Por Derek Swallow

La innovación en ciertas áreas como la metodología de exposiciones o los programas educativos se espera que genere ingresos en los museos del siglo XXI. Este no es siempre el caso para los procesos del núcleo museístico. Sin embargo, la necesidad puede llevar a este tipo de innovación. Muchos museos del siglo XXI se enfrentan a la dura realidad de reducidos presupuestos. Una de las consecuencias: menos personal, con grandes cargas de trabajo. Para mantener un alto nivel de servicio y las mejores prácticas internas, el personal del museo busca maneras para trabajar de forma más eficiente. Una mejor gestión del tiempo es una de las soluciones. Nuevas medidas tales como el recorte del número y duración de las reuniones puede conservar este bien tan preciado ahora: “el tiempo”. Modificar la entrega y estructura de las reuniones de negocio del museo es un área donde puede haber ahorro. A principios de 2013, el Royal BC Museum, donde trabajo, lanzó un proyecto piloto con el objetivo simultáneo de reducir el tiempo de reunión de nuestro Comité de Colecciones y de construir un proceso más flexible e igualitario.

Tradicionalmente, nuestro Comité, compuesto por conservadores, archivistas y un representante de restauración, guiado por un Presidente, se reunía mensualmente durante una hora y media: para decidir qué nuevas colecciones, propuestas por los conservadores de la disciplina o los archivistas, eran aceptadas como propiedad permanente en el Royal BC Museum, así como para resolver las recomendaciones de venta de la colección. El orden del día, provisto electrónicamente a los miembros algunos días antes de la reunión, daba tiempo para digerir la información sobre cada propuesta de adquisición, incluyendo la propuesta del conservador proponente (justificación de la adquisición) y el informe del departamento de restauración. Este último incluía las condiciones de la colección, desde las generales a las específicas, y sus componentes, especificando tanto el tiempo necesario para estabilizar como para preservar estas unidades a largo plazo. Armados con esta información, los miembros del Comité de Colecciones, junto con el conservador/ archivista proponente para cada colección, asistían a la reunión mensual. Los proponentes “presentaban” sus colecciones, respondían preguntas y, entonces, el Comité votaba. Las propuestas de venta eran llevadas a cabo de una manera similar. Sospecho que este es un formato familiar en muchas de vuestras instituciones.

El nuevo modelo del Royal BC Museum sustituye las reuniones cara a cara por la consulta y la toma de decisiones “virtual”. Por “virtual” quiero decir que todo el intercambio de información y las discusiones sobre colecciones, entre los proponentes de colecciones y los miembros del Comité, se llevan a cabo de manera electrónica, es decir, a través del email. Todos los documentos de seguimiento de procesos, ordenes del día, listas de votación de colecciones y las decisiones del Comité publicadas existen como documentos de Excel y Word y “viven” en formato digital en una memoria común.

Junto con el proceso, la estructura del Comité cambió. Una medida igualitaria fue construida: entre los miembros se incluye ahora a los gestores de colecciones al igual que a los conservadores y archivistas. El registrador, previamente secretario de actas, asumió el rol del cuasi-presidente responsable de la creación y la actualización del orden del día de votación electrónica, y la captura y difusión de la comunicación electrónica.

En resumen, así es como funciona el Comité de Colecciones (CC) “virtual”:

Una vez que una colección tiene una propuesta de adquisición completa introducida en nuestra base de datos por el conservador o archivista proponente, el restaurador o el gestor de colecciones de la disciplina, el registrador lo publica en la hoja de cálculo “lista de votación”, sirviendo como orden del día. Los campos contenidos incluyen la disciplina de la colección, el número de registro (número único creado por nuestro sistema de gestión de colecciones), el nombre del donante o de la colección, una breve descripción, el nombre del autor de la propuesta, y celdas de voto para cada miembro del Comité. Esta hoja de cálculo, publicada a principios de mes en una unidad común, es accesible a los miembros del CC. Si un miembro del CC tiene una pregunta acerca de cierta colección, esta es enviada por correo electrónico al proponente y a todos los demás miembros del CC. Después, la respuesta se envía de nuevo al Comité en su conjunto. Esto reemplaza las discusiones en persona sobre las colecciones. El registrador copia todas esas preguntas y respuestas, así como los comentarios generales de los miembros del CC, y los pega en un documento Word, el cual forma, junto con el orden del día/lista de votación, parte del registro permanente de decisión.

