Die Gründe und was man dagegen tun kann

Im zweiten Teil habe ich am Ende die Frage gestellt, wie es zu den Fehlern kommt, warum wir eine Fehlerquote von 21,91 % in unserem Beispiel hatten. Sie werden es bereits erraten haben, während Schlamperei ein Grund sein KANN, ist es meistens nicht der wahre Grund. Lassen Sie uns einen Blick auf häufige Gründe werfen und uns Gedanken machen darüber, was man dagegen tun kann:

1. Hektik

Wir kennen alle diese Anfragen in letzter Minute, bei denen man das Objekt JETZT braucht, am besten sogar noch gestern. Das passiert besonders häufig vor großen Eröffnungen oder anderen zeitkritischen Veranstaltungen, wenn die Sammlungsverwaltung ohnehin schon bis zum Hals mit anderen Arbeitsaufgaben eingedeckt ist, was natürlich die Wahrscheinlichkeit erhöhnt, dass mit der Standortverwaltung etwas schief geht.
Wenn der oder die Depotverwalter/in das Objekt selbst heraussucht, ist das wahrscheinlichste, was passieren kann, ein Zahlendreher in der Inventarnummer, der zu einem falschen Standorteintrag führt. Das liegt daran, dass er oder sie die Nummer sehr wahrscheinlich schnell auf einen Zettel kritzelt und entgegen der üblichen Vorsichtsmaßnahmen nicht zusätzlich noch den Titel oder den Objekteigennamen notiert. Wenn er oder sie dann den Standort in der Datenbank ändert, wird er oder sie möglicherweise den Eintrag nicht so sorgfältig prüfen, wie das ohne Zeitdruck der Fall wäre.
Wenn ein anderer Museumsbeschäftigter das Objekt heraussucht wird er oder sie möglicherweise vergessen, die Standortänderung zu notieren. Das liegt daran, dass er oder sie, anders als die Sammlungsverwaltung, nicht tagtäglich mit Standortänderungen zu tun hat und vor allem nie nach verstellten Objekten suchen muss. Das macht es sehr einfach zu vergessen, dass die Standortänderung notiert werden muss. Genauso wahrscheinlich ist es, dass weitere Standortänderungen nicht notiert werden, zum Beispiel, wenn Objekte herausgenommen und an einen anderen Platz gestellt werden, um an das gesuchte Objekt zu kommen. Oft werden diese Objekte dann nicht an ihren richtigen Platz zurück gestellt.

Was man dagegen tun kann:

• Klare zeitliche Grenzen für Objektanfragen bei innerbetrieblichen Projekten festlegen. Das erfordert zwar einigen Aufwand in der Durchsetzung und braucht ständiges Erinnern, aber es spart viel Sucharbeit und reduziert den Stress. Insidertipp: Positive Verstärkung wirkt hier Wunder, zum Beispiel Ausstellungsmacher, die ihre Objektlisten rechtzeitig liefern und nicht alle Nase lang mit neuen Objektwünschen kommen öffentlich loben.
• Klare Fristen für externe Anfragen festlegen, beispielsweise für Leihanfragen.
• Die Anzahl an Beschäftigten, die selbst Objekte entnehmen dürfen begrenzen.

2. Multitasking

Obwohl es der Normalfall sein dürfte, dass Sammlungsmanager für sehr viele verschiedene Arbeiten eingesetzt werden, verträgt sich Multitasking nicht wirklich mit Arbeiten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, wie das bei Standortänderungen der Fall ist. Es ist beinahe unvermeidlich, dass Fehler passieren, wenn man zeitgleich Standorte ändert, Datenbankeinträge korrigiert, Emails liest, telefoniert und Anweisungen an Mitarbeiter gibt.

Was man dagegen tun kann:

• Machen Sie es sich zur Regel, dass Sie nicht erreichbar sind, wenn Sie Standorte ändern. Schließen Sie das Emailprgramm und stellen Sie ihr Telefon auf einen Kollegen oder eine Kollegin um, bzw geben Sie ihm oder ihr ihr Handy. Falls es notwendig sein sollte, dass Sie im Notfall erreichbar sind, nehmen Sie ein Handy mit, das nur in RICHTIGEN Notfällen angerufen werden darf.
  Insidertipp: Falls Sie glaube, dass Sie zu wichtig sind, um nicht ständig erreichbar zu sein, machen Sie folgendes einfaches Experiment: nehmen sie zufällig herausgegriffen zwei Stunden aus ihrem Arbeitstag. Notieren Sie, wer versucht hat, Sie zu erreichen und warum. Dann schauen Sie sich die Anfragen an und versuchen Sie diejenige zu benennen, die unbedingt innerhalb dieses Zeitrahmens beantwortet werden mussten und welche unproblematisch gewesen wären, wenn Sie erst zwei Stunden später davon erfahren und dann reagiert hätten. Ich wette, dass die meisten, wenn nicht gar alle, Anfragen in die zweite Kategorie fallen und dass sogar einige Anfragen dabei waren, die sich auf anderem Wege innerhalb dieser zwei Stunden erledigt hätten.

