Der tatsächlich entstehende Schaden

Ich habe versprochen, dass wir uns den Schaden, der durch die in Teil 1 festgestellten Fehler wirklich entsteht, dieses Mal genauer ansehen.
Vorbemerkung: die in Minuten angegebenen Arbeitszeiten sind Schätzungen, die auf realen Versuchen basieren. Zusammenhangsarbeiten sind hier mit einberechnet, zum Beispiel, dass man die Schuber einer Schiebewandanlage herausziehen und wieder zurück schieben muss oder dass man, wenn Schilder in in einer Kiste verstaut sind, jedes Objekt herausnehmen und auf einem Tisch zwischenlagern und alle Schilder nach der Überprüfung wieder sicher in der Kiste verpacken muss. Nicht einberechnet sind die Zeiten, die man beinahe automatisch für die Verbesserung der Lagerung investiert, zum Beispiel säubern, schlecht Verpacktes besser verpacken oder falsche Objektangaben, die man bei der Gelegenheit entdeckt in der Datenbank verbessern.

Diejenigen, die glauben, dass nicht auffindbare Objekte keinen ernst zu nehmenden Schaden verursachen haben normalerweise eine falsche Vorstellung davon, wie hinter den Kulissen gearbeitet wird. Ihre Berechnung lautet folgendermaßen:

Zum in der Datenbank angegebenen Ort gehen, das Objekt suchen, es dort nicht finden:
3 Minuten (unter der Annahme, dass jedes Objekt innerhalb von 3 Minuten auffindbar ist, wie es zu den Grundprinzipien der RE-ORG-Methode für Museumsdepots gehört, hier gibt es weitere informationen: http://www.re-org.info/).

Das Objekt als „Standort unbekannt“ in der Datenbank vermerken:
1 Minute

4 Minuten verschwendete Arbeitszeit.

Aber das entspricht nicht der Realität. Objekte, nach denen gesucht wird, werden ja für einen bestimmten Zweck gebraucht, zum Beispiel für eine Ausstellung oder ein Forschungsprojekt. Das bedeutet, dass, wenn ein Objekt nicht aufgefunden wird, eine ganze Suchprozedur ausgelöst wird. Wie viel Zeit investiert werden muss, hängt sehr von den örtlichen Gegebenheiten ab. Gehen wir einmal davon aus, dass die normale Vorgehensweise so ist, dass der oder die Ausstellungsmacher/in, Kurator/in oder Referent/in Objekte, die sie oder er für eine Ausstellung benötigt, selbst heraussucht und sich nur dann an die Sammlungsverwaltung wendet, wenn er oder sie Probleme beim Auffinden eines Objektes hat. Was passiert in diesem Szenario?

Der/die Kurator/in sucht das Objekt am angegebenen Ort:
3 Minuten

Der/die Kurator/in sucht das Objekt in unmittelbarer Nähe des angegebenen Standorts um sicher zu gehen, dass es tatsächlich nicht da ist und er/sie es nicht einfach übersehen hat:
10 Minuten

Der/die Kurator/in überprüft noch einmal den Datenbankeintrag um sicher zu gehen, dass er/sie am richtigen Platz gesucht hat:
1 Minute

Der/die Kurator/in informiert den/die Depotverwalter/in, dass das Objekt nicht auffindbar ist:
5 Minuten

Der/die Depotverwalter/in durchsucht den angegebenen Standort und seine unmittelbare Nähe erneut, um sicher zu gehen, dass der/die Kurator/in es nicht einfach übersehen hat:
13 Minuten

Der/die Depotverwalter/in wirft einen Blick in die Datenbank und überlegt, was schief gegangen sein könnte. So probiert er oder sie verschiedene übliche Zahlendreher und Verwechslungen aus, die zum tatsächlichen Standort des Objektes führen könnten. Zum Beispiel: wenn 1988.1243 und 1989.1243 beides Emailschilder sind und 1988.1243 nicht an seinem Standort war, könnte es am Standort der bei 1989.1243 angegeben ist gelandet sein. Diese Überprüfung erstreckt sich oft auch auf vorherige Nutzungen, zum Beispiel wird überprüft, ob das Objekt zur Restaurierung oder für eine Ausleihe entnommen wurde, ohne dass das vermerkt wurde.
30 Minuten

