Bericht von Greg Hunter

Der Anfang meines Artikels, der für Registrare geschrieben ist, mag etwas merkwürdig erscheinen, aber vor einigen Jahren verbrachte ich einen Tag in einer Clown-Schule. Es war ein sehr eigenartiges Erlebnis, es sollte sich aber herausstellen, dass es eines Tages (was ich damals noch nicht wissen konnte) etwas mit meiner Tätigkeit als Registrar zu tun haben würde. Gleich ob Clown oder Registrar, die Kunst zu Jonglieren ist von fundamentaler Bedeutung für den Beruf. Für einen Registrar, der mit Ausleihen zu tun hat ist es nötig, die Anforderungen sowohl des Leihnehmers, als auch die seiner eigenen Institution gut aus zu balancieren, um einen Standard halten zu können, der des erlaubt die Ausleihe durch zu führen. Sobald es sich um Universitätsmuseen handelt erreichen diese Leihverhandlungen einen besonders hohen Grad an Komplexität, denn Universitätsmuseen verleihen für gewöhnlich innerhalb der Universität an die verschiedensten Einrichtungen. Die Objekte sind ja vielleicht noch „in situ“ – aber wie kann man unter diesen Umständen noch irgend einen Einfluss nehmen? Jonglierbälle verwandeln sich nur zu schnell in Kettensägen, wenn man feststellt, dass eine Reihe miteinander unvereinbarer Anforderungen berücksichtigt werden müssen und einige davon außerhalb des Einflussbereichs des Registrars angesiedelt sind. Die Erfordernisse der Pflege der Bestände und ihres Erhalts haben zum Beispiel einen schweren Stand gegen die Anforderungen, die die Erwartungen, die Geschichte und die Politik der einzelnen Institute stellen. Wo zieht man unter diesen Umständen dann die Grenzlinie, die nicht überschritten werden darf? Und gibt es diese Grenzlinie überhaupt? Oder ist das vielleicht ein Drahtseilakt? Mit dieser äußerst interessanten Fragestellung beschäftigte sich bei der 2015 ARCS Conference in New Orleans die Sitzung am Vormittag des zweiten Tages.

Drei verschiedene Redner stellten ihre Erfahrungen vor. Nicole Linderman vom Harvard Art Museums, Trevor Weight von der Brigham Young University (BYU) und Sonja Reid von der University of Texas (UT) berichteten von den verschiedenen Herausforderungen bei Ausleihen an ihren Universitäten. Nicole begann, indem sie ihren Cowboy-Hut aufsetzte und uns durch den „Wilden Westen“ der inneruniversitären Ausleihen führte – und dabei die Bedingungen aufzeigte, die in allen drei Institutionen ziemlich gleich sind, wie sich später zeigte. Alle Sprecher verwiesen darauf, dass in vielen Fällen in ihren Universitäten die Sorge um den Erhalt der Sammlungen in den Hintergrund getreten war. In Harvard zum Beispiel zählte die Tradition mehr als der Erhalt der Sammlungen, was daran ersichtlich war, dass die Objekte in den Instituten seit unvordenklichen Zeiten an einem bestimmten Ort ausgestellt waren und nie Überlegungen stattgefunden hatten, im Hinblick auf einen Wechsel der Ausstellung oder auf präventive Konservierung. Außerdem wurden weiter Ausleihen getätigt, obwohl es ein Moratorium im Hinblick auf Objektbewegungen gab – ein deutlicher Hinweis auf die Missachtung der Sammlungspflege. In der BYU wurden Leihvereinbarungen oft so völlig missachtet, dass Personen, die Objekte für ihre Büros zur Verfügung hatten, diese als „ihre“ ansahen und sie mitnahmen, wenn sie in ein anderes Büro umzogen, oder sie sogar mit nach Hause nahmen. In der UT wurde ein Problem manifest, das alle drei Institutionen hatten: dass die Leihverträge mit Leuten gemacht wurden, die keinerlei Museumserfahrung hatten, was bedeutet, dass sie den Sinn der Leihvereinbarung nicht verstanden und nicht einsahen, dass sie sich daran halten sollten.

