auf die damit zusammenhängenden Wirtschaftszweige) und sinkender Steuereinnahmen aufgrund von Steuersenkungen für Reiche, Zölle auf Importe und Streichung von Sozialleistungen. In anderen Worten: die vorausgesagten Probleme der U.S.-Wirtschaft werden sehr wahrscheinlich das größere Problem für Museen als der Wegfall der Fördermöglichkeiten.

8. Nehmen Sie Kontakt zu den Menschen in Ihrer Umgebung auf und schaffen Sie starke Netzwerke

Lassen Sie die Menschen in Ihrem Umfeld, ihre Gemeinde, ihre Nachbarschaft, Ihren Bezirk wissen, dass Sie nun mehr als je zuvor Unterstützung brauchen.

Lassen Sie sie wissen, dass kleinere Museen in ihrer Umgebung oft keine direkte Unterstützung durch die Regierung erhalten, aber indirekt durch andere Einrichtungen gefördert werden. Die Mitgliedschaft in einem Museum kostet meist weniger als 30 $ im Jahr und das Geld wird sinnvoll verwendet.

Wenn Sie Fördergelder vom IMLS oder NEH verloren haben, lassen Sie das Ihre Umgebung wissen. Hier ist ein Beispiel eines kleinen Museums was sie genau verloren haben:

„Die Beendigung des NEH Förderprogramms und der Verlust von 25.000 $ sind niederschmetternd für das Weston History & Culture Center. Das Fördergeld sollte eingesetzt werden, um unsere künftige Dauerausstellung aufzubauen…”

Die Menschen, denen Ihr Museum am Herzen liegt können ihren Repräsentanten schreiben oder sie anrufen und sie wissen lassen, dass sie nicht damit einverstanden sind, was da gerade passiert.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Kolleg*innen in Ihrer Region und in der ganzen Welt auf. Lokale Netzwerke machen es einfacher, sich gegenseitig mit Materialien und ganz konkret durch Anpacken zu unterstützen. Kolleg*innen in anderen Ländern können Sie eventuell dabei unterstürtzen, Ihre sensiblen Daten sicher zu lagern und haben vielleicht in der Vergangenheit mit vergleichbaren Situationen zu tun gehabt, können also vielleicht mit Wissen und kreativen Lösungsansätzen weiter helfen.

Ermutigende Worte:

  • Museen haben lange vor dem IMLS und anderen unterstützenden Institutionen existiert, also können sie diesen Zeitraum auch überstehen, obwohl natürlich viele förderungswürdige Projekte und viel Forschungsarbeiten auf Eis gelegt werden müssen, wenn nicht alternative Finanzierungsmöglichkeiten gefunden werden.
  • Mit guter Vorbereitung können Museen die kommende Krise überleben wie sie auch andere Krisen überlebt haben. Es wird Personaleinsparungen geben und gute Gelegenheiten werden verloren gehen, aber mit ein bisschen Glück wird sich die Situation innerhalb der nächsten Jahre wieder ändern.
  • Schauen Sie sich ihre institutionellen Regelungen an und untersuchen Sie neue Gesetze und Regierungsanweisungen mit denen Sie konfrontiert sind genau. Gesetze, die in großer Eile verabschiedet werden enthalten oft Widersprüche und Schlupflöcher. Oft können Rückfragen und Bitten um Klarstellung einen Prozess verlangsamen und zu Ihren Gunsten arbeiten. Oftmals kann es sinnvoller sein, einen Eingriff durch freundliche Nachfrage zu verkomplizieren, als mit offener Opposition sich selbst und die restlichen Mitarbeiter*innen in Gefahr zu bringen.
  • Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie einen langen Atem brauchen. Klagen und rechtliche Entscheidungen, die das Regierungshandeln und Änderungen in Frage stellen brauchen Zeit, um durch die Gerichte zu gehen.
  • Auf lange Sicht sind der Klimawandel und seine Auswirkungen auf die Museumsabläufe, die Wirtschaft und das Verhalten der Öffentlichkeit die größte Herausforderung für die Zukunft der Museen, also sollten wir die momentane Krise nutzen, um uns auf die Zukunft vorzubereiten.

Der beste Tipp:

Wenn Ihre Institution bisher keinen Plan für das dauerhafte Überleben in einer Finanzkrise, der nächsten Pandemie oder im Klimawandel hat, machen Sie sich jetzt daran, diesen Mangel zu beheben!