La lista de votación/ orden del día es un documento “vivo”; cuando las colecciones están preparadas para la revisión, se agregan por el registrador durante las tres primeras semanas del mes, y, pasado este tiempo, el orden del día se cierra y el registrador computa y publica los resultados.

Entre las ventajas del nuevo modelo se incluyen las siguientes:

• La votación es flexible – se puede hacer cuando el tiempo lo permite.
• El proceso es más ecológico – sin necesidad de usar papel.
• Las respuestas del defensor de las colecciones a los miembros del CC pueden ser pensadas y presentadas claramente – en lugar de ser “fruto de la casualidad” en una reunión regular. Además, estas preguntas y respuestas se pueden guardar en su conjunto. En las reuniones tradicionales, el acta contiene sólo una sinopsis de las discusiones. Algunos puntos sutiles y obligatorios pueden accidentalmente ser omitidos.
• No hay actas que escribir.
• Se ahorra el tiempo de viaje entre las oficinas y la sala de reuniones, así como tiempo perdido por esperar el comienzo de una reunión y por el compromiso social durante y después de la reunión. Esto fácilmente equivale a un ahorro de una hora en sí mismo.

Entre las desventajas del nuevo modelo se incluyen las siguientes:

• Utilizando sólo la comunicación a través del correo electrónico se reduce el diálogo en relación con cada adquisición y puede haber más comunicación en menor tiempo en la reunión cara a cara.
• Se pierden importantes oportunidades para debatir importantes asuntos que surgen a partir de las discusiones sobre colecciones, tales como las políticas y procedimientos
• Algunos miembros encuentran incómoda la despersonalización del proceso- necesitamos reunirnos cara a cara como un grupo.
• Debido a que la votación se realiza de forma escalonada existe la posibilidad de que un miembro del CC puede verse influenciado al ver la votación de un respetado colega.
• El tiempo de seguimiento de los registradores es mayor.

Soy el primero en admitir, como diseñador del sistema, que el ahorro de tiempo neto es relativamente nominal. Sin embargo, una ganancia de una hora y media al mes es de gran ayuda y si los demás mirasen a los procesos internos con el mismo punto de vista de ahorrar aproximadamente una hora al mes, pronto tendríamos un ahorro de tiempo de un día. Desafortunadamente, esto no reduce nuestra carga de trabajo y no da más tiempo libre. Simplemente significa que no tenemos que trabajar tan duro para hacer frente a esta onerosa carga de trabajo.

Termino con una cita del famoso actor y locutor de radio estadounidense de la segunda mitad del siglo XX, Edgar Bergen: “El trabajo duro nunca mató a nadie, pero ¿por qué correr el riesgo?”

Traducción al español desde el inglés: Laura García Oliva

Este post también se encuentra disponible en italiano, traducido por Marzia Loddo.

Por Derek Swallow

“¿Y entonces, a qué te dedicas?”, me preguntan. “Trabajo como registrador de colecciones en un museo”, respondo mientras observo la mirada, ahora inexpresiva, del interrogador. Continúo con una breve descripción de mis cometidos: registrar adquisiciones potenciales, hacer un seguimiento del proceso hasta su evaluación por el comité de colecciones y su ingreso final en las mismas. Normalmente, esto suscita esas palabras tan hirientes para el ego: “Parece interesante”. Dichas con ese tono particular que suena a “vaya aburrimiento de trabajo”.