An allen drei Orten musste also etwas geschehen, um dieser Situation ab zu helfen. Trevor formulierte das so, es sollte in drei Schritten geschehen: Ändern – schmackhaft machen – verbessern. In jedem Fall bedeutete „Ändern“ auch die Entwicklung einer neuen, energischen Handhabung der Ausleihe. Die Betonung lag dabei mehr auf Handhabung als auf umfassend neuen Verträgen, da es sich ja um interne Vorgänge handelt und die Leihnehmer keine Erfahrung in der Ausleihe haben. Es war daher wichtig, gute Vorgehensweisen zu entwickeln und die Schlüsselfiguren an den Universitäten von der Nützlichkeit solchen Vorgehens zu überzeugen, da es nur dann Erfolg haben konnte.

Die Universitäten hatten alle ähnliche Ideen, aber sie gingen die Sache unterschiedlich an, je nach den jeweils unterschiedlichen Umständen. In Harvard wurde ein Ein-Jahres-Vertrag für Ausleihen eingeführt – zuvor waren viele Ausleihen überhaupt nicht dokumentiert worden. In der UT wurden alle Leihverträge für solche Ausleihen abgeschafft, da sie nicht durch zu setzen waren. Die Richtlinien der Universität bestimmten, dass ein Institut der Universität ein anderes auch dann nicht beklagen konnte, wenn Vereinbarungen gebrochen wurden, sodass diese von geringem Nutzen waren.

Ein wichtiger Faktor bei der institutionellen Regelung von Ausleihen war in allen drei Universitäten die Fortbildung. Damit ist das gemeint, was Trevor „schmackhaft machen“ nannte – je besser die Mitarbeiter die Notwendigkeit dieser Regelungen verstanden, desto wahrscheinlicher war es, dass sie sich daran hielten. Und welcher Platz ist besser zum Lernen geeignet, als die Universität? In Harvard nutzte Nicole die Gelegenheit einer Inventur der Sammlung, zahlreiche betroffene Personen zu treffen und mit ihnen über die neuen Richtlinien zu sprechen. Es ist nicht immer einfach, von bedeutenden Persönlichkeiten gehört zu werden, aber wenn man ihre Dienstzimmer betritt, um nach Kunstwerke zu sehen, ergeben sich ungeahnte Möglichkeiten. Nicole nutzte diese Gelegenheit sehr intensiv, um sie auf die Bedeutung der Lichtverhältnisse, der Klimaanlage und anderer damit verbundener Faktoren auf zu klären, während sie die Inventarisation vornahm. Auch Trevor begann die Revolution mit der Aufklärung der Nutzer. Dabei bot er jedem, der dazu bereit war, die Möglichkeit an, die vorhandenen Objekte durch Großfotos zu ersetzen, die jedes gewünschte Objekt der Sammlung wiedergaben. Das erwies sich als bahnbrechend, denn so hatten die Leihnehmer den Anreiz einer größeren Auswahl. An der UT sind die neuen Richtlinien noch im Entwurfsstadium, aber Sonja hat schon deutlich gemacht dass mit jedem Leihnehmer darüber gesprochen werden wird, damit ihm seine Verantwortung für die Ausleihe in allen Stadien des Prozesses – vorher, während der Ausleihe und danach – ganz deutlich wird.

Sowohl Nicole als auch Trevor berichteten, dass die Resultate der Einführung der neuen Richtlinien sehr ermutigend waren. Nicoles neue Richtlinien, die den Prozess der Genehmigung der Ausleihe, die Aufstellung, Jahresverträge und Berichte, Facility-Reports, Inventare, Vorgaben für die Luxzahlen, Sicherheit, Verglasung, Befestigung und selbst die Rückholung von Werken enthalten, sind in Harvard weitgehend akzeptiert worden. In der BYU hat sich die Situation sehr verbessert und das Verfahren mit den Großfotos hat dazu geführt, dass die Zahl ausgestellter Kunstwerke deutlich geringer wurde. Der Erfolg der neuen Herangehensweise wurde am Beispiel des Präsidenten deutlich, der es ablehnte, ein Gemälde wieder auf zu hängen, das nach einer auswärtigen Ausleihe in sein Büro zurück kommen sollte und dafür die Reproduktion nahm. Wenn die neuen Richtlinien an der UT angenommen sind, werden sie dort, so hofft Sonja, ähnliche Ergebnisse erzielen.

