Barcodes in der Standortverwaltung im TECHNOSEUM

Barcode oder RFID?

Wie bei jedem Praxisproblem gibt es auf der einen Seite die Fülle des technisch Machbaren, auf der anderen die konkreten Rahmenbedingungen vor Ort. Was in dem einen Museum sinnvoll ist, muss es nicht automatisch im nächsten auch sein. Wir haben zunächst ergebnisoffen mehrere Möglichkeiten geprüft: Zum einen Barcodes. Sie kennt man vom Einkaufen als eindimensionaler Strichcode auf den Verpackungen, von Werbeplakaten und Zeitschriften als zweidimensionalen Code, hier meist verallgemeinernd QR-Code genannt. Zum anderen RFID-Chips, die eher von Diebstahlsicherungen und Tierkennzeichnungen bekannt sind. Dann schlossen wir uns mit Kolleginnen und Kollegen weltweit kurz, die die verschiedenen Systeme in ihren Museen einsetzen. So bekamen wir einen recht guten Überblick über Möglichkeiten und Probleme. Nachdem wir diese Informationen mit unseren Anforderungen vor Ort abgeglichen hatten, entschieden wir uns für den eindimensionalen Strichcode.

Der Mensch macht‘s

Arbeit vor Ort und in der Datenbank

Die Barcode-Scanner arbeiten nicht anders als eine Tastatur oder eine Maus. Wenn der Barcode gescannt wird, zeigt unsere Datenbank (Faust 7) den zugehörigen Datensatz an, der dann bearbeitet werden kann. Soll der Standort verändert werden, wird der Standortbarcode direkt an der Lagereinheit oder aus einer Liste am Arbeitsplatz abgescannt. Die im TECHNOSEUM eingesetzten Barcode-Lesegeräte arbeiten drahtlos über Funk. Sie besitzen außerdem eine Speicherfunktion, wodurch auch Barcodes außerhalb der Reichweite des Empfängers eingelesen und dann am Arbeitsplatz ausgegeben werden können.

Die Umsetzung: Von Null auf 170.000?

Die Umsetzung einer solchen Maßnahme sieht zunächst wie eine Mammutaufgabe aus. Schließlich sollen irgendwann alle rund 170.000 Objekte des TECHNOSEUM „ihren“ Barcode tragen. Durch die simple Direktive „Alles, was wir in die Hand nehmen, bekommt einen Barcode.“ stellt sich das jedoch in der Realität wesentlich weniger dramatisch dar. Seit Februar 2015 bekommt jede Neuerwerbung zeitgleich mit der Inventarisierung ihren Barcode. Dazu bekommt jedes ausgeliehene, fotografierte, überprüfte oder restaurierte Objekt seinen Barcode umgehängt – pro Jahr betrifft das zwischen 4.000 und 6.000 Objekte. In der Datenbank haben ohnehin alle Objekte bereits einen Barcode, wodurch er automatisch auf jeder neu ausgedruckten Inventarkarte, Packliste und Kartonkennzeichnung erscheint. Freie Hilfskraftstunden werden dazu genutzt, komplette Lagereinheiten mit neuen Inventarkarten zu versehen.
Die erste Feuertaufe haben die Barcodes bereits bestanden: den Abbau der Ausstellung „Herzblut“. Etwa 600 der 700 ausgestellten Objekte entstammten dem hauseigenen Sammlungsbestand und wurden im Juni verpackt und zurück ins Depot gebracht. Dank der Barcodes gab es zum ersten Mal keine „blinden Flecken“ in der Logistikkette: jedes Objekt war zu jeder Zeit auffindbar, ob noch in der Vitrine, schon im nummerierten Umzugskarton oder bereits eingelagert im Depot. Und noch ein Novum: dies war der erste Ausstellungsabbau in der 25-jährigen Geschichte des Museums, der ganz ohne Zahlendreher ablief!

Angela Kipp

Der Artikel erschien ursprünglich in „KulturBetrieb. Magazin für innovative und wirtschaftliche Lösungen in Museen, Bibliotheken und Archiven“; Ausgabe drei (August 2015); www.kulturbetrieb-magazin.de

Verwendete Kürzel und technische Begriffe

RFID (engl. Abkürzung für „radio-frequency identification“): Identifizierung mit Hilfe von Radiowellen.

(Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions)

Von Anne M.Young
Zuständig für Urheberrechte
Indianapolismuseum of Art

In der vorletzten Woche erschien Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions herausgegeben vom Indianapolis Museum of Art und der American Alliance of Museums, s. die offizielle Pressemitteilung. Nach zwei Jahren intensiver Arbeit an dem Handbuch freue ich mich sehr, dass die Anstrengung so vieler Leute Früchte getragen hat, die nun der Öffentlichkeit übergeben werden. Da ich das Handbuch gerne mein drittes „Kind“ genannt habe – hier ist es nun, ein springlebendiges neugeborenes E-book.

Das Handbook ist die erste Publikation für Spezialisten auf dem Gebiet des Urheberrechts und der Nutzungsbedingungen für geistiges Eigentum, das sich einzig auf die entsprechenden Richtlinien, Normen und die sich herausbildenden Usancen konzentriert. Wie im Handbook erklärt, muss jeder der in einer Kulturinstitution arbeitet und mit diesen Dingen zu tun hat, sich damit beschäftigen, das betrifft Registrare, Archivare, Bibliothekare, Rechtsanwälte und andere mehr.

Das Schreiben, Editieren und Gestalten von Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions war, vergleichsweise, die einfachere Aufgabe. Die Kärrnerarbeit war die Koordination all der beweglichen Elemente, die mit dieser Produktion in Verbindung standen. Der einzige Grund, warum es nun erscheinen kann ist der: es gelang IMA (Indianapolis Museum of Art) und AAM (American Alliance of Museums) als Verleger auf eine Linie zu bringen, mehr als 20 Autoren und juristische Gutachter zusammen zu bringen, das IMA erhielt eine Beihilfe vom U.S. Institute of Museum and Library Services (IMLS) und die Getty-Stiftung ermöglichte die elektronische Publikation mit Hilfe seines Online Scholarly Catalogue Initiative (OSCI) Toolkit. Einer der Beiträger scherzte deshalb: Anne, du wirst jetzt zum „Obersten Floh-Hüter“ ernannt, ein Titel, den ich in aller Bescheidenheit annehme.

Hervor zu heben sind u.a. die folgenden Punkte:

• 400 „Seiten“ Text und fast 800 Fußnoten (nur vier fehlen – wie dumm)
• Ein Überblick über die Gesetze die das geistige Eigentum betreffen, ethische Richtlinien und Risiken (in den USA), sowie Verweise auf andere persönliche und moralische Rechte und Rechte Dritter, die mit den sehr unterschiedlichen internationalen Urheberrechten abgeglichen werden.
• Darstellung der Wichtigkeit einer einheitlichen Politik im Hinblick auf die Urheberrechte unter Berücksichtigung von Open Access und deren regelmäßige Überprüfung
• Je 50 Bezugnahmen auf Lizenzen für freie Dokumentation und Open Access und über 170 auf „gerechte“ Nutzung und/oder kulanten Umgang mit dem Urheberrecht
• Rechtsfragen in Ständigen Sammlungen: Bestimmung des rechtlichen Status der Objekte, Identifizierung des Rechte-Inhabers und die Erarbeitung nicht-exklusiver Genehmigungen.
• Nutzung von Material unter Berücksichtigung von, aber nicht Beschränkung auf, Internetgegebenheiten im Hinblick auf Publikationen und Ausstellungen, Material für pädagogische Zwecke, Webseiten und Sozialen Netze, Marketing und Werbung, Einzel- und Großhandel
• Unterschiedliche Vorgehensweisen um Genehmigungen zu erhalten und Material zu finden, auch wenn „gerechte Nutzung“ anwendbar ist und die unterschiedlichen Bedingungen, die dabei gelten
• 20 Fallstudien, die tatsächliche Beispiele der beitragenden Autoren nachzeichnen und ihre Erfahrungen und die Vorgehensweisen ihrer jeweiligen Arbeitgeber darlegen
• Wie mit externen Vertriebspartnern der Vermehrung der Nutzerzahlen und einer möglichen Vergrößerung des Einkommens zum Durchbruch verholfen wird
• Analyse, wie die Internetkommunikation mit dem Publikum funktioniert, einschließlich der Vermarktung eigener Lizenzen und der Weiterentwicklung der Strategien hinsichtlich der Fotoverwertung
• Direkte Hyperlinks zu externen Quellen und verwandten Artikeln innerhalb der Fußnoten, der Anhänge und der Bibliographie ebenso wie zu eingefügten Videos
• Vier Anhänge: Internationale Vereinbarungen, Gesetze und Urteile der Vereinigten Staaten, Dokumente und Vorlagen für Verträge (über 100 Seiten!),
  Literatur- und Quellenangaben.