Nützliche Informationen

  • Snider, Julianne. 2024. The Wheel is Already Invented: Planning for the Next Crisis. Collections: A Journal for Museum and Archives Professionals 20(2):347-359, DOI: 10.1177/15501906241232309
  • Christopher J. Garthe (2023)—The Sustainable Museum. How Museums Contribute to the Great Transformation (Routledge)

Schlussbemerkung

Teilen Sie diese Ressource frei mit allen, von denen Sie glauben, dass sie sie brauchen können, es ist nicht notwendig, um Erlaubnis zu fragen. Fügen Sie das hinzu, was für ihren speziellen Fall zutrifft. Lassen Sie uns wissen, was wir hinzu fügen sollen. Laden Sie sie herunter, speichern Sie sie, drucken Sie sie aus verteilen Sie sie.

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Registrar Trek wird auf einem Server in Deutschland gehostet und folgt EU-Gesetzen. Ich untersuche gerade alle verwendeten Plug-Ins dahingehend, dass keines davon Daten sammelt und an die USA liefert. Mir war es wimmer wichtig, dass keine personenbezogenen Daten gespeichert werden, aber ich werde nochmals überprüfen, ob alles sicher ist.

Halten Sie durch, Sie sind nicht allein!

Bekanntmachung, Bekanntmachung

Egypt Calling ist hier!

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Sie erinnern sich vielleicht, dass ich im Neujahrspost angekündigt hatte, dass ein Freund von mir an einem Buch mit einer Sammlungsverwalterin als Hauptdarstellerin arbeitet, richtig? Raten Sie mal? Es ist veröffentlicht!

Ich bin ein bisschen stolz, dass es davon inspiriert wurde, dass ich so leidenschaftlich gerne von unserem Job erzähle. Naja, so in etwa. Wir sind ab und an mal darauf zu sprechen gekommen. Und wie das immer so ist wenn er, ich, und zwei Freunde von uns (eine schreibt Kriminal- und Horrorgeschichten, die andere Fantasy-Romane) uns unterhalten ist die Konversation abgedriftet. Ursprünglich ging es darum, dass es zu den schlimmsten Albträumen eines Registrars zählt, wenn etwas aus dem Museum verschwindet. Geendet hat es damit, dass wir uns vorgestellt haben was passiert, wenn man eines schönen Morgens plötzlich feststellt, dass eine mehr als zwei Meter hohe Statue plötzlich aus der gut geschützten Ausstellung verschwunden ist.

Paul hat die Geschichte mit seinem typischen Sinn für Humor aufgegriffen und mit seinem außergewöhnlichen Talent für ungewöhnliche Charaktere weitergesponnen. Ich habe sie ab und an einem Realitätscheck unterzogen aber ihm hoffentlich genügend künstlerische Freiheit gelassen, so dass es eine spannende Geschichte geblieben ist und nicht zu einem Buch über Museumsstatuten, Leihvorgänge und Interessenskonflikte geworden ist, zu dem es ohne Zweifel geworden wäre wenn ich es geschrieben hätte. Es hat mich bis zum Schluss gefesselt und manchmal laut auflachen lassen, also empfehle ich es wärmstens, gebe allerdings gerne zu, dass ich alles andere als neutral bin.

Am Rande bemerkt: Während er es geschrieben hat fühlte ich mich inspiriert eine parallel stattfindende Geschichte zu schreiben, in der eine andere Statue, Leonardo, sozusagen als Kollateralschaden zu den Ereignissen im Buch lebendig wird. Sie ist aus Leonardos Blickwinkel geschrieben und Sie können sich vorstellen, dass es sehr verwirrend ist, wenn man sich auf einem Podest in der Mitte eines Museums wiederfindet. Besonders wenn man vorher noch nie lebendig war. Und der Kopf aus Marmor ist. Das macht denken…hart. Leonardo und seine Freundin Betty, eine spitzenmäßige Barista, haben sogar in Pauls Buch einen Gastauftritt.

Ich denke, in diesen Zeiten können wir alle ein wenig leichtherzigen Humor vertragen und Egypt Calling hat reichlich davon. Falls Sie mögen, kann ich auch Leonardos Geschichte hier ins Blog stellen. Ist allerdings auf Englisch.