Controlando a duras penas mi irritación, me abstengo de escupirle: “Me encanta mi trabajo. Es muy interesante. Realmente no tienes ni idea de en qué consiste. ¿Y en qué demonios trabajas tú que es tan maravilloso, eres astronauta o algo así?”. En lugar de eso respiro hondo, sonrío amigablemente y me preparo para asestar mi golpe maestro.
Me giro un poco, así como para mostrar cierta indiferencia, y voy soltando suavemente las siguientes palabras cargadas de intención: “Y me encargo de gestionar préstamos multimillonarios, enviando objetos de incalculable valor de nuestras colecciones a exposiciones por todo el mundo”. Sigue un breve silencio, mi interlocutor se gira, su expresión facial transformada en asombro, y llega la respuesta: “¡Pues tienes un trabajo fascinante y muy importante!”. Se me pasan por la cabeza las palabras “Te pillé”. Después me acribillan a preguntas sobre estos préstamos que tanto asombro inspiran. Está bien, es verdad que los préstamos tienen un cierto caché. Sin embargo, la realidad es que generan una gran cantidad de trabajo muy poco romántico, a menudo tienen plazos prácticamente imposibles y pueden hacer que un abstemio termine en el bar más cercano.
No digo que no disfrute trabajando en préstamos –de hecho lo disfruto–. Pero el interés que tiene el trabajo en adquisiciones como parte de nuestros cometidos está infravalorado. Sin duda el proceso tiene aspectos mecánicos, pero hay pocos trabajos en un museo que permitan tener acceso a información que abarque el espectro completo de las colecciones. Yo tengo el privilegio de saber exactamente qué ingresa en las colecciones cada mes, si aumenta nuestros fondos de archivo, de historia moderna, de etnología o de historia natural, y en qué modo estos registros, objetos o especímenes son relevantes para la historia humana y natural de nuestra provincia: golosina intelectual para un aprendiz de por vida como yo. Es un placer desempeñar mi pequeño papel en la adquisición de algunos objetos notables –desde los históricamente estelares a los etnológicamente reveladores, los extraños y los bellos–.

A menudo la intervención del registrador comienza una vez que una colección ha llegado al museo. Hace algunos años tuve la suerte de ayudar a uno de nuestros conservadores de historia a rescatar el Sillón de Douglas (ver imagen) y otras piezas de su colección; por el tamaño de algunos de los objetos, el conservador necesitaba un par extra de manos. El donante era un familiar de Sir James Douglas, una célebre figura política histórica de la Colombia Británica. Douglas fundó el puesto de comercio de pieles de Fuerte Victoria a mediados del siglo XIX y posteriormente fue el líder de la pequeña población de colonos europeos cuando esta región de la costa oeste alcanzó el estatus de colonia británica. Cuando ya estaba retirado, en 1871, la colonia se unió a Canadá como su sexta provincia: Colombia Británica. Poco después de la unión Douglas sufrió un ataque al corazón. Murió en 1877 en su residencia, sentado en su sillón. La familia continuó utilizando el sillón como parte de su mobiliario. Habiéndose desgastado la tela original, el sillón fue tapizado en la década de 1960 o 1970 en una tela y un color populares por entonces –naranja estilo “Danés Moderno”–. A pesar de su próspera carrera y su elevado rango, Sir James Douglas era un hombre práctico. Seguro que habría aprobado esta renovación que extendería la vida útil del sillón otros 140 años.

El sillón restaurado plantea una pregunta interesante para conservadores, administradores de colecciones y registradores. ¿Sigue siendo auténtico? Para ser auténtico y merecedor de formar parte de la colección de un museo ¿un objeto debe conservar su apariencia original o es suficiente con que conserve su función y su asociación originales? En este caso sigue siendo un sillón, el mismísimo sillón en el que murió James Douglas, tanto si tiene la tapicería original como si no. Según la política de colecciones de nuestro museo, que constituye una guía de lo que debemos y lo que no debemos coleccionar, el sillón de Douglas se adapta a nuestros parámetros: tiene relevancia histórica para la provincia de la Colombia Británica, su procedencia está clara y encaja con nuestros requisitos respecto a su “condición o integridad”. La norma establece que “los objetos que se incluyan en las colecciones del RBCM [Royal British Columbia Museum] estarán completos, en buen estado y/o en su condición original siempre que sea posible.” La expresión “siempre que sea posible” nos permite coleccionar objetos de enorme importancia histórica, como el sillón de Douglas, aun con las modificaciones que se les hayan hecho a lo largo del tiempo.