Wer es noch nicht getan hat sollte die nächste Kaffeepause nutzen, um ein Exemplar von Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions von der AAM Website https://aam-us.org/ProductCatalog/Product?ID=5186 herunter zu laden. Es kostet nur $4.99!

Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions wurde ermöglicht durch einen Zuschuss des U.S. Institute of Museum and Library Services. Es nutzt das OSCI Toolkit, das von der Getty-Foundation als Teil seiner Initiative für wissenschafltiche Online-Kataloge unterstützt wird.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

Die korrekte Terminologie zu nutzen ist für eine gute Museumsdokumentation von grundlegender Bedeutung, es ist die Basis jeder fachlich fundierten Museumsarbeit. Wir haben dieses Thema schon mehrfach aufgegriffen. Ich bin sehr froh, dass Nomenclature, das Standardwerk für die richtige Benennung von Objekten in den historischen Museen der USA nun in 4. Auflage erschienen ist. Jeder von Ihnen, der schon mit Kollegen darüber diskutiert hat ob ein Werkzeug (je nach Gegend) ein „Engländer“ oder ein „Franzose“ ist oder ob man einen von vier weiteren, offiziellen Bezeichnungen verwenden soll (im englischsprachigen Bereich kann man sich um „adjustabel spanner“ oder „monkey wrench“ streiten), der weiß, warum es ein Segen ist, ein normiertes Vokabular zu haben. Ich habe deshalb Jennifer Toelle gebeten, uns anlässlich der Neuauflage ein paar Zeilen zu schreiben.

Nomenclature 4.0 ist die allerneuste Print-Ausgabe von einem der beliebtesten Thesauri für die Klassifizierung und Benennung von Objekten in Historischen Museen in Amerika.
Aufbauend auf Expertenwissen und auf die hierarchische Gliederung, die in der letzten Ausgabe eingeführt wurde, bietet Nomenclature 4.0 nun einen breiteren Anwendungsbereich und Verbesserungen, die neue Forschungen und Beiträge von Museumsfachleuten aus den Vereinigten Staaten und Kanada berücksichtigen.

Seit über 35 Jahren bietet Nomenclature einen praktischen und flexiblen Rahmen der sicherstellte, dass Museumsdokumentation, Datensuche und gemeinsame Datennutzung einheitlich erfolgen können. Dieses System bleibt das Standard-Katalogwerk für tausende von Museen und historischen Vereinen. Nomenclature unterstützt Museen, indem es ein System vorgibt, nach dem Objekte gleichartig benannt werden können und so den Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern, Wissenschaftlern, anderen Institutionen und der Öffentlichkeit erleichtert.

Nomenclature ermöglicht es den Katalogisierenden, die Objekte ihrer Sammlung genau und gleichartig zu benennen. Wie Pflanzen nach Familien, Gattungen und Arten unterschieden werden, so gruppiert Nomenclature die Dinge nach hierarchischen Ebenen, auf der Basis ihrer Funktion. So werden etwas die Objekte, die ursprünglich als Spielzeug entstanden oder für Spiele, Sport, Glücksspiel oder öffentliche Vergnügungen genutzt wurden in einer Kategorie zusammengestellt (Kategorie 9: Freizeitobjeke), Objekte, die dazu dienten, Ideen aus zu drücken (z.B. Kunst, Archivalien, Kultgegenstände) dagegen in der Gruppe 9: Kommunikation (von Ideen und Werten).

