Niin metsä vastaa kuin sinne huudetaan.

El bosque responde del mismo modo en que le gritas.
(Proverbio finlandés)

Después de la comida hubo que hacer otra elección difícil: “Assesing Risk in Lending and Borrowing” [“Evaluar riesgos cuando se hacen y se reciben préstamos”] o “Shipping Challenges” [“Retos de los transportes”]. Podría pasar horas hablando acerca de retos asociados a transportes en un Museo de Ciencia y Tecnología, pero se referirían sobre todo a mi propia institución, así que escogí hacer y recibir préstamos.

“Quedo a la espera de tus noticias”: Kate Parsons, Head of Collections Management [Jefe de Gestión de Colecciones] en Tate, Reino Unido y Jane Knowles, Head of Exhibitions [Jefe de Exposiciones], Chair [Presidenta] del UK Registrars Group, presentaron un supuesto de gestión de un préstamo.

Comenzaron con un repaso breve de la historia de la evaluación de riesgos en los procesos de préstamo, con algunos hallazgos hilarantes sobre transportes de obras de arte:

En términos generales, hay tres tipos de riesgos referidos a los préstamos:

1) Financieros
2) Riesgos logísticos
3) Riesgos relativos a la conservación-investigación y éticos

Todos los riesgos deben ser valorados tan pronto como sea posible. Para mostrar cómo hacerlo, Kate y Jane presentaron una situación: la Royal Academy quiere solicitar a la Tate varias obras en préstamo. Asumiendo los papeles de prestador (Kate) y prestatario (Jane), mostraron cómo se desarrolla el proceso de préstamo, cómo ambas partes hacen una valoración continua de riesgos y cómo la comunicación es fundamental.

Como ocurre en tantos procesos de préstamo, el de este supuesto no fue fluido. Por ejemplo, el prestatario envía los gráficos de condiciones ambientales de una de las salas de exposiciones, que tiene este aspecto:

¿Estas condiciones son apropiadas para una escultura de alabastro? Bueno, incluso siendo muy considerados con el prestatario, no… Tienen que buscar una sala alternativa para exponer esta pieza y hay razones para preocuparse debido su peso y a problemas para su transporte. Respecto a otra obra, el prestatario finalmente decide retirar su solicitud de préstamo. El prestador ya ha invertido tiempo en intervenciones de conservación, de modo que envía una factura por estos costes, que por supuesto el prestatario no esperaba y por tanto no había tenido en cuenta en su presupuesto. Y así seguía, aunque al final llegaban a un acuerdo satisfactorio para ambas partes y fueron felices para siempre…

¡Vaya, cuánto me gustaría que todas las peticiones de préstamo y los procedimientos se manejaran de forma tan respetuosa, educada y profesional como en este supuesto! Eso sí es actuar pensando en las obras de arte, en las instituciones y, por supuesto, en los colegas implicados. En resumen: prestador y prestatario deberían trabajar juntos de verdad, y discutir los riesgos de manera abierta y profesional. Eso es una buena valoración de riesgos.

Después siguió Eva-Lena Bergström, con “Lending and Borrowing – Calculating Risks” [“Prestar y recibir préstamos – Calculando los riesgos”]. Hizo un repaso del desarrollo histórico de la evaluación de riesgos asociados a préstamos, y en particular del desarrollo de programas de garantía del estado. Algunos de los datos y cifras que recuerdo (o pude buscar en mis notas):

– En 2009, 22 de 30 países europeos tenían un programa de garantía del estado.
– Desde entonces, se han cubierto 2.296 exposiciones con garantía del estado y se han registrado 16 casos de daños/pérdidas, por un número total de al menos 100.000 objetos (un 0,016 %).
– Sólo 2 de las 84 instituciones que participaron en el estudio llevado a cabo por Eva no llevaban a cabo ningún tipo de valoración de riesgos.

Esto vino seguido de un análisis en profundidad de los datos del cuestionario que se remitió a los delegados de la Conferencia Europea de Registros 2014 para que lo completaran antes de la conferencia (y que se espera que se publique en breve).