3. Konzentration

Ein Mensch kann sich nicht 8 Stunden am Tag voll konzentrieren. Während das irgendwie logisch ist, wird es trotzdem häufig vergessen. Gerade Sammlungsleute glauben gern, dass sie die Ausnahme von der Regel darstellen, dass sie sich alles merken können und dass sie die ganze Zeit konzentriert arbeiten. Stimmt aber nicht. Standortänderungen brauchen eine extreme Aufmerksamkeit und wenn man müde wird, wird man dabei unweigerlich Fehler machen. Und da man unkonzentriert ist, merkt man natürlich sehr wahrscheinlich auch nicht, dass man gerade einen Fehler gemacht hat.

Was man dagegen tun kann:

• Keinen ganzen Tag für Standortänderungen einplanen. Lieber einen vernünftigen Zeitraum festlegen, zum Beispiel eine oder zwei Stunden, in denen nichts anderes gemacht wird. Planen Sie selbst in diesem kurzen Rahmen Pausen ein und hören Sie sofort auf, wenn Sie merken, dass Sie nicht voll konzentriert sind und ihre Gedanken abschweifen.
• Wo immer es möglich ist, führen Sie Verstandortungen mit einer zweiten Person durch, vor allem, wenn größere Mengen von Objekten einen neuen Standort bekommen sollen. Das reduziert die Anzahl der Fehler signifikant und man kann aufeinander aufpassen. Man selbst bekommt oft gar nicht mit, dass man nicht mehr konzentriert ist. Logisch, man ist schließlich unkonzentriert. Eine zweite Person bemerkt dies aber sehr wahrscheinlich und kann dann sagen „Ich glaube, wir brauchen eine Pause.“

Es gibt noch mehr…
Dies sind nur die Gründe, die in unserer menschlichen Natur zu suchen sind. Es gibt noch mehr Gründe, die mehr mit Verfahrensweisen und Technik zu tun haben. Darum wird es in unserem nächsten Teil gehen.

Der tatsächlich entstehende Schaden

Ich habe versprochen, dass wir uns den Schaden, der durch die in Teil 1 festgestellten Fehler wirklich entsteht, dieses Mal genauer ansehen.
Vorbemerkung: die in Minuten angegebenen Arbeitszeiten sind Schätzungen, die auf realen Versuchen basieren. Zusammenhangsarbeiten sind hier mit einberechnet, zum Beispiel, dass man die Schuber einer Schiebewandanlage herausziehen und wieder zurück schieben muss oder dass man, wenn Schilder in in einer Kiste verstaut sind, jedes Objekt herausnehmen und auf einem Tisch zwischenlagern und alle Schilder nach der Überprüfung wieder sicher in der Kiste verpacken muss. Nicht einberechnet sind die Zeiten, die man beinahe automatisch für die Verbesserung der Lagerung investiert, zum Beispiel säubern, schlecht Verpacktes besser verpacken oder falsche Objektangaben, die man bei der Gelegenheit entdeckt in der Datenbank verbessern.

Diejenigen, die glauben, dass nicht auffindbare Objekte keinen ernst zu nehmenden Schaden verursachen haben normalerweise eine falsche Vorstellung davon, wie hinter den Kulissen gearbeitet wird. Ihre Berechnung lautet folgendermaßen:

Zum in der Datenbank angegebenen Ort gehen, das Objekt suchen, es dort nicht finden:
3 Minuten (unter der Annahme, dass jedes Objekt innerhalb von 3 Minuten auffindbar ist, wie es zu den Grundprinzipien der RE-ORG-Methode für Museumsdepots gehört, hier gibt es weitere informationen: http://www.re-org.info/).

Das Objekt als „Standort unbekannt“ in der Datenbank vermerken:
1 Minute

4 Minuten verschwendete Arbeitszeit.

Aber das entspricht nicht der Realität. Objekte, nach denen gesucht wird, werden ja für einen bestimmten Zweck gebraucht, zum Beispiel für eine Ausstellung oder ein Forschungsprojekt. Das bedeutet, dass, wenn ein Objekt nicht aufgefunden wird, eine ganze Suchprozedur ausgelöst wird. Wie viel Zeit investiert werden muss, hängt sehr von den örtlichen Gegebenheiten ab. Gehen wir einmal davon aus, dass die normale Vorgehensweise so ist, dass der oder die Ausstellungsmacher/in, Kurator/in oder Referent/in Objekte, die sie oder er für eine Ausstellung benötigt, selbst heraussucht und sich nur dann an die Sammlungsverwaltung wendet, wenn er oder sie Probleme beim Auffinden eines Objektes hat. Was passiert in diesem Szenario?

Der/die Kurator/in sucht das Objekt am angegebenen Ort:
3 Minuten

Der/die Kurator/in sucht das Objekt in unmittelbarer Nähe des angegebenen Standorts um sicher zu gehen, dass es tatsächlich nicht da ist und er/sie es nicht einfach übersehen hat:
10 Minuten

Der/die Kurator/in überprüft noch einmal den Datenbankeintrag um sicher zu gehen, dass er/sie am richtigen Platz gesucht hat:
1 Minute

Der/die Kurator/in informiert den/die Depotverwalter/in, dass das Objekt nicht auffindbar ist:
5 Minuten

Der/die Depotverwalter/in durchsucht den angegebenen Standort und seine unmittelbare Nähe erneut, um sicher zu gehen, dass der/die Kurator/in es nicht einfach übersehen hat:
13 Minuten