Das Lexikon hat zehn Kategorien, die alle von Menschen hervorgebrachten Objekte umfassen, von Gebäuden, Möbeln, Persönlichen Gegenständen, Werkzeug und Ausrüstungsgegenständen zur Materialbearbeitung, Werkzeug und Ausrüstungsgegenstände für Naturwissenschaft und Technik, Werkzeug und Ausrüstungsgegenstände für Kommunikation, Objekte für die Verteilung und den Transport von Dingen, Objekte, die Ideen und Werte kommunizieren, Freizeitobjekte und Objekte, die nicht zu klassifizieren sind. Jede Kategorie wird dann wieder in Klassen und weitere Untergliederungen aufgeteilt, wobei primäre, sekundäre und tertiäre Objektbegriffe zur Verfügung stehen.

Vielleicht finden Katalogisierende außerhalb der Grenzen Nordamerikas die Objektbezeichnungen von Nomenclature 4.0 bei ihrer täglichen Arbeit auch nützlich.
Es kann ein praktisches Referenzwerk sein, das eine bestehende Terminologie ergänzt und deshalb in den Alltag der Museumspraxis mit einbezogen werden könnte.

Nomenclature 4.0 enthält:

• eine einführende Handreichung zur Nutzung von Nomenclature und eine Darstellung von erprobten Beispielen der Katalogisierung
• neue und auf den neuesten Stand gebrachte Tipps und Hinweise
• ein alphabetisches Verzeichnis von mehr als 16.900 Deskriptoren (= Normbegriffen, vorzugsweise zu benutzenden Begriffen) und weiteren Begriffen
• einen erweiterten Thesaurus mit fast 950 neu aufgenommenen Deskriptoren
• 475 neu in den Katalog aufgenommenen Nicht-Deskriptoren (Begriffe, die nicht verwendet werden sollen)
• eine erweiterte und neu organisierte Abteilung für Wassertransport
• Netzwerke, Digitale Sammlungen, Elektronische Medien, archäologische und ethnographische Objekte und vieles mehr ist nun besser abgedeckt!
• Der Inhalt wurde überarbeitet, um kulturellem Wandel und sich entwickelnden Sammlungen http://community.aaslh.org/nomenclature/ besser gerecht werden zu können, so kann nun zeitgenössische materielle Kultur besser beschrieben werden, ebenso wie traditionelle Dinge.
• Der Zugang zu diesen aktualisierten Daten sichert die Konsistenz der Katalogeinträge und verbessert und erleichtert das Teilen und Finden von Informationen beträchtlich.
• Diese Edition enthält eine ganze Reihe von neuen Begriffen, die von Kollegen „vor Ort “ in Sammlungen und Dokumentationen vorgeschlagen und erbeten wurden.

Folgen Sie der Nomenclature Online Community

• Bleiben Sie mit uns in Verbindung und informieren Sie sich weiter bei http://community.aaslh.org/nomenclature/
  Diese Website stellt nützliche Informationen in Form von Tutorials, Nachrichten und Blogs zur Verfügung
• Folgen Sie der Nomenclature Task Force auf Twitter @AASLH_N40. https://twitter.com/AASLH_N40
• Geben Sie Rückmeldung oder fragen Sie ein Mitglied der Nomenclature Task Force indem Sie eine Email an nomenclature@aaslh.org schreiben oder suchen Sie sich hier ein Mitglied aus: http://community.aaslh.org/about-nomenclature/

Ordering Nomenclature 4.0

Nomenclature 4.0 For Museum Cataloging bestellen: https://rowman.com/ISBN/9781442250987

Jennifer Toelle arbeitet als Registrar im Smoky Hill Museum in Salina, Kansas, U.S.A. und ist Mitglied des Arbeitskreises für Nomenklatur der American Association for State and Local History. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an sie unter: jennifer.toelle@salina.org

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

Erschließung der Sammlung der Historischen Gesellschaft der Anna Maria Insel (Anna Maria Island Historical Society (AMIHS)