La siguiente mesa redonda enseguida pasó a centrarse en el hecho de que algunos contratos de préstamo incluyen un apartado según el cual el prestatario puede ser considerado responsable de daños que puedan hacerse visibles hasta 6 meses después del préstamo. Este apartado aparentemente impone al prestatario un riesgo inasumible. Pero un delegado alemán destacó que puede que haya un malentendido al respecto: de acuerdo con la ley alemana (según lo que entendí; no soy abogada) la reclamación de indemnización por un daño ocurrido durante el período de préstamo debe hacerse inmediatamente después del retorno de la obra. Esto hace imposible presentar reclamaciones por daños “ocultos” que, aunque se hagan visibles poco tiempo después de la devolución de la obra, estén evidentemente causados por las condiciones de esta durante el período de préstamo. Por tanto, los acuerdos de préstamo alemanes a menudo incluyen este apartado que extiende el plazo para reaccionar hasta 6 meses después del préstamo.

Quedó claro que el lenguaje de los contratos debe ser claro y que no es aceptable asumir riesgos no asegurables. Prestar y recibir préstamos es una de las principales responsabilidades de los museos, y los prestadores deben aceptar que hacer un préstamo conlleva ciertos riesgos que no pueden ser trasladados enteramente al prestatario.

Traducción al español desde el inglés: Lucía Villarreal

This post is also available in Italian, translated by Silvia Telmon.

Älä laita kaikkia munia samaan koriin.

No se deben poner todos los huevos en la misma cesta
[proverbio finlandés]

Tras las introducciones y la primera sesión “But is it art?” [“¿Pero eso es arte?”] a cargo de Daniel Birnbaum, hubo sesiones paralelas: “Security matters” [“La seguridad importa/Asuntos de Seguridad”] y “Couriering 101” [“Correos 101”]. Como en mi museo apenas hacemos de correo, escogí seguridad.

La de Tygve Lauritzen, Head of Security and Operations [Jefe de Seguridad y Operaciones] en el Munchmuseet de Noruega, fue quizá la presentación más impactante. Incluyó consejos prácticos de seguridad para transportes, así como algunas advertencias generales.

Lo que más nos impresionó a la mayor parte de nosotros fue un mapa en el que se mostraban los ataques a camiones en Europa (en verde el número menor, en rojo el mayor):

De hecho, el arte que se transporta por carretera está expuesto a un riesgo 1000 veces mayor que el que se transporta por vía aérea –lo cual tiene su lógica pero también asusta–. Una de las ideas que nos transmitió Tygve fue la de reconsiderar el envío de correos con estos transportes terrestres. Desde su punto de vista, el riesgo al que sometes a tu bien más preciado –la vida de tus colegas de trabajo– es mucho mayor que el beneficio. ¿Qué puede hacer el correo si el camión está ardiendo? ¿Qué puede hacer si el camión es retenido y secuestrado por falsos policías?

Transportar arte por carretera es un riesgo en sí mismo que puede reducirse, aunque no evitarse, con una buena organización. Algunas de las recomendaciones fueron:

• Planificar el traslado con antelación, incluyendo paradas, posibilidades de estacionamiento seguro y rutas alternativas.
• Proporcionar a los conductores todos los números de teléfono e indicaciones acerca de qué hacer y a quién llamar en según qué situaciones.
• Proporcionar a los conductores tarjetas impresas con la indicación “No puedo abrir la ventana, por favor llame a nombre/número y escólteme hasta la comisaría más cercana. Se conocen muchos casos de camiones secuestrados por criminales vestidos como policías, y por su seguridad los conductores no deberían abrir las ventanas. La policía real no tiene ningún problema para escoltar un camión hasta la comisaría más próxima.
• Los precintos electrónicos que solamente muestran un cierto código si no han sido abiertos durante el transporte son un buen método para comprobar si algo fue mal durante el viaje.

Teniendo en cuenta el riesgo de que algo pueda ocurrir en carretera, definir un límite de valor por camión es lo lógico. Esto es fácil sobre el papel, pero la clave está en poner en práctica esta política en todas las circunstancias.

Tygve enfatizó que es importante que, como registradores, nos pongamos en “modo crimen futuro”. Actualmente el crimen organizado utiliza el arte como método de pago y no deberíamos infravalorar este riesgo. Debemos estar alerta respecto al hecho de que la información “de dentro” es muy valiosa para los criminales y estos tratan de conseguirla de forma muy activa. Preguntas aparentemente inocentes del tipo “¿Me puedes dar un listín telefónico de tu institución?” no lo son en absoluto. De hecho, si las respondes es como si abrieras una puerta trasera para los criminales. Comenzarán a investigar sobre estas personas para encontrar un punto débil, y lo encontrarán. Alguien que necesite dinero, alguien con problemas con el alcohol, alguien con problemas personales…

Pensar en “modo crimen futuro” también se aplica a la seguridad de los documentos. A menudo no somos conscientes de que la información que enviamos por correo electrónico o que llevamos en nuestros teléfonos o tabletas también son documentos. Estas son algunas de las recomendaciones de Tygve:

• Proteger con clave todos los documentos antes de enviarlos por correo electrónico. Ser conscientes de que los correos normales, no protegidos, son como una postal –es fácil espiar el contenido–. Nunca, nunca enviar documentos abiertos.
• Suministrar la clave a quienes necesitan leer los documentos por teléfono, no por correo electrónico.
• Dropbox no es un lugar seguro para almacenar documentos con información sensible.

