¿Alguna vez os habéis preguntado cómo sería hacer otra vez la misma exposición? ¿Las oportunidades para evitar errores hacen que la cosa sea diferente o mejor? Pues esa es más o menos la situación en la que nos hemos encontrado hace poco.
 
Cómo empezó todo

En 2010 fue necesario tomar medidas para la organización en el edificio del museo que se comieron gran parte del presupuesto. Pero, por supuesto, nuestros visitantes querían poder ver algo igualmente. Sin dinero, sin personal, sin tiempo ¿había una solución? Sí que la había. ¡Seguíamos teniendo nuestras colecciones! Costes de transporte mínimos, sin gastos de correos, sin problemas de aseguramiento. Si nos limitábamos a usar las estructuras de almacenamiento como vitrinas de exposición y el material de archivo para las presentaciones no necesitaríamos apenas diseño y después podríamos reutilizar los materiales. Cuanto más lo pensábamos más nos gustaba la idea. Y como extra, tendríamos ocasión de revisar una gran parte de nuestra colección, corregir entradas en la base de datos, incluso quizá recuperar algunos de los objetos con “localización desconocida” y resolver algún “encontrado en las colecciones”. Para hacer corta esta larga historia, en 2011 abrimos “Die Sammlung: 1001 Objekt zum Hören und Sehen” (“La Colección: 1001 objetos para escuchar y mirar”), una presentación de nuestras colecciones de radios, sets de televisión, tocadiscos, proyectores, cámaras, grabadoras de cintas, grabadoras de vídeo… ¡A nuestros visitantes les encantó!

Así que, como os podéis imaginar, cuando estuvo claro que repetiríamos la exposición usando nuestra colección de aparatos domésticos estábamos todos entusiasmados. Y si el espíritu del equipo durante la preparación de la primera exposición de objetos de la colección fue como conducir el barco de una expedición hacia la Inmensidad Desconocida, en esta ocasión fue como un partido de fútbol contra nuestros antiguos yos: queríamos hacerlo más grande, mejor y más colorido que la primera vez.

 

Espíritu de superación: derecha o izquierda – mi posición

Sabíamos qué funcionó bien en la última ocasión y por tanto teníamos un mapa para guiarnos. Pero en lugar de seguirlo de un modo servil, con la actitud del “así lo hemos hecho siempre”, lo seguimos con espíritu de mejora.

Por ejemplo, la primera vez habíamos hecho pruebas previas de disposición de los objetos en las estanterías. Teníamos una estructura similar a las que había en la exposición montada en la zona de almacenaje, de modo que podíamos probar a organizar los objetos hasta encontrar la disposición que nos pareciera mejor. Invertir tiempo en esta tarea durante la preparación reduce el estrés durante el proceso de montaje. Además, así no es importante quién hace el montaje final. Las posiciones en las estructuras están claras, de modo que cualquiera con experiencia en el manejo de objetos puede hacerlo sin tener que emplear tiempo en pensar en la disposición perfecta.

Una vez que los objetos estuvieron colocados les dimos números de posición en sus estantes. La primera vez usamos indicaciones, de modo que nuestras listas de embalajes tenían este aspecto:

Número de inventario, nombre de objeto, número de estructura, número de estante, izquierda

Si bien esto había funcionado bastante bien, hicimos algunas observaciones:

• La localización mediante términos como izquierda y derecha puede resultar clara sobre el papel, pero si en tu equipo hay personas que a veces confunden la derecha y la izquierda (como yo misma), es probable que haya errores de localización.
• Izquierda, medio y derecha funcionan bien si solo tienes tres radios en el estante. Puedes trabajar con más objetos inventando términos como “el más exterior a la izquierda” o “centro-izquierda”. Esto suena cautivador pero poco práctico.

Así que lo cambiamos por números de posición empezando por el 1, numerando de izquierda a derecha. Ahora nuestras listas de embalajes tenían este aspecto:

Número de inventario, nombre de objeto, número de estructura, número de estante, Pos. (por “posición número”) 3

Por la misma razón decidimos dar un paso más en la preparación. La primera vez habíamos anotado las posiciones en el estante solo en la base de datos. En esta ocasión hicimos fotos de cada una de las disposiciones de objetos en el estante y escribimos los números de posición. Adjuntamos la foto a todas las listas de embalaje. Ahora, cualquiera que colocara los objetos durante el montaje podría utilizar la foto como referencia.

Esto ha sido solo un ejemplo de las muchas cosas que mejoramos durante la preparación.
 
Una segunda vuelta de perfeccionamiento

Todos estuvimos trabajando en “modo mejora” durante la preparación y seguimos haciéndolo durante el montaje. Encontramos varias cosas que podríamos hacer mejor la próxima vez.

Por ejemplo, después de que hubiéramos puesto las cartelas retiramos las tarjetas de inventario y las guardamos. La primera vez las habíamos guardado todas en una caja, ordenándolas por número de inventario para que pudieran localizarse rápidamente una vez que uno sabía qué número de inventario debía buscar.
De pronto, nuestro alumno ayudante dijo “un momento, ¿no sería mejor reunirlas y almacenarlas por número de estructura y estante?”