Der/die Depotverwalter/in wirft einen Blick in die Datenbank und überlegt, was schief gegangen sein könnte. So probiert er oder sie verschiedene übliche Zahlendreher und Verwechslungen aus, die zum tatsächlichen Standort des Objektes führen könnten. Zum Beispiel: wenn 1988.1243 und 1989.1243 beides Emailschilder sind und 1988.1243 nicht an seinem Standort war, könnte es am Standort der bei 1989.1243 angegeben ist gelandet sein. Diese Überprüfung erstreckt sich oft auch auf vorherige Nutzungen, zum Beispiel wird überprüft, ob das Objekt zur Restaurierung oder für eine Ausleihe entnommen wurde, ohne dass das vermerkt wurde.
30 Minuten

Der/die Depotverwalter/in überprüft alle Objekte des gleichen Art um sicher zu gehen, dass das Objekt wirklich nicht da ist. Wie lange das braucht ist sehr vom Objekttyp, den Lagerungsbedingungen und der Qualität der Museumsdokumentation abhängig. Wenn alle Emailschilder ausnahmslos an einem Ort lagern sind sie natürlich einfacher zu überprüfen als wenn sie an verschiedenen Orten oder gar auf mehrere Depots verteilt gelagert sind. Wenn alle Emailschilder offen und sichtbar an Schiebewänden hängen sind sie einfacher und schneller zu überprüfen, als wenn sie in Luftpolsterfolie verpackt sind. Wenn sie verpackt hängen sind sie einfacher zu überprüfen, als wenn sie in ein Regalfach oder eine Kiste gequetscht sind. Wenn die Luftpolsterfolie mit einem Ausdruck des Objektfotos versehen ist, ist es einfacher zu überprüfen als wenn nur die Inventarnummer darauf steht.

Nun, wir haben etwa 750 Emailschilder. Sagen wir, man kann die Auswahl auf 200 Stück eingrenzen, wenn wir die Größe als schnelles Ausschlusskriterium für unsere Überprüfung nehmen können. Dies setzt allerdings voraus, dass unsere Sammlungsdokumentation zumindest so gut ist, dass wir die Größe unseres gesuchten Objektes kennen.
Hier ist die Zeit, die wir zur Überprüfung in den drei bereits genannten Szenarien brauchen:

Schiebewandanlage (unter der Annahme, dass eine Schiebewand 20 Emailschilder trägt, die entweder offen hängen oder die zwar verpackt sind, aber einen großen Ausdruck des Objektfotos tragen):
4 Minuten pro Wand = 40 Minuten

Schiebewandanlage (unter der Annahme, dass eine Schiebewand 20 Emailschilder trägt, die verpackt sind und groß und deutlich mit der Inventarnummer gekennzeichnet sind):
7 Minuten pro Wand = 70 Minuten

Regalfächer oder Kisten (unter der Annahme, dass jeweils 10 Schilder in ein Fach oder eine Kiste passen)
15 Minuten pro Kiste = 300 Minuten

Es ist beeindruckend zu sehen, wie nicht ideale Lagerbedingungen die Arbeitszeit erhöhen. Die Zeit, die hier für die Lagerung in Kisten angegeben ist, ist immer noch in vielerlei Hinsicht ideal: Die investierte Arbeitszeit erhöht sich noch weiter, wenn Kisten mit dem Hubwagen oder dem Gabelstapler bewegt werden müssen, wenn die Schilder nicht alle an einem Ort gelagert sind oder wenn die Standortangaben vage sind. Natürlich muss man nicht jedes Mal alle 200 Schilder durchsehen, um das richtige zu finden. Auf der anderen Seite gibt es da Murphy’s Gesetz, also kann es gut sein, dass man tatsächlich bis zum letzten Schild suchen muss. Und: nach Emailschildern lässt sich vergleichsweise einfach suchen, verglichen mit einer Kaffeemaschine in einer Sammlung von 200 Kaffeemaschinen, die sich über 18 Regale erstreckt, vor allem, wenn man annimmt, dass diese alle gut in Luftpolsterfolie verpackt sind und nur irgendwo mit der Inventarnummer gekennzeichnet sind. Immer noch eine lösbare Aufgabe, sofern alle Kaffeemaschinen zusammen gelagert sind. Völlig aussichtslos wird das Unterfangen, wenn jedes nett verpackte Objektpäckchen in 400 Regalen potentiell den gesuchten Gegenstand enthalten könnte.
Zurück zu den Zahlen…

Der/die Depotverwalter/in ändert den Standorteintrag wenn sie oder er das Objekt gefunden hat oder setzt ihn auf „Standort unbekannt“, falls dies nicht der Fall ist:
1 Minute

Der/die Depotverwalter/in informiert den oder die Kurator/in ob das Objekt gefunden wurde oder nicht:
5 Minuten

Im schlimmsten Fall, in dem das Objekt trotz aller Anstrengungen nicht wieder aufgefunden wird, muss noch mehr Arbeitszeit investiert werden, denn der oder die Kurator/in muss nun nach Ersatz suchen. Zum zusätzlichen Rechercheaufwand kommen nun eventuell noch zusätzliche Kosten wie Transportkosten wenn ein Objekt von einer anderen Institution geliehen werden muss oder Reisekosten, wenn der oder die Kurator/in für ihre Forschungen zu einer anderen Institution reisen muss. Aber ziehen wir an dieser Stelle mal Bilanz:

Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Kurators/in (Der Informationsaustausch zwischen Kurator/in und Depotverwalter/in zählt jeweils bei beiden):
24 Minuten
Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Depotverwalters/in in einer ideal organisierten Sammlung:
94 Minuten
Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Depotverwalters/in in einer Sammlung, deren Organisation dem Standard entspricht:
124 Minutes
Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Depotverwalters/in in einer Sammlung, deren Organisation unterhalb des Standards liegt:
354 Minutes

Das bedeutet, dass sogar in ideal organisierten Sammlungen falsche Standorteinträge einen Arbeitszeitverlust von etwa 2 Stunden verursachen.