Alle drei Sprecher haben gute Arbeit geleistet, indem sie uns zeigten, was gute Registrare bewirken können. Mit sehr schwierigen Situationen konfrontiert, in denen sie ihre Sammlungen verwalten sollen, haben sie große Schritte unternommen um zuerreichen, dass ihre Sammlungen gut betreut werden und für viel Jahre gut erhalten. Das war sehr beflügelnd und ich bin froh, dass ich da sein konnte und das hören. Jonglieren mit Kettensägen? Das ist gar nichts – Universitätsjonglage ist der wahre Jakob!

Greg Hunter ist der Registrar des National Sports Museum am Melbourne Cricket Club in Melbourne, Australien. Er ist sowohl Mitglied des Australasian Registrars Committee (ARC) und der Association of Registrars and Collections Specialists (ARCS) und bekam einen Reisekostenzuschuss für die Teilnahme an der ARCS Konferenz 2015. Er liebt es sich über Museen fortzubilden, zu lesen, zu schreiben und in seiner Freizeit Gitarre zu spielen, obwohl hier „spielen“ vielleicht eine allzu wohlgesonnene Umschreibung seiner Bemühungen in diesem Bereich ist.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

Die Gründe und was man dagegen tun kann II

Im dritten Teil dieser Serie haben wir untersucht, welcher Teil unserer menschlichen Natur für die Fehler verantwortlich ist, die wir im ersten Teil entdeckt haben. Aber das sind nicht die einzigen Gründe. Vorgehensweisen und verfügbare Technik spielen eine große Rolle.

1. Anzahl von Schritten bis zur endgültigen Standortänderung

Wenn man unter Kollegen mal wirklich ehrlich zueinander ist, kommen wir alle zu mehr oder weniger dem gleichen Ergebnis: so exakt und detailverliebt wir alle sein mögen, in 10 Prozent aller Fälle machen wir etwas falsch. Meistens sind es Zahlendreher, aber die ganze Bandbreite der im Teil 1 entdeckten Fehler kommt vor. Dass kaum einer unserer Fehler die Datenbank erreicht, liegt einzig und allein daran, dass wir uns selbst rigide Überprüfungsmechanismen auferlegen. So überprüfen wir zum Beispiel jede aufgeschriebene Nummer noch einmal mit der Nummer auf dem Objekt oder arbeiten zu Zweit beim Verstandorten.
Wenn so eine große Gefahr von Zahlendrehern beim Aufschreiben besteht, ist es auch völlig logisch, dass, je öfter wir das in einem Arbeitsprozess wiederholen müssen, die Wahrscheinlichkeit dieses Fehlers zunimmt. Es ist genau so logisch, dass, je mehr Leute am gesamten Prozess beteiligt sind und je mehr Zeit zwischen realer Standortänderung und Eintrag in der Datenbank vergehen, die Fehlerhäufigkeit ansteigt.
Der schlimmste Arbeitsvorgang zur Standortänderung, dem ich je begegnet bin, sah folgendermaßen aus:

1. Der Depotverwalter notiert die Standortänderung auf einem Freßzettel im Außendepot.
2. Der Depotverwalter oder ihre/seine Hilfskraft schreibt eine Email mit der Standortänderung, sobald er/sie in der Nähe eines Computers mit Internetanbindung ist und schickt diese an das Dokumentationsteam.
3. Ein Mitglied des Dokumentationsteams nimmt die Standortänderung in der Datenbank vor.

Es ist völlig offensichtlich, dass dreimal die Inventarnummer und der Standort notiert wird, so dass es hier dreimal zu Übertragungsfehlern kommen kann (von verlorenen Freßzetteln ganz zu schweigen). Zu den „normalen“ Zahlendrehern kommt die Möglichkeit, die Handschrift falsch zu entziffern hinzu. Zu den Schreib- und Tippfehlern gibt es auch noch die Möglichkeit, den Standort falsch zu übertragen, da der endgültige Standorteintrag von jemandem vorgenommen wird, der nicht mit der Standortsystematik im Depot vertraut ist. Während der/die Depotverwalter/in möglicherweise merkt, dass er/sie die Grammophonnadel unmöglich ins Schwerlastregal getan haben kann, entgeht dieses Detail mit ziemlicher Sicherheit dem Dokumentar in seinem Büro.