Der/die Depotverwalter/in überprüft alle Objekte des gleichen Art um sicher zu gehen, dass das Objekt wirklich nicht da ist. Wie lange das braucht ist sehr vom Objekttyp, den Lagerungsbedingungen und der Qualität der Museumsdokumentation abhängig. Wenn alle Emailschilder ausnahmslos an einem Ort lagern sind sie natürlich einfacher zu überprüfen als wenn sie an verschiedenen Orten oder gar auf mehrere Depots verteilt gelagert sind. Wenn alle Emailschilder offen und sichtbar an Schiebewänden hängen sind sie einfacher und schneller zu überprüfen, als wenn sie in Luftpolsterfolie verpackt sind. Wenn sie verpackt hängen sind sie einfacher zu überprüfen, als wenn sie in ein Regalfach oder eine Kiste gequetscht sind. Wenn die Luftpolsterfolie mit einem Ausdruck des Objektfotos versehen ist, ist es einfacher zu überprüfen als wenn nur die Inventarnummer darauf steht.

Nun, wir haben etwa 750 Emailschilder. Sagen wir, man kann die Auswahl auf 200 Stück eingrenzen, wenn wir die Größe als schnelles Ausschlusskriterium für unsere Überprüfung nehmen können. Dies setzt allerdings voraus, dass unsere Sammlungsdokumentation zumindest so gut ist, dass wir die Größe unseres gesuchten Objektes kennen.
Hier ist die Zeit, die wir zur Überprüfung in den drei bereits genannten Szenarien brauchen:

Schiebewandanlage (unter der Annahme, dass eine Schiebewand 20 Emailschilder trägt, die entweder offen hängen oder die zwar verpackt sind, aber einen großen Ausdruck des Objektfotos tragen):
4 Minuten pro Wand = 40 Minuten

Schiebewandanlage (unter der Annahme, dass eine Schiebewand 20 Emailschilder trägt, die verpackt sind und groß und deutlich mit der Inventarnummer gekennzeichnet sind):
7 Minuten pro Wand = 70 Minuten

Regalfächer oder Kisten (unter der Annahme, dass jeweils 10 Schilder in ein Fach oder eine Kiste passen)
15 Minuten pro Kiste = 300 Minuten

Es ist beeindruckend zu sehen, wie nicht ideale Lagerbedingungen die Arbeitszeit erhöhen. Die Zeit, die hier für die Lagerung in Kisten angegeben ist, ist immer noch in vielerlei Hinsicht ideal: Die investierte Arbeitszeit erhöht sich noch weiter, wenn Kisten mit dem Hubwagen oder dem Gabelstapler bewegt werden müssen, wenn die Schilder nicht alle an einem Ort gelagert sind oder wenn die Standortangaben vage sind. Natürlich muss man nicht jedes Mal alle 200 Schilder durchsehen, um das richtige zu finden. Auf der anderen Seite gibt es da Murphy’s Gesetz, also kann es gut sein, dass man tatsächlich bis zum letzten Schild suchen muss. Und: nach Emailschildern lässt sich vergleichsweise einfach suchen, verglichen mit einer Kaffeemaschine in einer Sammlung von 200 Kaffeemaschinen, die sich über 18 Regale erstreckt, vor allem, wenn man annimmt, dass diese alle gut in Luftpolsterfolie verpackt sind und nur irgendwo mit der Inventarnummer gekennzeichnet sind. Immer noch eine lösbare Aufgabe, sofern alle Kaffeemaschinen zusammen gelagert sind. Völlig aussichtslos wird das Unterfangen, wenn jedes nett verpackte Objektpäckchen in 400 Regalen potentiell den gesuchten Gegenstand enthalten könnte.
Zurück zu den Zahlen…