So stellt sich natürlich die Frage, wie oft so etwas vorkommt. Vorgesetzte werden normalerweise annehmen, dass dieser Fall die absolute Ausnahme darstellt. Sie vermuten, dass ihre Depotverwalter/innen äußerst genau arbeiten und ihre Sammlung im Griff haben, so dass solche Vorkommnisse mit Sicherheit nicht die Regel sein können. Auf der anderen Seite werden viele Depotverwalter/innen jetzt vermutlich ausgerufen haben „aber es passiert JEDESMAL!“ Welche Annahme ist jetzt richtig? Sie sind beide richtig und falsch. Wenn wir uns die Zahlen vom ersten Teil betrachten, kamen wir da auf eine Fehlerquote von 21,91 %. Da nur die Objekte, die aus verschiedenen Gründen keinen gültigen Standort hatten, für unseren Fall relevant sind, können wir den Fall „fehlendes Bild“ außer acht lassen, auch wenn der das Wiederauffinden etwas verkomplizieren könnte. Dann haben wir aber immer noch eine Fehlerquote von 20,54 %. Wenn wir für einen Moment annehmen, dass unsere experimentell ermittelte Fehlerquote der Realität in vielen Sammlungen entspricht, ist mit dem Standorteintrag von jedem fünften Objekt etwas nicht in Ordnung. Anders gesagt: wenn man eine Liste mit 15 Objekten erhält, wird man bei 3 Probleme haben, sie auf Anhieb zu finden. Das ist natürlich nicht zwangsläufig der Fall, aber es erklärt, warum viele Depotverwalter/innen glauben, dass es JEDESMAL passiert, weil so oft zumindest ein Objekt in jedem Vorgang, den sie auf den Schreibtisch bekommen, betroffen ist.

Tja, bedeutet das, dass die meisten Depotverwalter/innen nicht so detailversessen und sorgfältig sind wie ihre Vorgesetzten glauben? Ist unsere Selbstwahrnehmung, dass wir oft bis zur Zwanghaftigkeit sorgfältig arbeiten eine komplette Täuschung? Sind wir wirklich Schlamper? Oder gibt es außer Schlampigkeit andere Erklärungen für die Zahlen, die uns vorliegen? Das wollen wir uns im nächsten Teil einmal genauer ansehen.

Heutzutage scheinen alle von Zahlen besessen zu sein. Big Data, KPIs, ROI, die Menschen lieben es zu zählen und scheinbar glauben viele, wenn sie nur genügend Zahlen gezählt haben, könnten sie verstehen, was um sie herum passiert. Neulich fragte jemand, wie viele Objekte man braucht, um die Position eines Konservators oder Fachreferenten am Museum zu rechtfertigen. Die Leute fragen „Wieviele Objekte habt ihr in eurer Sammlung?“ als ob diese Information irgendetwas darüber aussagt, wie bedeutend oder wertvoll die Sammlung ist oder wie gut sich um sie gekümmert wird. Datenbankeinträge, die nur deshalb gemacht wurden, um unrealistische „erfasste Objekte pro Tag/Monat/Jahr“ Ziele zu erreichen, statt sich auf die Qualität der Einträge zu konzentrieren sorgen regelmäßig dafür, dass ich den Kopf gegen die Wand schlagen möchte.

Ich könnte mich stundenlang darüber auslassen, was an diesen Ansätzen falsch ist, aber das können Sie, unsere Leser, vermutlich eben so gut. Stattdessen versuche ich das Thema aus einem anderen Blickwinkel aufzurollen: Wir, die wir im Sammlungsbereich arbeiten, gehen tagtäglich mit Daten um. Man könnte sogar sagen, dass Zahlen und Daten fast schon unsere Muttersprache sind. Aber bisher lassen wir uns von anderen Leuten, die diese Sprache weniger beherrschen, vorschreiben, welche Zahlen und Daten wichtig sind und was sie uns sagen sollen. Deshalb beginne ich heute mit einer Serie, die auf ganz alltäglichen Sammlungsproblemen basiert, welche man anhand von Zahlen deutlich machen kann. Ich werde Ihnen Zahlen präsentieren und Ihnen sagen, was man daran erkennen kann.

Teil 1: Wie schlimm ist ein laxer Umgang mit Standorteinträgen wirklich?

Neulich haben wir die Lagerung von unseren Blech- und Emailschildern verbessert. Dies ist eine jener Gelegenheiten, bei denen man auf eine Reihe von sehr verschiedenen Fehlern bei der Einlagerung stößt: Zahlendreher, falsche Datenbankeinträge, fehlende Standorteinträge… Tatsächlich sind diese Umlagerungsprojekte, die einem strengen Ablauf folgen, bei dem jedes einzelne Stück herausgenommen und mit seinem Datenbankeintrag abgeglichen wird, oft die einzigen Gelegenheiten, bei denen eine reale Chance besteht, Objekte wieder aufzufinden, die als „Standort unbekannt“ gekennzeichnet sind.