Egypt Calling gibt es hier und in allen Buchhandlungen: https://paulkater.com/egypt-calling.html

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Registrar Trek kommt nach Rom und andere herbstliche Neuigkeiten

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Ah, Herbst. Die Blätter fallen, die Tage werden kürzer, kleine Kinder überfallen einen an der Tür und betreiben Schutzsüßigkeitenerpressung, so wie es die Tradition verlangt. Und, ja, genau, Scharen von Registraren, Sammlungsverwaltern und Dokumentaren reisen um die ganze Welt, um ihre geheimen – oder nicht ganz so geheimen – Versammlungen abzuhalten. Die Saison hat begonnen!

Ich bin gerade zurück aus St. Pölten, Wien und Berlin und als nächstes geht es nach Zürich und Rom. Ich freue mich darauf, auf der European Registrars Conference bekannte Gesichter zu treffen und neue Kolleg*innen kennen zu lernen. Falls Sie auch da sind, sagen Sie doch einfach mal „hallo“, ich freue mich darauf mit Ihnen zu quatschen.

Straßenkunst, gesprayter Löwe mit Punkfrisur in den Jamaikanischen Farben grün, gelb, rot. Er trägt eine grüne Brille und eine Halskette mit der Aufschrift "Urban Jungle". Daneben die Aufforderungen: "Sei stark" und "Bleib sauber".
Straßenkunst in der U-Bahn-Station Kottbusser Tor. Die Künster sind auf Instagram: https://www.instagram.com/urban_artists_berlin/

Weitere Neuigkeit: Die zweite Auflage von Managing Previously Unmanaged Collections ist so gut wie fertig. Ich habe gerade den Index fertig gestellt, das ist das, was immer erst nach dem Korrektur lesen und dem Layout gemacht werden kann. Ich kann Ihnen versprechen, dass es vielversprechend aussieht: https://rowman.com/ISBN/9781538190630/Managing-Previously-Unmanaged-Collections-A-Practical-Guide-for-Museums-Second-Edition

Falls Sie neugierig sind, ich rede ein bißchen darüber, und zwar für Museum Studies LLC am Dienstag den 19. November um 21 Uhr darüber (wenn Sie in Mitteleuropa sind. In Großbritannien ist es 20 Uhr, 15 Uhr U.S. Ostküste, 14 Uhr U.S. Central, 13 Uhr U.S. Mountain, 12 Uhr U.S. Pacific, 11 Uhr Alaska, 10 Uhr Hawaii, in Neuseeland ist es 9 Uhr morgens in Australien 7 Uhr morgens und bereits Mittwoch).

Anmelden können Sie sich unter Webinar@MuseumStudy.com 

Ich hoffe, Sie genießen die Herbstzeit!

Angela

Artikel

Ein Käfer ist keine Kaffeetasse – Warum Umzüge naturkundlicher Sammlungen keine „normalen“ Umzüge sind

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Dass ein Käfer kein Haushaltsgegenstand ist, kling zunächst trivial, ist es aber nicht. Geht eine Kaffeetasse bei einem Umzug zu Bruch, kauft man eben eine neue. Ärgerlich wird es, wenn das Service zu dem die Kaffeetasse gehörte nicht mehr hergestellt wird. Ein nicht ersetzbarer Verlust ist es, wenn diese spezielle Kaffeetasse mit einer besonderen Erinnerung verbunden war, etwa, weil sie der Urgroßmutter gehörte oder weil das Kind sie selbst getöpfert hatte.

Der Fall liegt bei Museumssammlungen ähnlich, nur geht es nicht um den Erinnerungswert für eine Person oder eine Familie, sondern um die Geschichte der Menschheit. Entsprechend schwer wiegt der Verlust eines Objektes hier.

Bei naturkundlichen Sammlungen kommt nun ein weiterer Aspekt hinzu: hier bedeutet der Verlust eines Sammlungsstückes gleichzeitig den unwiederbringlichen Verlust von Informationen, die für die aktuelle und zukünftige Forschung wichtig sind. Zwar ist das grundsätzlich auch bei kunst- und kulturgeschichtlichen Sammlungen der Fall, hier können aber die Auswirkungen des Verlustes zumindest teilweise durch gute Dokumentation und Digitalisierung gemildert werden. Unser Käfer ist jedoch selbst der Wissensspeicher für Informationen, die nur durch ihn zu bekommen sind. Nur dieses Exemplar ist zu exakt dieser Zeit an exakt diesem Ort gesammelt worden und birgt all die Informationen über seine damalige Umwelt in sich. Keine Form von Dokumentation und Digitalisierung kann alle Fragen erfassen, die zukünftige Generationen von Forschern an ihn haben werden. Ein Erhalt dieser Information ist nur über den Erhalt des Käfers selbst möglich.