En la siguiente sesión Simon Mears, Consultant for Security Risks and High Value Asset Protection [Asesor de Riesgos de Seguridad y Protección de Bienes de Alto Valor] en Dinamarca, nos presentó GRASP, el Global Risk Art Survey Program. Es un sistema creado por aseguradores como reacción a ciertos accidentes en los que se han visto envueltas obras de arte, como robos o incendios. Es una aproximación “holística” orientada a la evaluación de riesgos en todos los posibles campos de riesgo para una colección, incluyendo no sólo robos y catástrofes sino también daños por causas climatológicas.

El último ponente fue Pascal Matthey, Head of Speciality Risk Engineering [Jefe de Ingeniería de Riesgos Especializados] en XL Group, Suiza. Habló acerca de Gestión Holística [Integral] de Riesgos para Museos. Algunas de las ideas principales que recuerdo:

• En la gestión integral de riesgos hay que tener en cuenta la Pérdida Máxima Probable [Maximum Foreseeable Loss, MFL por sus siglas en inglés] en un solo accidente. Es la Ley de Murphy en acción: se declara un incendio, los aspersores no funcionan, los bomberos llegan tarde… ¿A cuánto asciende la pérdida máxima probable?
• Ser conscientes de que el aseguramiento no tiene nada que ver con la gestión de riesgos –el dinero no hace que se recupere el arte perdido, ni devuelve la reputación tras un robo.
• Una buena manera de abordar la gestión integral de riesgos es hacer un cálculo de riesgos agregados, a fin de evaluar las distintas partes del museo en lugar de definir la Pérdida Máxima Probable con relación a la pérdida de toda la colección, que es algo muy improbable. Esto también ayudará a mantener las primas de seguro en niveles razonables.
• Ejemplo: el riesgo más elevado en tus salas puede ser el de robo e incendio, de modo que aquí tratarás de reducir los riesgos mediante medidas organizativas (es decir, hacer todo lo posible para que un ladrón tenga que emplear mucho tiempo para robar y abandonar el edificio, de modo que la policía tenga posibilidad de atraparlo mientras aún no ha salido de él) y asegurarás la Pérdida Máxima Probable en casos de incendio y robo. Si tu almacén está en el sótano, aquí el riesgo de incendio podría ser bajo, pero asegurarás la Pérdida Máxima Probable para daños por inundación.

Como podéis imaginaros, tuvimos bastante alimento para pensar y hablar durante la pausa de comida que vino a continuación…

Traducción al español desde el inglés: Lucía Villarreal

¿Alguna vez os habéis preguntado cómo sería hacer otra vez la misma exposición? ¿Las oportunidades para evitar errores hacen que la cosa sea diferente o mejor? Pues esa es más o menos la situación en la que nos hemos encontrado hace poco.
 
Cómo empezó todo

En 2010 fue necesario tomar medidas para la organización en el edificio del museo que se comieron gran parte del presupuesto. Pero, por supuesto, nuestros visitantes querían poder ver algo igualmente. Sin dinero, sin personal, sin tiempo ¿había una solución? Sí que la había. ¡Seguíamos teniendo nuestras colecciones! Costes de transporte mínimos, sin gastos de correos, sin problemas de aseguramiento. Si nos limitábamos a usar las estructuras de almacenamiento como vitrinas de exposición y el material de archivo para las presentaciones no necesitaríamos apenas diseño y después podríamos reutilizar los materiales. Cuanto más lo pensábamos más nos gustaba la idea. Y como extra, tendríamos ocasión de revisar una gran parte de nuestra colección, corregir entradas en la base de datos, incluso quizá recuperar algunos de los objetos con “localización desconocida” y resolver algún “encontrado en las colecciones”. Para hacer corta esta larga historia, en 2011 abrimos “Die Sammlung: 1001 Objekt zum Hören und Sehen” (“La Colección: 1001 objetos para escuchar y mirar”), una presentación de nuestras colecciones de radios, sets de televisión, tocadiscos, proyectores, cámaras, grabadoras de cintas, grabadoras de vídeo… ¡A nuestros visitantes les encantó!