Das sind auch die Projekte, bei denen man oft mit „Zeitsparideen“ konfrontiert wird, wie z.B. „Aber die Objekte sind doch alle in der Datenbank erfasst, können wir da nicht einfach den Standorteintrag mit Gruppenkorrektur ändern und uns das Überprüfen sparen?“ Es ist manchmal gar nicht einfach, dagegen zu argumentieren – außer, man hat Zahlen, die belegen, warum es eben keine gute Idee ist. Also, sehen wir uns die Zahlen doch einmal an:

Wir haben an einem Tag 73 Schilder umgelagert. Beim Überprüfen entdeckten wir die folgenden Fehler und Probleme:

9 Schilder hatten einen falschen Standorteintrag in der Datenbank. Manchmal war das ein „alter“ Standorteintrag, der Ort, an dem das Schild früher einmal gestanden hatte. Da hatte entweder jemand vergessen, den Standorteintrag in der Datenbank zu ändern, nachdem er das Schild umgelagert hatte oder er oder sie hatte einen Zahlendreher in der Inventarnummer und hatte den Standort für ein völlig anderes Objekt, das nicht bewegt wurde, geändert. Manchmal war der Standort einfach falsch, entweder, weil der falsche Standort aus dem Standortthesaurus ausgewählt wurde, oder, schon wieder, weil es einen Zahlendreher bei der Inventarnummer eines völlig anderen Objektes gab.
2 Schilder hatten den Eintrag „Standort unbekannt“. Sie waren also bereits gesucht und nicht gefunden worden. Sie wurden entdeckt, als ein Schild ausgepackt wurde und man entdeckte, dass ein anderes Schild einfach mit dazu gepackt worden war. Eines der beiden war nicht mit einer Inventarnummer versehen, konnte aber später anhand der Datenbank identifiziert werden.
4 Schilder trugen falsche Inventarnummern, und das, obwohl fast alle unsere Inventarkarten (und tatsächlich alle 4 Inventarkarten in diesem Fall) ein Bild des Objektes zeigen.
1 Datenbankeintrag hatte ein falsches Bild eingebunden.

Das entspricht einer Fehlerquote von 21,91 % was bedeutet, dass mit jedem fünften Datenbankeintrag etwas nicht stimmte. Führend sind falsche Verstandortungen mit 12%, gefolgt von fehlerhaft angebrachten Inventarnummern mit 5,48%, “fehlenden” Objekten mit 2,74% und falsch eingebundenen Bildern mit 1,37%.

In den nächsten Teilen sehen wir uns an, wie es zu solchen Fehlern kommt, wie sie hätten vermieden werden können und was das konkret in Arbeitszeit bedeutet.

Teil 2: Der Schaden, der durch fehlerhafte Verstandortung entsteht

Barcodes in der Standortverwaltung im TECHNOSEUM

Wenn Dinge im Museum verschwinden, denkt jeder an Einbruch und Diebstahl. Tatsächlich werden tagtäglich Objekte in Museen vermisst, doch die Gründe sind meist eher banal: Das Objekt wurde entnommen, um es auszustellen, zu verleihen oder zu restaurieren. Die Nachverfolgung dieser Standortänderungen erfolgt über eine Datenbank. Dieses System hat eine Schwachstelle: Ein Mensch gibt die Inventarnummer des Objekts in die Datenbank ein und vermerkt den neuen Standort. Ein kleiner Zahlendreher und statt der Kaffeekanne ist plötzlich die Druckmaschine in der Restaurierung, obwohl die ihren Standort nie verlassen hat. Der Fehler fällt meist erst dann auf, wenn ein dringend benötigtes Objekt nicht an dem in der Datenbank angegebenen Standort zu finden ist. Wenn regelmäßig tausende Objekte im Jahr bewegt werden, wie dies im TECHNOSEUM der Fall ist, stellen Fehler in der Standortverwaltung ein ernstzunehmendes Problem dar. Die naheliegende Lösung ist es, sowohl die Inventarnummer als auch die Standorte maschinenlesbar zu machen und damit die Schwachstelle „Falscheingabe“ auszuschalten.

Barcode oder RFID?

Wie bei jedem Praxisproblem gibt es auf der einen Seite die Fülle des technisch Machbaren, auf der anderen die konkreten Rahmenbedingungen vor Ort. Was in dem einen Museum sinnvoll ist, muss es nicht automatisch im nächsten auch sein. Wir haben zunächst ergebnisoffen mehrere Möglichkeiten geprüft: Zum einen Barcodes. Sie kennt man vom Einkaufen als eindimensionaler Strichcode auf den Verpackungen, von Werbeplakaten und Zeitschriften als zweidimensionalen Code, hier meist verallgemeinernd QR-Code genannt. Zum anderen RFID-Chips, die eher von Diebstahlsicherungen und Tierkennzeichnungen bekannt sind. Dann schlossen wir uns mit Kolleginnen und Kollegen weltweit kurz, die die verschiedenen Systeme in ihren Museen einsetzen. So bekamen wir einen recht guten Überblick über Möglichkeiten und Probleme. Nachdem wir diese Informationen mit unseren Anforderungen vor Ort abgeglichen hatten, entschieden wir uns für den eindimensionalen Strichcode.