Von Ashley Burke

Im ganzen Land gibt es Gemeinden, die sich darum bemühen ihr historisches Erbe zu erhalten. In Folge dessen gibt es kleine historische Gesellschaften und Museen entstehen zu diesem Zweck. Viele dieser Organisationen werden von Ehrenamtlichen betrieben, die keine spezielle Museumsausbildung haben, besonders im Hinblick auf die Betreuung einer Sammlung. Diese Museen beherbergen oft Sammlungen, zu denen es sehr wenige Informationen gibt und die daher in Zukunft wahrscheinlich Schwierigkeiten haben werden, sowohl bei der Forschung als auch bei ihrer Entwicklung.

Das Erbe der Anna Maria Insel (Florida) erhalten

Das AMIHS war ein solches Museum. Es war 1992 von Bürgern gegründet worden, die von den Veränderungen in ihrer Gemeinde beunruhigt waren. Viele der früheren Bewohner zogen weg oder starben und eine rasche Veränderung der Insel hatte begonnen. AMIHS versuchte nun, die Geschichte ein zu fangen, ehe sie verschwand und dazu auch historische Objekte zu sammeln, um die einzelnen Geschichten besser erzählen zu können. In den folgenden 18 Jahren wurden mehr als 1300 Objekte, ein Häuschen aus den 1920er Jahren und noch viel mehr Archivmaterial und Notizbücher angehäuft, die noch bearbeitet werden müssen.

Viele Jahre später, nämlich 2014, an einem heißen Sommertag, besuchte eine unbekannte Museumsperson die Sammlung und erklärte dem Ehrenamtlichen, der gerade Dienst hatte, dass das Museum kein guter Hüter seiner Sammlungen sei. Von dem Augenblick an änderte sich der Blick des Museum auf die Sammlung und man bemühte sich um eine Verbindung zu einem örtlichen Museumsberater (der Autorin). Die erste Aufgabe bestand darin, das Museum zu evaluieren, um die notwendigen Konservierungsmaßnahmen zu skizzieren und Empfehlungen für deren Implementierung zu geben. Eine der wichtigsten Empfehlungen war, die Sammlung vollständig zu erfassen und zu katalogisieren. Auf der Basis der Empfehlungen und der Evaluation entschied sich das Museum, das Katalogisierungsprojekt in Angriff zu nehmen.

Katalogisieren – wie am Fließband

Das Museum beschloss eine Schließung von 1 ½ Monaten (während der Zeit, in der am wenigsten Touristen kommen) um der Museumsberaterin umfassenden Zugang zum Museum zu ermöglichen, ohne von Ehrenamtlichen und Sponsoren belästigt zu werden. So konnte eine Art Fließbandbearbeitung eingerichtet werden, bei der die Objekte Raum um Raum erfasst und fotografiert wurden, Notizen in einem Tabellenprogramm festgehalten wurden, zugleich Stützen und andere Hilfsmittel angebracht, die für eine bessere Konservierung der ausgestellten Objekte sinnvoll waren. Nach und nach wurde das Vorgehen immer stromlinienförmiger und zentrierte sich immer mehr auf das Fotografieren. Eine große Zahl von Objekten wurde aufgestellt, nummeriert, fotografiert und dann zurück gestellt. Beim Fotografieren wurde erst die Nummern fotografiert und dann das Objekt. Wenn die Fotos auf den Computer überspielt waren, wurden die Objekte den Inventarnummern entsprechend neu nummeriert. So konnte der größte Teil der Arbeit außerhalb des Museums erledigt werden. Versehen mit den Fotos der Sammlung in hoher Auflösung konnte die Museumsberaterin leicht die Bezeichnungen nach der Nomenklatur 3.0 anfügen und auch ein paar Web-Recherchen erledigen.

Nachdem die Sammlung vollständig verzeichnet und katalogisiert war (zum Schluss betrug die Zeit pro Objekt ca. 7 Minuten) wurden noch das Archiv und die Zeitungen nach Informationen über Schenker durchsucht. Nachdem die Museumsberaterin nach der Katalogisierung die Sammlung recht gut kannte war es nun leichter, Informationen der Schenker den Objekten zu zu ordnen.