Me topé con este interesante enlace que me gustaría compartir con vosotros. La autora reflexiona sobre el término “autenticidad” en el contexto del patrimonio/los museos. Hace algunas observaciones muy interesantes: http://ejarchaeology.wordpress.com/2013/03/29/my-bike-the-authentic-object-with-its-own-biography/
Espero vuestros comentarios sobre este tema. También me interesaría conocer las políticas específicas de vuestros museos en lo relativo a la “autenticidad”.

Traducción al español desde el inglés: Lucía Villarreal

Por Derek R. Swallow
Registrador en el Royal BC Museum

Malabarista, mediador, director de orquesta, impulsor, gran gestor de colecciones, maestro de yoga, gestor de riesgos, director de proyectos, agente de aduanas, coordinador de transporte, preparador, controlador de inventarios, diplomático, burócrata, socio legal, centro de comunicaciones, diva o divo documental, y pastor: todos términos que describen las habilidades de procesamiento de un registrador de préstamos de colecciones de museos.
El propósito de este artículo es mejorar la comprensión de la función del registrador vinculando las competencias básicas anteriormente mencionadas con las funciones del trabajo. Estas habilidades se dividen en cuatro categorías: predisposición mental; capacidades comunicativas y organizativas; aptitudes de dirección de colecciones; habilidades de documentación.

La multitarea es una predisposición compartida por “malabaristas” y registradores. Procesar simultáneamente numerosos préstamos, en distintas etapas del proceso, con diferentes grados de complejidad, equivale a la tarea de un malabarista manteniendo en el aire un flujo aéreo de objetos de diferentes tamaños y pesos sin que ninguno caiga al suelo. Como un “maestro de yoga”, la predisposición mental del registrador es calmada, siendo así bajo una estresante sobrecarga de trabajo, y flexible, cambiando de un préstamo a otro, en base a las siempre variantes prioridades de procesamiento de los préstamos.

Del papel de comunicador emerge la capacidad de “mediador”. El registrador ayuda a la resolución de cuestiones entre los miembros del equipo de préstamo y su institución y la del prestatario/ prestamista. El tacto requerido se vale de la habilidad de un “diplomático”. Para facilitar el flujo de información precisa, el registrador actúa como “centro de comunicación”, convirtiéndose en el único punto de contacto para la institución y un medio de canalización de preguntas, respuestas e información del prestatario hacia el equipo de préstamos y viceversa.

En calidad de organizador, el registrador se centra tanto en el panorama general, haciendo que el préstamo siga adelante, a la vez que tiene presente el marco más estrecho, asegurándose de que ningún paso es olvidado.

Esto se puede comparar con un “pastor” que mantiene al rebaño unido, arreándolo, vigilando que ninguno del grupo se pierda en el camino. Como “director de orquesta”, el registrador, como un conductor, guía la armonía de procesamiento del préstamo, dando entrada a los miembros del equipo, o al prestatario, cuando se requiere alguna acción. La habilidad de “pastor” y “director de orquesta” apoyan la función de registrador como “jefe de proyecto”, asegurándose de que se siguen todos los pasos de la manera temporal y laboral más eficiente con el fin de que todos los plazos se cumplan.

El registrador asume el papel global de “gran director de colecciones”. Este se define como: amplio conocimiento y experiencia de dirección de colecciones, incluyendo todas las clases de colección bajo la competencia del registrador. Respaldado por el personal de restauración y la específica disciplina de los directores de colecciones, esta capacidad asegura la aplicación de los correctos protocolos y prácticas de préstamo según las necesidades específicas de cada objeto prestado de cualquier colección. A medida que el préstamo está preparado para el transporte, el conocimiento complementario de “preparador” habilita al registrador, cuando sea necesario, para supervisar y hacer cumplir los métodos apropiados de cajas y embalajes para el transporte del artefacto y aplicar las mejores prácticas para maximizar la protección de cualquier pieza prestada.