Discutimos la idea brevemente, la aprobamos, y lo llamamos en su honor “La maniobra Pakenis”. Desde ese momento reunimos las etiquetas de inventario en bolsas con cierre de cremallera, una por cada estante, con el número de estructura y de estante anotado. Al desmontar la exposición cualquiera puede coger las bolsas de la estructura que tiene que embalar y ya dispone de las etiquetas de inventario correspondientes.

Otro ejemplo son las fotos de disposición de objetos. He descrito cómo las preparamos y seguro que os sonó bien, ¿verdad? Sí, eso pensaba. Estábamos muy orgullosos de la idea. Sin embargo, durante la preparación nos dimos cuenta de que era una buena idea pero no la mejor.

Adjuntamos una foto a cada lista de embalaje, lo cual no era necesario. En la mayor parte de las ocasiones simplemente cogimos la foto de la primera caja, la pusimos en el estante y la usamos como referencia. De modo que, en el futuro, podemos ahorrarnos el esfuerzo de imprimir la foto y adjuntarla a la lista de embalaje. Imprimiremos todas las fotos justo antes de la preparación y las colocaremos en los estantes correspondientes. Esto también permitirá ahorrar algo de papel y de tinta.

Tener los números de posición escritos en las fotos fue útil pero hacía necesario saltar constantemente de la foto a la lista de embalaje, porque tenías el número de inventario en el objeto y en la lista de embalaje pero no en la foto. Además esto generó confusión entre objetos de aspecto similar que estuvieran en un mismo estante. La próxima vez anotaremos también los números de inventario en la foto.

 
El arte de cometer errores

Una cosa de la que nos dimos cuenta durante la preparación y el montaje fue que cometimos errores que ya habíamos cometido la primera vez. No querer admitir los errores es humano. Cometer el mismo error dos veces es tonto. El principal error que cometimos la última vez fue no tomar notas de lo que no funcionó. Así que solo mejoramos aquello que recordábamos pero estuvimos abocados a repetir los errores que habíamos olvidado.

Ya que estábamos en “modo mejora”, decidimos que esta vez lo haríamos mejor. Cada vez que advertíamos algo que podríamos haber mejorado, alguien decía: “Parad. ¡Anotadlo!” Y lo hicimos. No importó que estuviéramos subidos a escaleras, limpiando cristal acrílico o poniendo cartelas; siempre hubo alguien para hacer una nota rápida de lo que habíamos advertido.

Poco tiempo después de que abriera la exposición nos sentamos, reunimos nuestras notas y comentamos otras cosas que recordáramos. Juntaremos todo en un solo documento, incluyendo las cosas que funcionaron y que sin duda repetiremos. Esto podrá servir como referencia para futuras exposiciones de colecciones propias, y aunque muchas de nuestras sugerencias sean muy específicas algunas podrían ser útiles también para otros proyectos.

 
Nuestro marcador

El 19 de febrero abrimos “La Colección 2: el hogar eléctrico”. Podéis echar un vistazo a estos dos vídeos de la TV alemana:

http://www.rnf.de/mediathek/kategorie/themenserien/technoseum-mannheim/#.UwoZBYUnYyM

http://www.swr.de/swr4/bw/nachrichten/rhein-neckar/technoseum-in-mannheim-ausstellung-der-ungewoehnlichen-haushaltsgeraete/-/id=258328/did=12909124/nid=258328/m1pgqm/index.html

Galería de fotos de la exposición por Bernd Kießling

Galería de fotos de la exposición en 3D por Bernd Kießling (para verla correctamente son necesarias gafas 3D rojo-cian)

Dije que éramos como un equipo de fútbol jugando contra nuestros antiguos yos. Bien, ¿y cómo quedó el marcador?

• Expusimos más objetos que la primera vez (1.750 contra 1.639, aunque el primer número incluye unos 300 objetos de archivo, mientras que esta exposición la constituyen casi enteramente objetos).
• Colaboramos más estrechamente con nuestro departamento comercial, lo que ha resultado en más entradas de blogs, un árbol de Navidad decorado con electrodomésticos y un tweetup [un encuentro con gente conectada por Twitter] (#Sammlung2).
• Nos fijamos en un número más amplio de grupos de objetos y así pudimos corregir más entradas en la base de datos.
• En ambas ocasiones habíamos terminado lo básico del montaje algunos días antes de la inauguración, lo cual nos permitió mejorar algunas cosas más de forma inmediata.
• Veremos si podemos mejorar las cifras de visitantes de la primera exposición, que fueron 14.400, más de lo previsto.

Pero no hay por qué parar aquí. Cuando se trata de hacer las cosas mejor no hay línea de meta. La próxima vez nuestro grito de guerra será de nuevo:

¡Venid a por nosotros!

P. S. Durante la preparación aprendimos muchas cosas (tales como: por qué comprobar los estantes antes de atornillar cristal acrílico en el frente) así que hay material para algunas historias más en Registrar Trek. ¡Estad atentos!

Traducción al español desde el inglés: Lucía Villarreal