Der Mensch macht‘s

Von Anfang an stand für uns fest, dass wir die Barcodes nicht direkt auf den Objekten anbringen wollten. Hier bleibt es puristisch bei der Kennzeichnung mit der Inventarnummer. Der Barcode ist Bestandteil der Inventarkarte, einer laserbedruckten Polyesterfolie, die im TECHNOSEUM jedes Objekt begleitet. Der Barcode auf dieser Karte ist lediglich eine Umsetzung unserer Inventarnummer in maschinenlesbare Form. Ebenso verhält es sich mit den Barcodes, die die Standorte kennzeichnen: sie sind keine willkürliche Nummer, sondern eine vereinfachte Umsetzung unserer alphanumerischen Standortkennung.
Diese Art der Umsetzung bietet gleich mehrere Vorteile:
• Die Standortverwaltung kann auch bei Totalausfall der Scanner-Technik weitergehen. Alle Nummern bleiben menschlich lesbar, die Standorte auffindbar.
• Die Einführung der Barcodes kann sukzessive, parallel zur gewohnten Art der Verstandortung erfolgen. Es gibt keine Verzögerungen im Arbeitsablauf, wenn ein Objekt oder ein Standort noch keinen Barcode hat.
• Durch die geringe Zeichenzahl reicht die Kapazität des klassischen Strichcodes aus, wodurch günstigere Lesegeräte verwendet werden können.

Arbeit vor Ort und in der Datenbank

Die Barcode-Scanner arbeiten nicht anders als eine Tastatur oder eine Maus. Wenn der Barcode gescannt wird, zeigt unsere Datenbank (Faust 7) den zugehörigen Datensatz an, der dann bearbeitet werden kann. Soll der Standort verändert werden, wird der Standortbarcode direkt an der Lagereinheit oder aus einer Liste am Arbeitsplatz abgescannt. Die im TECHNOSEUM eingesetzten Barcode-Lesegeräte arbeiten drahtlos über Funk. Sie besitzen außerdem eine Speicherfunktion, wodurch auch Barcodes außerhalb der Reichweite des Empfängers eingelesen und dann am Arbeitsplatz ausgegeben werden können.

Die Umsetzung: Von Null auf 170.000?

Die Umsetzung einer solchen Maßnahme sieht zunächst wie eine Mammutaufgabe aus. Schließlich sollen irgendwann alle rund 170.000 Objekte des TECHNOSEUM „ihren“ Barcode tragen. Durch die simple Direktive „Alles, was wir in die Hand nehmen, bekommt einen Barcode.“ stellt sich das jedoch in der Realität wesentlich weniger dramatisch dar. Seit Februar 2015 bekommt jede Neuerwerbung zeitgleich mit der Inventarisierung ihren Barcode. Dazu bekommt jedes ausgeliehene, fotografierte, überprüfte oder restaurierte Objekt seinen Barcode umgehängt – pro Jahr betrifft das zwischen 4.000 und 6.000 Objekte. In der Datenbank haben ohnehin alle Objekte bereits einen Barcode, wodurch er automatisch auf jeder neu ausgedruckten Inventarkarte, Packliste und Kartonkennzeichnung erscheint. Freie Hilfskraftstunden werden dazu genutzt, komplette Lagereinheiten mit neuen Inventarkarten zu versehen.
Die erste Feuertaufe haben die Barcodes bereits bestanden: den Abbau der Ausstellung „Herzblut“. Etwa 600 der 700 ausgestellten Objekte entstammten dem hauseigenen Sammlungsbestand und wurden im Juni verpackt und zurück ins Depot gebracht. Dank der Barcodes gab es zum ersten Mal keine „blinden Flecken“ in der Logistikkette: jedes Objekt war zu jeder Zeit auffindbar, ob noch in der Vitrine, schon im nummerierten Umzugskarton oder bereits eingelagert im Depot. Und noch ein Novum: dies war der erste Ausstellungsabbau in der 25-jährigen Geschichte des Museums, der ganz ohne Zahlendreher ablief!

Angela Kipp

Der Artikel erschien ursprünglich in „KulturBetrieb. Magazin für innovative und wirtschaftliche Lösungen in Museen, Bibliotheken und Archiven“; Ausgabe drei (August 2015); www.kulturbetrieb-magazin.de

Verwendete Kürzel und technische Begriffe

RFID (engl. Abkürzung für „radio-frequency identification“): Identifizierung mit Hilfe von Radiowellen.

(Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions)

Von Anne M.Young
Zuständig für Urheberrechte
Indianapolismuseum of Art

In der vorletzten Woche erschien Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions herausgegeben vom Indianapolis Museum of Art und der American Alliance of Museums, s. die offizielle Pressemitteilung. Nach zwei Jahren intensiver Arbeit an dem Handbuch freue ich mich sehr, dass die Anstrengung so vieler Leute Früchte getragen hat, die nun der Öffentlichkeit übergeben werden. Da ich das Handbuch gerne mein drittes „Kind“ genannt habe – hier ist es nun, ein springlebendiges neugeborenes E-book.

Das Handbook ist die erste Publikation für Spezialisten auf dem Gebiet des Urheberrechts und der Nutzungsbedingungen für geistiges Eigentum, das sich einzig auf die entsprechenden Richtlinien, Normen und die sich herausbildenden Usancen konzentriert. Wie im Handbook erklärt, muss jeder der in einer Kulturinstitution arbeitet und mit diesen Dingen zu tun hat, sich damit beschäftigen, das betrifft Registrare, Archivare, Bibliothekare, Rechtsanwälte und andere mehr.