Der/die Depotverwalter/in ändert den Standorteintrag wenn sie oder er das Objekt gefunden hat oder setzt ihn auf „Standort unbekannt“, falls dies nicht der Fall ist:
1 Minute

Der/die Depotverwalter/in informiert den oder die Kurator/in ob das Objekt gefunden wurde oder nicht:
5 Minuten

Im schlimmsten Fall, in dem das Objekt trotz aller Anstrengungen nicht wieder aufgefunden wird, muss noch mehr Arbeitszeit investiert werden, denn der oder die Kurator/in muss nun nach Ersatz suchen. Zum zusätzlichen Rechercheaufwand kommen nun eventuell noch zusätzliche Kosten wie Transportkosten wenn ein Objekt von einer anderen Institution geliehen werden muss oder Reisekosten, wenn der oder die Kurator/in für ihre Forschungen zu einer anderen Institution reisen muss. Aber ziehen wir an dieser Stelle mal Bilanz:

Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Kurators/in (Der Informationsaustausch zwischen Kurator/in und Depotverwalter/in zählt jeweils bei beiden):
24 Minuten
Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Depotverwalters/in in einer ideal organisierten Sammlung:
94 Minuten
Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Depotverwalters/in in einer Sammlung, deren Organisation dem Standard entspricht:
124 Minutes
Insgesamt eingesetzte Arbeitszeit der oder des Depotverwalters/in in einer Sammlung, deren Organisation unterhalb des Standards liegt:
354 Minutes

Das bedeutet, dass sogar in ideal organisierten Sammlungen falsche Standorteinträge einen Arbeitszeitverlust von etwa 2 Stunden verursachen.

So stellt sich natürlich die Frage, wie oft so etwas vorkommt. Vorgesetzte werden normalerweise annehmen, dass dieser Fall die absolute Ausnahme darstellt. Sie vermuten, dass ihre Depotverwalter/innen äußerst genau arbeiten und ihre Sammlung im Griff haben, so dass solche Vorkommnisse mit Sicherheit nicht die Regel sein können. Auf der anderen Seite werden viele Depotverwalter/innen jetzt vermutlich ausgerufen haben „aber es passiert JEDESMAL!“ Welche Annahme ist jetzt richtig? Sie sind beide richtig und falsch. Wenn wir uns die Zahlen vom ersten Teil betrachten, kamen wir da auf eine Fehlerquote von 21,91 %. Da nur die Objekte, die aus verschiedenen Gründen keinen gültigen Standort hatten, für unseren Fall relevant sind, können wir den Fall „fehlendes Bild“ außer acht lassen, auch wenn der das Wiederauffinden etwas verkomplizieren könnte. Dann haben wir aber immer noch eine Fehlerquote von 20,54 %. Wenn wir für einen Moment annehmen, dass unsere experimentell ermittelte Fehlerquote der Realität in vielen Sammlungen entspricht, ist mit dem Standorteintrag von jedem fünften Objekt etwas nicht in Ordnung. Anders gesagt: wenn man eine Liste mit 15 Objekten erhält, wird man bei 3 Probleme haben, sie auf Anhieb zu finden. Das ist natürlich nicht zwangsläufig der Fall, aber es erklärt, warum viele Depotverwalter/innen glauben, dass es JEDESMAL passiert, weil so oft zumindest ein Objekt in jedem Vorgang, den sie auf den Schreibtisch bekommen, betroffen ist.

Tja, bedeutet das, dass die meisten Depotverwalter/innen nicht so detailversessen und sorgfältig sind wie ihre Vorgesetzten glauben? Ist unsere Selbstwahrnehmung, dass wir oft bis zur Zwanghaftigkeit sorgfältig arbeiten eine komplette Täuschung? Sind wir wirklich Schlamper? Oder gibt es außer Schlampigkeit andere Erklärungen für die Zahlen, die uns vorliegen? Das wollen wir uns im nächsten Teil einmal genauer ansehen.