Käfer in einer Museumssammlung. Die einzelnen Tiere befinden sich auf einer säurefreien Unterlage und sind mit dieser und ihrem Label zusammen auf eine Unterlage gespießt.
Käfer in einer Museumssammlung. Bild von Markéta Klimešová auf Pixabay

Nicht alle Käfer gehören in die Sammlung

Da der Erhalt der Sammlungsstücke von so großer Bedeutung ist haben Generationen von Forschern versucht, Schaden von ihren Objekten fernzuhalten. Naturkundliche Sammlungen sind für Schädlinge äußerst attraktiv und dementsprechend wurde alles, was die chemische Forschung und Industrie in den vergangenen Jahrhunderten an Bioziden entwickelt hat hier eingesetzt. DDT in Käfersammlungen, Arsen in Taxidermien, Quecksilber in Herbarien, vom Nervengift bis zur Phosphorsäure ist alles dabei, was die Gesundheit nachhaltig schädigen oder gar tödlich sein kann.

Für den Umzugsfall bedeutet dies, dass Sie gleich zwei Dinge mit bedenken müssen, die bei einem konventionellen Haushalts- oder Büroumzug gar keine Rolle spielen:

  • Sie müssen verhindern, dass Schädlinge die günstige Gelegenheit nutzen, um während eines Transportvorgangs in Ihre Sammlung zu gelangen. Das bedeutet, dass die Umzugsgebinde entsprechend verpackt sind und die Transportwege so mit Schleusen und Quarantänestationen ausgelegt sind, dass ein Befall ausgeschlossen werden kann.
  • In Ihren Arbeitsabläufen müssen Sie davon ausgehen, dass Sie mit hoch schadstoffbelasteten Gütern arbeiten. Biozideinsatz in Sammlungen wurde in der Vergangenheit meist nicht oder nur unzureichend dokumentiert. Gewissheit darüber, mit welchem Giftstoff in welcher Menge Sie es zu tun haben ist nur durch Messungen im Vorfeld zu ermitteln. Daraus ergeben sich dann Anforderungen für Schutzausrüstungen, Transport und Lagerung.

Davon abgesehen gibt es eine weitere Gefahrenquelle: die Objekte selbst. Manche von ihnen sind selbst giftig oder radioaktiv und müssen dementsprechend anders behandelt, transportiert und gelagert werden als eine Kaffeetasse.

Käfer auf Reisen – keine Pauschaltouristen

Transporte gehen dann schnell und unproblematisch, wenn Dinge standardisiert werden können. Vom Privatumzug kennen Sie das: Es gibt standardisierte Umzugskartons, die dann perfekt in den Umzugswagen passen. Sie müssen lediglich darauf achten, dass Sie diese Kartons gut packen und nicht überlasten.

In naturkundlichen Sammlungen gibt es auch viele Dinge, die sich für den Transport standardisieren lassen. Käfer werden z.B. meist mit vielen Artgenossen zusammen in einer Schublade gelagert und diese Schublade kann dann mit anderen Schubladen zusammen verpackt und transportiert werden. Viele andere Sammlungsgegenstände tun den Sammlungsverantwortlichen diesen Gefallen aber nicht.

Viele Objekte in naturkundlichen Sammlungen sind sogenannte Feuchtpräparate, die in mit Alkohol oder Formalin gefüllten Gläsern aufbewahrt werden. Diese Sammlungsobjekte sind nicht nur zerbrechlich, sie sind auch noch vibrationsempfindlich, der Inhalt feuergefährlich und gesundheitsschädlich. Darüber hinaus darf ihre Transportroute nicht durch ein Wasserschutzgebiet führen.

Dies ist nur ein Beispiel für die vielen Sonderfälle die beim Umzug einer naturkundlichen Sammlung auftreten und vom Standard abweichen. Manches ist so schwer, dass Sie eine Schwerlastfirma beauftragen müssen. Anderes ist so fragil, dass dafür erst spezielle Transportverpackungen gebaut werden müssen. Vieles ist sowohl schwer als auch zerbrechlich. Manche Präparate müssen dauerhaft gekühlt werden, um erhalten zu bleiben. Hier darf beim Transport die Kühlkette nicht unterbrochen werden. Eine präparierte Giraffe oder ein Walskelett kann so komplexe Herausforderungen an den Transport stellen, dass mehrere Experten mehrere Tage mit der reinen Planung der besten Transportmethode beschäftigt sind.