Así que, como os podéis imaginar, cuando estuvo claro que repetiríamos la exposición usando nuestra colección de aparatos domésticos estábamos todos entusiasmados. Y si el espíritu del equipo durante la preparación de la primera exposición de objetos de la colección fue como conducir el barco de una expedición hacia la Inmensidad Desconocida, en esta ocasión fue como un partido de fútbol contra nuestros antiguos yos: queríamos hacerlo más grande, mejor y más colorido que la primera vez.

 

Espíritu de superación: derecha o izquierda – mi posición

Sabíamos qué funcionó bien en la última ocasión y por tanto teníamos un mapa para guiarnos. Pero en lugar de seguirlo de un modo servil, con la actitud del “así lo hemos hecho siempre”, lo seguimos con espíritu de mejora.

Por ejemplo, la primera vez habíamos hecho pruebas previas de disposición de los objetos en las estanterías. Teníamos una estructura similar a las que había en la exposición montada en la zona de almacenaje, de modo que podíamos probar a organizar los objetos hasta encontrar la disposición que nos pareciera mejor. Invertir tiempo en esta tarea durante la preparación reduce el estrés durante el proceso de montaje. Además, así no es importante quién hace el montaje final. Las posiciones en las estructuras están claras, de modo que cualquiera con experiencia en el manejo de objetos puede hacerlo sin tener que emplear tiempo en pensar en la disposición perfecta.

Una vez que los objetos estuvieron colocados les dimos números de posición en sus estantes. La primera vez usamos indicaciones, de modo que nuestras listas de embalajes tenían este aspecto:

Número de inventario, nombre de objeto, número de estructura, número de estante, izquierda

Si bien esto había funcionado bastante bien, hicimos algunas observaciones:

• La localización mediante términos como izquierda y derecha puede resultar clara sobre el papel, pero si en tu equipo hay personas que a veces confunden la derecha y la izquierda (como yo misma), es probable que haya errores de localización.
• Izquierda, medio y derecha funcionan bien si solo tienes tres radios en el estante. Puedes trabajar con más objetos inventando términos como “el más exterior a la izquierda” o “centro-izquierda”. Esto suena cautivador pero poco práctico.

Así que lo cambiamos por números de posición empezando por el 1, numerando de izquierda a derecha. Ahora nuestras listas de embalajes tenían este aspecto:

Número de inventario, nombre de objeto, número de estructura, número de estante, Pos. (por “posición número”) 3

Por la misma razón decidimos dar un paso más en la preparación. La primera vez habíamos anotado las posiciones en el estante solo en la base de datos. En esta ocasión hicimos fotos de cada una de las disposiciones de objetos en el estante y escribimos los números de posición. Adjuntamos la foto a todas las listas de embalaje. Ahora, cualquiera que colocara los objetos durante el montaje podría utilizar la foto como referencia.

Esto ha sido solo un ejemplo de las muchas cosas que mejoramos durante la preparación.
 
Una segunda vuelta de perfeccionamiento

Todos estuvimos trabajando en “modo mejora” durante la preparación y seguimos haciéndolo durante el montaje. Encontramos varias cosas que podríamos hacer mejor la próxima vez.

Por ejemplo, después de que hubiéramos puesto las cartelas retiramos las tarjetas de inventario y las guardamos. La primera vez las habíamos guardado todas en una caja, ordenándolas por número de inventario para que pudieran localizarse rápidamente una vez que uno sabía qué número de inventario debía buscar.
De pronto, nuestro alumno ayudante dijo “un momento, ¿no sería mejor reunirlas y almacenarlas por número de estructura y estante?”

Discutimos la idea brevemente, la aprobamos, y lo llamamos en su honor “La maniobra Pakenis”. Desde ese momento reunimos las etiquetas de inventario en bolsas con cierre de cremallera, una por cada estante, con el número de estructura y de estante anotado. Al desmontar la exposición cualquiera puede coger las bolsas de la estructura que tiene que embalar y ya dispone de las etiquetas de inventario correspondientes.

Otro ejemplo son las fotos de disposición de objetos. He descrito cómo las preparamos y seguro que os sonó bien, ¿verdad? Sí, eso pensaba. Estábamos muy orgullosos de la idea. Sin embargo, durante la preparación nos dimos cuenta de que era una buena idea pero no la mejor.