Das Schreiben, Editieren und Gestalten von Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions war, vergleichsweise, die einfachere Aufgabe. Die Kärrnerarbeit war die Koordination all der beweglichen Elemente, die mit dieser Produktion in Verbindung standen. Der einzige Grund, warum es nun erscheinen kann ist der: es gelang IMA (Indianapolis Museum of Art) und AAM (American Alliance of Museums) als Verleger auf eine Linie zu bringen, mehr als 20 Autoren und juristische Gutachter zusammen zu bringen, das IMA erhielt eine Beihilfe vom U.S. Institute of Museum and Library Services (IMLS) und die Getty-Stiftung ermöglichte die elektronische Publikation mit Hilfe seines Online Scholarly Catalogue Initiative (OSCI) Toolkit. Einer der Beiträger scherzte deshalb: Anne, du wirst jetzt zum „Obersten Floh-Hüter“ ernannt, ein Titel, den ich in aller Bescheidenheit annehme.

Hervor zu heben sind u.a. die folgenden Punkte:

• 400 „Seiten“ Text und fast 800 Fußnoten (nur vier fehlen – wie dumm)
• Ein Überblick über die Gesetze die das geistige Eigentum betreffen, ethische Richtlinien und Risiken (in den USA), sowie Verweise auf andere persönliche und moralische Rechte und Rechte Dritter, die mit den sehr unterschiedlichen internationalen Urheberrechten abgeglichen werden.
• Darstellung der Wichtigkeit einer einheitlichen Politik im Hinblick auf die Urheberrechte unter Berücksichtigung von Open Access und deren regelmäßige Überprüfung
• Je 50 Bezugnahmen auf Lizenzen für freie Dokumentation und Open Access und über 170 auf „gerechte“ Nutzung und/oder kulanten Umgang mit dem Urheberrecht
• Rechtsfragen in Ständigen Sammlungen: Bestimmung des rechtlichen Status der Objekte, Identifizierung des Rechte-Inhabers und die Erarbeitung nicht-exklusiver Genehmigungen.
• Nutzung von Material unter Berücksichtigung von, aber nicht Beschränkung auf, Internetgegebenheiten im Hinblick auf Publikationen und Ausstellungen, Material für pädagogische Zwecke, Webseiten und Sozialen Netze, Marketing und Werbung, Einzel- und Großhandel
• Unterschiedliche Vorgehensweisen um Genehmigungen zu erhalten und Material zu finden, auch wenn „gerechte Nutzung“ anwendbar ist und die unterschiedlichen Bedingungen, die dabei gelten
• 20 Fallstudien, die tatsächliche Beispiele der beitragenden Autoren nachzeichnen und ihre Erfahrungen und die Vorgehensweisen ihrer jeweiligen Arbeitgeber darlegen
• Wie mit externen Vertriebspartnern der Vermehrung der Nutzerzahlen und einer möglichen Vergrößerung des Einkommens zum Durchbruch verholfen wird
• Analyse, wie die Internetkommunikation mit dem Publikum funktioniert, einschließlich der Vermarktung eigener Lizenzen und der Weiterentwicklung der Strategien hinsichtlich der Fotoverwertung
• Direkte Hyperlinks zu externen Quellen und verwandten Artikeln innerhalb der Fußnoten, der Anhänge und der Bibliographie ebenso wie zu eingefügten Videos
• Vier Anhänge: Internationale Vereinbarungen, Gesetze und Urteile der Vereinigten Staaten, Dokumente und Vorlagen für Verträge (über 100 Seiten!),
  Literatur- und Quellenangaben.

Wer es noch nicht getan hat sollte die nächste Kaffeepause nutzen, um ein Exemplar von Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions von der AAM Website https://aam-us.org/ProductCatalog/Product?ID=5186 herunter zu laden. Es kostet nur $4.99!

Rights & Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions wurde ermöglicht durch einen Zuschuss des U.S. Institute of Museum and Library Services. Es nutzt das OSCI Toolkit, das von der Getty-Foundation als Teil seiner Initiative für wissenschafltiche Online-Kataloge unterstützt wird.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

Die korrekte Terminologie zu nutzen ist für eine gute Museumsdokumentation von grundlegender Bedeutung, es ist die Basis jeder fachlich fundierten Museumsarbeit. Wir haben dieses Thema schon mehrfach aufgegriffen. Ich bin sehr froh, dass Nomenclature, das Standardwerk für die richtige Benennung von Objekten in den historischen Museen der USA nun in 4. Auflage erschienen ist. Jeder von Ihnen, der schon mit Kollegen darüber diskutiert hat ob ein Werkzeug (je nach Gegend) ein „Engländer“ oder ein „Franzose“ ist oder ob man einen von vier weiteren, offiziellen Bezeichnungen verwenden soll (im englischsprachigen Bereich kann man sich um „adjustabel spanner“ oder „monkey wrench“ streiten), der weiß, warum es ein Segen ist, ein normiertes Vokabular zu haben. Ich habe deshalb Jennifer Toelle gebeten, uns anlässlich der Neuauflage ein paar Zeilen zu schreiben.

Nomenclature 4.0 ist die allerneuste Print-Ausgabe von einem der beliebtesten Thesauri für die Klassifizierung und Benennung von Objekten in Historischen Museen in Amerika.
Aufbauend auf Expertenwissen und auf die hierarchische Gliederung, die in der letzten Ausgabe eingeführt wurde, bietet Nomenclature 4.0 nun einen breiteren Anwendungsbereich und Verbesserungen, die neue Forschungen und Beiträge von Museumsfachleuten aus den Vereinigten Staaten und Kanada berücksichtigen.