Käfer einlagern – kein Fall fürs Möbelhaus

Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie es vermutlich schon erraten: Der Lagerort für eine naturkundliche Sammlung muss eine ganze Menge leisten. Er muss Schädlinge abhalten, ein stabiles Raumklima bieten, ausreichend Luftzirkulation haben und mit Möbeln ausgestattet sein, in denen die Objekte über Jahrzehnte so gelagert werden können, dass sie keinen Schaden nehmen und trotzdem leicht für die Forschung zugänglich sind.

Unterschiedliche naturkundliche Sammlungsarten können dabei sehr unterschiedliche Anforderungen haben. Hohe Luftfeuchtigkeit ist meistens das größte Problem, da sie Schimmel begünstigt und Schädlinge anzieht. Doch auch Trockenheit kann Schäden verursachen. Temperaturschwankungen lassen Felle an präparierten Tieren reißen und Fossilien auseinanderbrechen. Eine nicht ausreichende Belüftung lässt die Schadstoffkonzentration im Raum steigen und die Schimmelgefahr wächst. Gute Museumsdepots bieten für jede Art von Sammlung das jeweils passende Raumklima. Sie sind so konstruiert, dass selbst im Notfall, bei Ausfall sämtlicher Technik, mit konventionellen Mitteln schnell wieder gute Lagerungsbedingungen hergestellt werden können, bevor es zu Schäden an den oder gar Totalverlust von Sammlungsobjekten kommt.

Zur sicheren Lagerung gehört auch die Zugänglichkeit. Objekte müssen so entnommen werden können, dass sie und die mit ihnen zusammen gelagerten Objekte keinen Schaden nehmen. Unser Käfer ist dabei in seiner Schublade schon sehr platzsparend aufbewahrt. Andere Objekte brauchen mehr Platz, Sie müssen z.B. ein Feuchtpräparat mit seinem Glas so aus dem Regal nehmen können, dass die benachbarten Gläser dabei nicht bewegt werden müssen. Diese Bewegungsfreiheit kostet Lagerplatz, ist aber unabdingbar für die sichere Lagerung.

Für all diese Probleme gibt es gute Lösungen, die aber nicht im nächsten Baumarkt erhältlich sind. Es gibt Experten und Firmen, die sich auf dieses Fachgebiet spezialisiert haben.

Was am endgültigen Lagerort geplant ist, hat Auswirkungen auf den Umzug selbst: wenn sich unser Käfer zum Beispiel im Moment in einer Schublade befindet, die durch Biozide verseucht ist oder schlicht nicht ins Raster der neuen Sammlungsmöblierung passt, dann müssen er und seine Artgenossen vor dem Umzug in eine neue Schublade umziehen. Es kommt also durchaus vor, dass ein großer Umzug im Vorfeld mehrere kleinere Umzüge bedingt.

Fragen an den Käfer zu jeder Zeit

Kunst- und Kulturgeschichtliche Sammlungen schränken oft einen Großteil ihrer Sammlungs-, Ausstellungs- und Forschungstätigkeit während der Zeit eines Sammlungsumzugs ein. Eine naturkundliche Sammlung, die Teil eines internationalen Forschungsnetzwerks ist, wird sich diesen relativen Luxus in den meisten Fällen nicht leisten können.

Das bedeutet aber auch, dass ein Sammlungsumzug hier ganz anders angegangen werden muss. Es können nicht einfach ganze Sammlungsteile verpackt und bis zum eigentlichen Umzug kompakt und weitestgehend unzugänglich eingelagert werden. Zu jeder Zeit muss ein Zugriff auf einzelne Objekte und Sammlungsteile möglich sein.

Generell gibt es zwei Möglichkeiten mit dieser Anforderung umzugehen: Entweder wird die Zeit in der eigentlichen Umzugseinheit so kurz wie möglich gehalten, das heißt Transportvorbereitung, Verpacken, Transport, Entpacken und neu einlagern geschieht innerhalb weniger Tage. Oder die Umzugseinheiten werden so gewählt, dass auch während der Phase der Einlagerung ein Zugriff jederzeit gefahrlos möglich ist. Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile, bedeuten aber beide, dass an Start- und Zielort mehr Platz benötigt wird und ein Mehraufwand an Zeit und Personal im Vergleich zu anderen Sammlungstypen besteht.

Schlussbemerkung: Im Zweifel für den Käfer

Mit dem Erfahrungshorizont der eigenen Haushaltsumzüge erscheint der Zeit-, Kosten- und Personalaufwand für den Umzug von Museumssammlungen immer relativ hoch. Dieser Eindruck relativiert sich schnell, wenn man die Hintergründe kennt.