Was man dagegen tun kann:

• Die Anzahl der Schritte zum endgültigen Standorteintrag auf ein Minimum begrenzen. Idealerweise besteht in allen Depots Zugang zur Datenbank, so dass die Änderungen zeitgleich mit dem Standortwechsel des Objekts durchgeführt werden können.
• Jeder, der reale Standortveränderungen von Objekten vornimmt, besitzt auch die Berechtigung, dies in der Datenbank zu vermerken.
• Wenn mehrere Beschäftigte an der Standortänderung beteiligt sind, muss sicher gestellt sein, dass es eine Feedback-Funktion gibt, so dass der- oder diejenige, der/die das Objekt bewegt hat überprüfen kann, ob der Datenbankeintrag stimmt.
• Technik wie Barcodes können, wenn sie flächendeckend und funktionsfähig eingeführt sind, die Zahl der Zahlendreher auf Null reduzieren. (Lesen Sie die Beispiele aus den National Galleries of Scotland und dem TECHNOSEUM).

2. Komplizierte Nummerierungssysteme

Das ist nicht wirklich eine Überraschung, aber man denkt nie wirklich darüber nach: Wenn Ihre Standortnummerierung oder Ihre Inventarnummer verwirrend kompliziert zusammengesetzt ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Inventarnummern, die der Logik „Zugangsjahr/Fortlaufende Nummerierung für das Zugangsjahr/Teilnummer“ folgen, sind wesentlich einfacher zu merken als Inventarnummern, die eine Vielzahl von Informationen zu fassen versuchen wie „Abteilungsnummer/Nummer für Material oder Technik/Zugangsjahr/Nummer für die Unterscheidung zwischen Leihe, museumspädagigischer Gebrauchssammlung und Objektsammlung/Nummer des Objekts/Teilnummer“ ¹. Anders als Computer sind Menschen nicht gut darin, Nummern zu behalten. Auch wenn es nur ein kurzer Moment ist, der zwischen dem Lesen der Nummer und dem Aufschreiben vergeht, es ist ein Merkvorgang. Ein Herr Miller hat 1956 herausgefunden, dass das menschliche Gehirn nur 7 Dinge gleichzeitig behalten kann ². Ich zweifele nicht daran, dass es blitzgescheite Kolleginnen und Kollegen gibt, die sich mehr merken können, aber mir scheint es in den meisten Fällen zuzutreffen.

Ein Grund, warum das dreiteilige Nummerierungssystem einfacher zu behalten ist als andere Nummerierungssysteme ist, dass ein Teil davon, das Zugangsjahr, einem etwas sagt. Als Mensch liest man 1977 nicht als 1-9-7-7, man liest es als das Jahr in dem Elvis gestorben ist oder Ihre Tochter geboren wurde. Das ist möglicherweise der Grund, warum ich selten auf Fehler im Zugangsjahr gestoßen bin und wenn, dann wenn vorher eine ganze Reihe von Objekten aus einem anderen Jahr verstandortet wurde, so dass davon auszugehen ist, dass das Hirn einfach das bisherige Jahr kopiert und eingesetzt hatte (erinnern Sie sich, was ich zum Thema Konzentration in Teil 3 gesagt habe!) oder wenn es sich um Ziffern handelt, die sich handschriftlich besonders ähnlich sehen wir 5 und 6 oder, in besonders schlimmen Sauklauen 8, 9 und/oder 0. Man könnte also sagen, dass der erste Teil des dreiteiligen Nummerierungssystem nur ein Ding ist, das man sich merken muss, nicht 4. Der nächste Teil enthält dann 3 oder 4 Ziffern, was man sich ohne weiteres merken kann, ebenso wie die Teilenummer, so lange es nicht zu viele Teile sind. Eine 1988.1243.001 lässt sich leichter merken als eine 1988.1243.193, einfach, weil man sich im ersten Fall 6 Dinge merken muss (1 Jahr + 4 Ziffern + 1 Ziffer) und im zweiten Fall 8 Dinge (1 Jahr + 4 Ziffern + 3 Ziffern).