Seit über 35 Jahren bietet Nomenclature einen praktischen und flexiblen Rahmen der sicherstellte, dass Museumsdokumentation, Datensuche und gemeinsame Datennutzung einheitlich erfolgen können. Dieses System bleibt das Standard-Katalogwerk für tausende von Museen und historischen Vereinen. Nomenclature unterstützt Museen, indem es ein System vorgibt, nach dem Objekte gleichartig benannt werden können und so den Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern, Wissenschaftlern, anderen Institutionen und der Öffentlichkeit erleichtert.

Nomenclature ermöglicht es den Katalogisierenden, die Objekte ihrer Sammlung genau und gleichartig zu benennen. Wie Pflanzen nach Familien, Gattungen und Arten unterschieden werden, so gruppiert Nomenclature die Dinge nach hierarchischen Ebenen, auf der Basis ihrer Funktion. So werden etwas die Objekte, die ursprünglich als Spielzeug entstanden oder für Spiele, Sport, Glücksspiel oder öffentliche Vergnügungen genutzt wurden in einer Kategorie zusammengestellt (Kategorie 9: Freizeitobjeke), Objekte, die dazu dienten, Ideen aus zu drücken (z.B. Kunst, Archivalien, Kultgegenstände) dagegen in der Gruppe 9: Kommunikation (von Ideen und Werten).

Das Lexikon hat zehn Kategorien, die alle von Menschen hervorgebrachten Objekte umfassen, von Gebäuden, Möbeln, Persönlichen Gegenständen, Werkzeug und Ausrüstungsgegenständen zur Materialbearbeitung, Werkzeug und Ausrüstungsgegenstände für Naturwissenschaft und Technik, Werkzeug und Ausrüstungsgegenstände für Kommunikation, Objekte für die Verteilung und den Transport von Dingen, Objekte, die Ideen und Werte kommunizieren, Freizeitobjekte und Objekte, die nicht zu klassifizieren sind. Jede Kategorie wird dann wieder in Klassen und weitere Untergliederungen aufgeteilt, wobei primäre, sekundäre und tertiäre Objektbegriffe zur Verfügung stehen.

Vielleicht finden Katalogisierende außerhalb der Grenzen Nordamerikas die Objektbezeichnungen von Nomenclature 4.0 bei ihrer täglichen Arbeit auch nützlich.
Es kann ein praktisches Referenzwerk sein, das eine bestehende Terminologie ergänzt und deshalb in den Alltag der Museumspraxis mit einbezogen werden könnte.

Nomenclature 4.0 enthält:

• eine einführende Handreichung zur Nutzung von Nomenclature und eine Darstellung von erprobten Beispielen der Katalogisierung
• neue und auf den neuesten Stand gebrachte Tipps und Hinweise
• ein alphabetisches Verzeichnis von mehr als 16.900 Deskriptoren (= Normbegriffen, vorzugsweise zu benutzenden Begriffen) und weiteren Begriffen
• einen erweiterten Thesaurus mit fast 950 neu aufgenommenen Deskriptoren
• 475 neu in den Katalog aufgenommenen Nicht-Deskriptoren (Begriffe, die nicht verwendet werden sollen)
• eine erweiterte und neu organisierte Abteilung für Wassertransport
• Netzwerke, Digitale Sammlungen, Elektronische Medien, archäologische und ethnographische Objekte und vieles mehr ist nun besser abgedeckt!
• Der Inhalt wurde überarbeitet, um kulturellem Wandel und sich entwickelnden Sammlungen http://community.aaslh.org/nomenclature/ besser gerecht werden zu können, so kann nun zeitgenössische materielle Kultur besser beschrieben werden, ebenso wie traditionelle Dinge.
• Der Zugang zu diesen aktualisierten Daten sichert die Konsistenz der Katalogeinträge und verbessert und erleichtert das Teilen und Finden von Informationen beträchtlich.
• Diese Edition enthält eine ganze Reihe von neuen Begriffen, die von Kollegen „vor Ort “ in Sammlungen und Dokumentationen vorgeschlagen und erbeten wurden.

Folgen Sie der Nomenclature Online Community

• Bleiben Sie mit uns in Verbindung und informieren Sie sich weiter bei http://community.aaslh.org/nomenclature/
  Diese Website stellt nützliche Informationen in Form von Tutorials, Nachrichten und Blogs zur Verfügung
• Folgen Sie der Nomenclature Task Force auf Twitter @AASLH_N40. https://twitter.com/AASLH_N40
• Geben Sie Rückmeldung oder fragen Sie ein Mitglied der Nomenclature Task Force indem Sie eine Email an nomenclature@aaslh.org schreiben oder suchen Sie sich hier ein Mitglied aus: http://community.aaslh.org/about-nomenclature/

Ordering Nomenclature 4.0

Nomenclature 4.0 For Museum Cataloging bestellen: https://rowman.com/ISBN/9781442250987

Jennifer Toelle arbeitet als Registrar im Smoky Hill Museum in Salina, Kansas, U.S.A. und ist Mitglied des Arbeitskreises für Nomenklatur der American Association for State and Local History. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an sie unter: jennifer.toelle@salina.org

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.