Dabei ist keine Art von Museumssammlung per se „einfacher“ oder „schwieriger“ umzuziehen als eine andere. Jede Art hat ihre eigenen Herausforderungen. Naturkundliche Sammlungen gehören dabei aber sicherlich zu den komplexesten mit denen man es zu tun haben kann. Und sie haben mit einem Manko zu kämpfen: während jeder einsieht, dass man die Mona Lisa nicht einfach auf die Ladefläche eines alten Lastwagens wirft, ist ein Käfer augenscheinlich „nur“ ein Käfer. Dass er ein Wissensspeicher ist, dessen unentdeckte und undokumentierte Informationen unter Umständen bedeutsamer sind als das umfassend untersuchte und dokumentierte Kunstwerk von Leonardo da Vinci sieht man ihm nicht an.

Zur eigentlichen Komplexität des Umzugs und der schieren Masse an Exemplaren, die von A nach B transportiert werden müssen, kommt also noch eine weitere Herausforderung: Der Öffentlichkeit klarzumachen, warum ein Käfer keine Kaffeetasse ist.

Vielleicht trägt dieser Artikel ja ein wenig dazu bei.

Angela Kipp

Bekanntmachung

Lasst uns über unbearbeitete Sammlungen reden

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Die Neuauflage von “Managing Previously Unmanaged Collections” ist gerade in der Mache, aber noch nicht fertig. Tatsächlich poste ich hier während ich noch fieberhaft meine vielen Randbemerkungen durchfilze und wie verrückt all die Dinge eintippe, die ich beim letzten Mal vergessen oder übersehen habe.

Zeit, das Gespräch zu eröffnen, Ihnen zu zeigen wie weit ich bisher gekommen bin und meine Notizen mit Ihnen, den Leser:innen der ersten Auflage, meinen Kursteilnehmenden, oder ganz allgemein am Thema Interessierten abzugleichen.

Zeit in die Tasten zu hauen – oder das Mikrophon zu ergreifen.

Glückskatze liegt auf Keyboard und greift nach den Tasten.

Nehmen Sie kostenlos am Gespräch teil!

Museum Study veranstaltet kostenlos diesen „Unmanaged Collections Talk“ (in englischer Sprache) am Dienstag, 19. Dezember um 21 Uhr Mitteleuropäische Zeit, 20 Uhr in Großbritannien, 15 Uhr Eastern North America, 14 Uhr Central America, 13 Uhr Mountain, 12 Uhr Pacific, 11 Uhr Alaska, 10 Uhr Hawaii, Mittwoch 20. Dezember 9 Uhr in Neuseeland, 7 Uhr in Australien.

Wie kann ich mich anmelden?

Einfach per Mail an Webinar@MuseumStudy.com

Sie haben eine Frage oder eine Idee, können aber nicht teilnehmen oder lieber schreiben?

Kein Problem, hinterlassen Sie einfach hier einen Kommentar oder schreiben Sie an angela.kipp@museumsprojekte.de

#UnbearbeiteteSammlungen #RegistrarTrek #OrdnungInsChaos #WasIstDasUndWasSollDas #Museum #Registrar #CollectionsManagement #Sammlungsverwaltung #Sammlungen

Werkzeugkasten

Lieblings-Werkzeuge: Der Nass-Trocken-Sauger

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Oder: manche Helden tragen Stutzen

Kärcher WD 5.600 MP
Ich wollte schon lange eine Reihe von Texten schreiben über die Werkzeuge, die Registrare, Sammlungsmanager und Depotverwalter besonders lieben, aber irgendwie war ich nie dazu gekommen. Wie ich schon in einem der letzten Beiträge erwähnt habe, überraschte uns dieser Sommer mit heftigen Regenfällen und so beschloss ich, mit dem nie besungenen Helden undichter Dächer, geplatzter Rohre und schlecht schließender Tore zu beginnen: dem Nass-Trocken-Sauger.

Wie es der Name sagt, ist er für gewöhnlich so ausgestattet, dass er beides kann: Wasser UND trockenes Material aufnehmen. Das Problem: Er kann immer nur eine dieser Aufgaben auf einmal erledigen. Es ist deshalb empfehlenswert, einen Sauger nur für das Aufnehmen von Flüssigkeit zu nutzen. Wenn man sich keine zwei Sauger leisten kann, dann sollte man sich angewöhnen, den einen am Ende eines Arbeitstages immer zu leeren, damit man nicht aus Versehen schließlich den Tank voll matschigem Staub, Schmutz und Sägemehl hat, den man kaum geleerte bekommt.