Was man tun kann:

• Nummerierungssysteme wählen, die dem menschlichen Hirn entgegen kommen.
• Bleiben Sie einfach. Erwarten Sie nicht von einer Inventarnummer, dass sie gleich ALLE Informationen enthält. Es ist völlig ausreichend, wenn eine Inventarnummer es leistet, dass man zwei gleichartige Objekte voneinander unterscheiden kann. Alle weiteren Informationen kann man der Datenbank oder einer beiliegenden Inventarkarte entnehmen.
• Vermeiden Sie, wo immer möglich, Arbeitsprozesse, die erfordern, dass man sich Nummern merken muss.
• Kennzeichnen Sie Ihre Lagereinrichtungen klar und lesbar. Nur, weil ein Standortnummerierungssystem Ihnen völlig logisch erscheint, muss das für den nächsten Kollegen, der damit umgehen soll, nicht auch so sein. Ja, genau, ich gucke in Ihre Richtung, meine Damen und Herren Depotverwalter! Wenn Sie darauf verzichten, die Regalböden zu kennzeichnen, erwarten Sie nicht von anderen, dass sie wissen, welches nun „Boden a“ und „Boden e“ ist!

3. Zuständigkeiten

Mit jeder Person, die für Standortänderungen zuständig ist, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Und, je mehr Beteiligte, desto schwerer nachzuvollziehen, was schief gegangen ist. Ebenso wächst die Unterschiedlichkeit der Fehler mit der Anzahl der beteiligten Personen. Das mag etwas schwer verständlich sein, daher ein Beispiel: Unse tapfere Depotverwalterin X arbeitet sehr gewissenhaft und genau, hat aber eine ernsthafte Schwäche: sie verwechselt gerne rechts und links. Da Positionen auf Regalböden mit „links“, „Mitte“ und „rechts“ angegeben werden, verwechselt sie auch manchmal die Position von Objekten. Der Kurator Y wird oft von der schieren Schönheit seiner Objekte geblendet und neigt dazu, zu vergessen, von welchem Regalboden er ein Objekt entnommen hat. Da er gleichzeitig davon überzeugt ist, dass er weiß, was er tut, platziert er das Objekt dann auf einem anderen Regalboden. Restauratorin Z vollbringt wahre Wunder an beschädigten Objekten, hat es aber nicht so mit Nummern. Wenn sie drei Inventarnummern auf einen Karton schreibt, ist mit Sicherheit eine davon falsch. Mit jeder dieser Schwächen kann man, einzeln betrachtet, gut umgehen: abhängig davon, wer das Objekt zuletzt bewegt hat, weiß man einfach, dass man auf der anderen Seite des Regalbodens suchen muss (bewegt von X), auf den Regalböden in der Nähe suchen muss (bewegt von Y) oder einfach mit ein paar möglichen Zahlenkombinationen spielen muss (bewegt von Z). Sobald man aber nicht weiß, wer das Objekt zuletzt in der Hand hatte, muss man alle möglichen und unmöglichen Fehlerquellen in Betracht ziehen, was entsprechend mehr investierte Arbeitszeit bedeutet, bis das Objekt gefunden ist.

Was man dagegen tun kann:

• Die Zahl der Beschäftigten, die Standortwechsel vornehmen (dürfen) begrenzen.
• Jede Standortänderung nicht nur mit Datum und Grund, sondern auch mit ausführendem Mitarbeiter dokumentieren.
• In größeren Institutionen: Genau festlegen und kommunizieren, wer für Standortwechsel verantwortlich ist. Zum Beispiel: Wer dokumentiert den Wechsel in der Datenbank, der abgebende oder der empfangende Mitarbeiter? Wenn der/die Depotverwalter/in ein Objekt in die Restaurierung, ins Fotostudio oder zur/zum Ausstellungsmacher/in gibt, dokumentiert der/die Depotverwalter/in. Wenn ein/e Restaurator/in ein Objekt in das Fotostudio schickt, dokumentiert er/sie die Standortänderung. Wenn ein/e Fotograf/in ein Objekt zurück ins Depot schickt, dokumentiert er/sie die Standortänderung.

Dies war der letzte Teil zum Thema Standortänderungen in unserer Serie „Fehlschläge in Zahlen“. Ich bin mir sicher, dass es noch weitere Punkte zu beachten gibt, die ich übersehen habe. Ich freue mich auf Ihre Kommentare, Ergänzungen und Ideen! Ich bin auch dankbar für Anregungen, was wir noch in „Fehlschläge in Zahlen“ untersuchen könnten.

Herzlcihe Grüße
Angela