Die Sammlung online verfügbar machen

Am Ende des Katalogisierungsprojekts war das ganze Museum vollständig erfasst, die Objekte mit Nummern versehen und fotografiert – nur, was anfangen mit all diesen Informationen? Das Museum bekam einen vollständigen Ausdruck für einen raschen Zugriff – aber das Museum brauchte eine Computerlösung, die mehr bot als eine Exceltabelle. Da gab es allerdings einige Hürden, die höchste war die, dass das Museum nur einen einzigen Computer besaß, der zudem meistens weggeschlossen war. Es gab keinen Server und technische Unterstützung gab es auch nicht wirklich. Das Museum brauchte aber eine preiswerte, Cloud-gestützte Internet-Lösung. Mit diesem Wissen machte sich die Museumsberaterin auf, alle Museums-Management-Programme auf zu spüren, die Opensource im Netz zu finden sind.

Im Anhang findet sich der ursprüngliche Bericht über die verschiedenen untersuchten Systeme (einschließlich der Kosten und einer Auflistung von Pro und Contra). Auf Grund dieses Berichts und nach längeren Gesprächen mit dem Museum bleib zum Schluss noch die Wahl zwischen eHive und OMEKA. In beide Systeme wurden Daten aus dem Museum eingegeben und dann dem Museumsvorstand vorgeführt. Auf Grund all dieser Informationen entschloss sich das Museum eHive zu wählen.

Nachdem die Software fest stand, wurden mit Hilfe einer Zusammenarbeit von Museum und Museumsberaterin sowie der Softwarefirma die vorhandenen Daten in die Sammlungsdatenbank eingespielt. Das AMIHS hat jetzt eine nutzbare, recherchierbare Sammlungs-Datenbank – eine auf die Forscher leicht zugreifen können, in die Neuerwerbungen leicht eingetragen werden können und in die auch das vorhandene Archivmaterial eingearbeitet werden kann.

Ashley Burke ist die Sammlungsmanagerin des Leepa-Rattner Kunstmuseums in Tarpon Springs, Florida und Museumsberaterin für Burke Museum Services. Sie hat mehr als 10 Jahre Erfahrung in Museen mit den unterschiedlichsten Sammlungen von Kunst bis Kunsthandwerk, von naturgeschichtlichen und archäologischen Objekten bis zu medizinischen (einschließlich Feuchtpräparate). Sie begeistert sich für alles, was mit Museum zu tun hat und für die Geschichte Floridas. Außerdem ist sie Teilzeit-Schmied. Sie stellt in ihrer Freizeit von Museen inspirierten Schmuck her.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

Ursprüngliche Veröffentlichung am 25. März 2015 auf dem TECHNOblog des TECHNOSEUM

Von Berlin nach Mannheim

Als jetzt die Sammlung des Deutschen Rundfunkarchivs angeliefert wurde, wurden wir für vieles entschädigt. Etwa 1.500 Geräte des ehemaligen Deutschen Rundfunkmuseums haben wir in den vergangenen Wochen von diversen Lastwagen geladen und in unseren Depots eingelagert. Selbstverständlich musste auch abgeglichen werden, ob alles, was in Berlin war, auch sicher in Mannheim gelandet ist. Bei dieser Kontrolle konnten wir uns dann plötzlich doch ein bisschen so fühlen wie die Kollegen aus den Kunstmuseen – oder doch eher wie Reiseveranstalter und Standesbeamte?

Ein Rembrandt für daheim

Wir in der Sammlungsabteilung können uns allerdings von den klingenden Namen nicht blenden lassen. In den nächsten Monaten geht es darum, die Sammlung zu sichten, zu sortieren und zu erfassen. Dann müssen sie noch so verpackt werden, dass ihnen die nächsten Jahrzehnte nichts passiert und sie trotzdem jederzeit zur Verfügung stehen: der „Zauberspiegel“ ebenso wie der „Bildmeister“, die „Lady“ und ihr „Kornett“ – und natürlich auch der eine oder andere „Rembrandt“.

Angela Kipp