Was muss man also bedenken, wenn man einen Nass-Trocken-Sauger kauft? Es gibt eine große Bandbreite an Preisen und Funktionsweisen, sodass, wie immer das „Kommt-darauf-an“ zu beachten ist. Dazu ein paar Überlegungen:

Das Volumen ist oft ein wichtiges Kriterium für den Preis, man muss sich also fragen, welcher Schadensfall am wahrscheinlichsten ist. Ein Dach, das gelegentlich tropft ist ein großes Risiko für die Objekte, hinterlässt aber meist nur kleine Pfützen. Dafür ist vermutlich ein kleiner Tank mit einer Aufnahmefähigkeit von 10-20 Litern genug, auch wenn man ihn dann ein paarmal leeren muss. Wenn der Verdacht auf ein nicht ausreichendes Entwässerungssystem fällt, bei dem das Wasser aus den Gullys und Toiletten (igittigitt) kommt, sobald es ein wenig mehr als üblich regnet, dann braucht man einen größeren Tank. Wenn das aber häufiger passiert oder große Wassermengen beteiligt sind, dann sollte man sich um eine Abwasserpumpe und eine Rückstauklappe kümmern.

Nilfisk Alto Aero 25
Danach sollte man die Handhabung beachten. Die Abbildung rechts zeigt das Gerät, das ich zu Hause habe. Da ich es primär für die Sauberkeit in der Werkstatt gekauft habe, hatte ich mich weniger um seine Fähigkeit Wasser auf zu nehmen gekümmert. Man muss nämlich, um den Tank zu leeren, das ganze Oberteil entfernen. Und, da es keinen Griff und keinen separaten Wasserauslass hat, muss man es hochnehmen und irgendwie in den Ausguss entleeren – bei einem Fassungsvermögen von 20 Litern ist das eine ziemliche Anstrengung.
Der gelbe Nass-Trocken-Sauger in unserem Depot auf dem Bild oben, hat einen Griff, der es erlaubt, den Tank wie einen Eimer (auf Rädern!) zu nutzen, sodass er sehr viel leichter gekippt und über dem Ausguss geleert werden kann. Noch besser: er hat einen Ablasshahn am Boden, sodass man weder das Oberteil abnehmen muss, noch ihn überhaupt kippen.

Apropos Räder: wenn man den Nass-Trocken-Sauger über weitere Strecken oder auf unebenem Grund bewegen muss, dann kann auch die Qualität der Räder und wie gut das Gerät sich bewegt ein entscheidender Faktor für die Kaufentscheidung sein.

Mit der Handhabung verwandt ist das Problem der Zeit bis zur Einsatzbereitschaft. Wie anfangs gesagt, am besten ist es, ein Gerät nur für die Nutzung als Nass-Sauger zu haben. Wenn das nicht geht kann es entscheidend sein, wie lange es dauert, den Staubsauger in einen Nass-Sauger zu verwandeln. Zum Beispiel: Bei dem blauen Gerät muss ich den Filterbeutel und den Filtereinsatz entfernen und einen extra Textilbeutel einsetzen, der über dem Motor als Fein-Filter dient, ehe ich Wasser aufnehmen kann. Wenn ich einen Schritt auslasse, zerstöre ich den Sauger. Bei dem gelben Gerät kann ich mit der Arbeit anfangen, sobald ich den Filterbeutel entfernt habe. In diesem Fall muss ich aber daran denken, dass ich den Filtereinsatz NICHT entfernen darf, da er den Motor schützt. Würde ich es machen wie bei dem Sauger zu Hause, würde ich ihn unvermeidlich zerstören.

Eng damit verwandt ist die Frage, ob der Sauger in allen Ecken des Depots oder Museums eingesetzt werden kann. Auch die Länge des Stromkabels kann ein Faktor bei der Entscheidung sein. Aber selbst wenn das Gerät ein langes Stromkabel hat, ist die Chance groß, dass es immer noch nicht lang genug ist für irgend eine entfernte Ecke des Depots. Man sollte es deshalb VOR dem ersten Unfall testen und es mit einer Kabeltrommel aufbewahren, das ein Kabel in genügender Länge hat.