Esto se relaciona con la responsabilidad del registrador como “coordinador de transporte”, contratando únicamente empresas de transporte que utilicen medidas de seguridad y técnicas de transporte óptimas. Proporcionar la mejor caja, embalaje y utilizar un transporte para el museo de calidad superior convierte al registrador en un “gestor de riesgos”. Este papel incorpora importantes elementos adicionales, incluidas cláusulas de que las piezas prestadas estén aseguradas con el valor actual correcto; comprobar que las instalaciones del prestatario cumplen las normas internacionales sobre medioambiente, integridad estructural, seguridad inherente a la construcción, presencia de personas de seguridad, personal de colecciones cualificado, etc. Como “impulsor”, el registrador inicia la adquisición de los documentos e información relacionada con la gestión de riesgos a través de la solicitud de certificados de seguro, informes de las instalaciones, etc.

Otro componente de la gestión de riesgos está ligado a ser “controlador de inventarios”, puesto que todos los elementos prestados, relativos a un préstamo entrante o saliente, son contabilizados cuando llegan o salen, y, mientras permanecen, tienen asignados códigos de ubicación precisos. Antes de que un préstamo pueda dejar la institución para cruzar la ciudad o el país o continuar hacia otras naciones, el aspecto de “socio legal” del registrador sale a la superficie. Se crean documentos legales tales como contratos de préstamo y, si es necesario, se consiguen certificados CITES u otros permisos. Entender las regulaciones y documentación relacionada con la exportación e importación tiene que ver con la ocupación de “agente de aduanas”. La adquisición y custodia de todos los documentos importantes hace del registrador un “documentalista” y “diva o divo documental” y la adhesión inquebrantable a las normas precisas requiere que él/ella sea un buen “burócrata”.

Las habilidades descritas anteriormente no son ni exhaustivas ni exclusivas de la labor del registrador. Varias combinaciones de estas aptitudes son compartidas por muchas profesiones. Todo el “paquete” de conocimientos, sin embargo, hace el papel único.

Así que, ¿somos maestros de todas las destrezas antes mencionadas? Yo definitivamente no. Tengo la formación académica requerida, solidificada y atemperada por el aprendizaje práctico, y con más experiencia consigo más habilidades. Ralph Waldo Emerson escribió: “Los años enseñan muchas cosas que los días jamás llegan a conocer”. A pesar de mis más de treinta años de carrera que abarca la gestión de colecciones de Arte, Etnología, Historia Moderna, colecciones de Historia Natural, junto con funciones como preparador, conservador, especialista en conservación, y registrador, todavía estoy aprendiendo cosas nuevas y puliendo estas habilidades. Para mí, los años de experiencia práctica, más que los académicos, han sido la mejor, y a veces la única, herramienta de aprendizaje. Me formé, por ejemplo, al principio de mi carrera, como preparador, trabajando junto a un veterano en el campo. Cometí muchos errores, pero estos frecuentemente resultaron ser las mejores oportunidades de aprendizaje. Mark Twain dijo una vez: “Un hombre que coge a un gato por la cola aprende algo que no puede aprender de ninguna otra manera.”

Hay una destacada habilidad no mencionada antes. Quizá sería mejor llamarla una obsesión. Nosotros defendemos tenazmente nuestras normas institucionales de colecciones. Estamos programados, en nuestra profesión como registradores, para adherirnos a principios éticos elevados y para impulsar nuestras habilidades profesionales a un nivel cada vez más alto. Esto es algo bueno. Como se le atribuye decir a Miguel Ángel: “El mayor peligro para la mayoría de nosotros no es que nuestra meta sea demasiado alta y no la alcancemos, sino que sea demasiado baja y la consigamos”.

Traducción al español desde el inglés: Laura García Oliva