Adjuntamos una foto a cada lista de embalaje, lo cual no era necesario. En la mayor parte de las ocasiones simplemente cogimos la foto de la primera caja, la pusimos en el estante y la usamos como referencia. De modo que, en el futuro, podemos ahorrarnos el esfuerzo de imprimir la foto y adjuntarla a la lista de embalaje. Imprimiremos todas las fotos justo antes de la preparación y las colocaremos en los estantes correspondientes. Esto también permitirá ahorrar algo de papel y de tinta.

Tener los números de posición escritos en las fotos fue útil pero hacía necesario saltar constantemente de la foto a la lista de embalaje, porque tenías el número de inventario en el objeto y en la lista de embalaje pero no en la foto. Además esto generó confusión entre objetos de aspecto similar que estuvieran en un mismo estante. La próxima vez anotaremos también los números de inventario en la foto.

 
El arte de cometer errores

Una cosa de la que nos dimos cuenta durante la preparación y el montaje fue que cometimos errores que ya habíamos cometido la primera vez. No querer admitir los errores es humano. Cometer el mismo error dos veces es tonto. El principal error que cometimos la última vez fue no tomar notas de lo que no funcionó. Así que solo mejoramos aquello que recordábamos pero estuvimos abocados a repetir los errores que habíamos olvidado.

Ya que estábamos en “modo mejora”, decidimos que esta vez lo haríamos mejor. Cada vez que advertíamos algo que podríamos haber mejorado, alguien decía: “Parad. ¡Anotadlo!” Y lo hicimos. No importó que estuviéramos subidos a escaleras, limpiando cristal acrílico o poniendo cartelas; siempre hubo alguien para hacer una nota rápida de lo que habíamos advertido.

Poco tiempo después de que abriera la exposición nos sentamos, reunimos nuestras notas y comentamos otras cosas que recordáramos. Juntaremos todo en un solo documento, incluyendo las cosas que funcionaron y que sin duda repetiremos. Esto podrá servir como referencia para futuras exposiciones de colecciones propias, y aunque muchas de nuestras sugerencias sean muy específicas algunas podrían ser útiles también para otros proyectos.

 
Nuestro marcador

El 19 de febrero abrimos “La Colección 2: el hogar eléctrico”. Podéis echar un vistazo a estos dos vídeos de la TV alemana:

http://www.rnf.de/mediathek/kategorie/themenserien/technoseum-mannheim/#.UwoZBYUnYyM

http://www.swr.de/swr4/bw/nachrichten/rhein-neckar/technoseum-in-mannheim-ausstellung-der-ungewoehnlichen-haushaltsgeraete/-/id=258328/did=12909124/nid=258328/m1pgqm/index.html

Galería de fotos de la exposición por Bernd Kießling

Galería de fotos de la exposición en 3D por Bernd Kießling (para verla correctamente son necesarias gafas 3D rojo-cian)

Dije que éramos como un equipo de fútbol jugando contra nuestros antiguos yos. Bien, ¿y cómo quedó el marcador?

• Expusimos más objetos que la primera vez (1.750 contra 1.639, aunque el primer número incluye unos 300 objetos de archivo, mientras que esta exposición la constituyen casi enteramente objetos).
• Colaboramos más estrechamente con nuestro departamento comercial, lo que ha resultado en más entradas de blogs, un árbol de Navidad decorado con electrodomésticos y un tweetup [un encuentro con gente conectada por Twitter] (#Sammlung2).
• Nos fijamos en un número más amplio de grupos de objetos y así pudimos corregir más entradas en la base de datos.
• En ambas ocasiones habíamos terminado lo básico del montaje algunos días antes de la inauguración, lo cual nos permitió mejorar algunas cosas más de forma inmediata.
• Veremos si podemos mejorar las cifras de visitantes de la primera exposición, que fueron 14.400, más de lo previsto.

Pero no hay por qué parar aquí. Cuando se trata de hacer las cosas mejor no hay línea de meta. La próxima vez nuestro grito de guerra será de nuevo:

¡Venid a por nosotros!

P. S. Durante la preparación aprendimos muchas cosas (tales como: por qué comprobar los estantes antes de atornillar cristal acrílico en el frente) así que hay material para algunas historias más en Registrar Trek. ¡Estad atentos!

Traducción al español desde el inglés: Lucía Villarreal