Eine andere wichtige Frage ist die nach der Wartung. Das bedeutet, wie leicht das Gerät zu reinigen und zu reparieren ist. Manchmal findet man no-name Nass-Trocken-Sauger zum Schnäppchenpreis, man sollte aber sehr genau nachsehen, welche Teile wohl bald verloren gehen oder brechen. Der Stutzen sollte zum Beispiel eine Standardgröße haben, die man in jedem Handwerkermarkt bekommt, und nicht irgendein exotisches Kaliber, das nur im Nordwestlichen Schwarzwald Standard ist. Das gleiche gilt für Beutel, Filter und Schrauben. Alle Teile sollten leicht auseinandergenommen und gereinigt werden können, denn es ist ganz unvermeidbar, dass man etwas Merkwürdiges aufsaugt, das dann im Schlauch stecken bleibt. In dem Fall sollte es möglich sein, den Schlauch einfach zu entfernen und zu reinigen.

Ein paar Fallen sind nicht so offensichtlich: ich habe davon berichtet, dass der Filtereinsatz bei dem gelben Sauger im Gerät bleibt. Da ist aber zu bedenken: der Filtereinsatz aus einem strapazierfähigen Papier wird nass, wenn ich Wasser ansauge. Damit er trocknet, muss ich ihn nach dem Gebrauch herausnehmen. Einerseits muss ich daran denken, ihn wieder ein zu bauen, oder der nächste, der den Sauger benutzt wird ihn kaputt machen. Andererseits fühle ich mich nicht wohl, wenn ein tropfnasses Papierteil in Depot herumfliegt, da ich mich immer vor Schimmel fürchte. Ich werde also überlegen müssen, wie das Problem bei zukünftigen Käufen zu lösen ist.

Ihr Sauger wird vielleicht ein paar besondere Fähigkeiten benötigen, die wir noch nicht in Erwägung gezogen haben. Vielleicht haben Sie gelegentlich größere Wassermengen im Depot aber manchmal auch nur kleine Pfützen. In dem Fall sucht man vielleicht nach einem Sauger, der auch als Pumpe funktioniert, indem man einen zusätzlichen Schlauch anbringt, der das Wasser direkt in den Abfluss transportiert. Oder das Wasser befindet sich in Bereichen, die schwer zu erreichen sind, sodass man sich ein Teleskop-Ansaugrohr wünscht oder mehrfache, zusammensteckbare Ansaugrohre. Manchmal kann es auch nützlich sein, wenn man mit dem Gerät blasen kann, statt zu saugen (der Gelbe Sauger hat so eine Funktion). Was immer es sein mag, vergewissern sie sich, dass Ihr Superheld alle Superkräfte hat, die nötig sind.

Es ist ein Lieblingswerkzeug! Ich wünsche Ihnen allen, dass Sie es nie für einen Notfall nutzen müssen.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

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Registrar Trek kommt nach Mailand!

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Liebe Registrar Trekker,

Ich bin ganz aus dem Häuschen: ich werde zusammen mit Rupert Shepherd von der Londoner National Gallery in Mailand auf der CIDOC Konferenz einen kleinen Beitrag liefern! Er heißt: “Die Nachricht verbreiten – Erklären was Museumsdokumentation ist und warum sie wichtig ist“. Wir sind Teil der Sitzung „Einführung in die Qualitätsanforderungen für die Dokumentation“, die für den 4. Juli von 14.00 -16.00 Uhr angesetzt ist.

photo by hikersbay via pixabay
Duomo di Santa Maria Nascente (Foto von hikersbay via pixabay)

Im Augenblick feilen wir noch an unserem Vortrag, der sich mit der Bedeutung von Initiativen wie dem Hashtag #MuseumDocumentation beschäftigt, mit unserem Blog und mit all den anderen Projekten, die darauf abzielen, Dokumentation und Sammlungsbetreuung für Öffentlichkeit und Entscheidungsträger sichtbarer zu machen.

Da die CIDOC Konferenz Teil des großen ICOM-Treffens ist, wird das auch eine wunderbare Gelegenheit sein Kollegen zu treffen, die ich viele Jahre nicht gesehen habe und auch Personen, die ich bisher nur vom Internet kenne. Ich freue mich besonders, dass ich Marzia Loddo, unsere Italienische Übersetzerin, nun persönlich kennen lernen werde. 🙂

Und natürlich werde ich, wenn ich zurück bin, einen kurzen Bericht schreiben. Denken Sie daran, dem Hashtag #CIDOC2016 zu folgen, wenn Sie wissen wollen, was sich tut.

Man sieht sich in Mailand!
Angela

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.