Derek Swallow

Etre innovant en matière de muséographie, de programmes pédagogiques, de retours d’investissement est l’objectif à atteindre pour les musées du 21ème siècle. Ce n’est pas toujours le cas concernant les procédures liées à la vie des collections. Cependant, l’urgence peut conduire à de telles innovations. Nombre de musées du 21ème siècle font face à la dure réalité que représente la réduction des budgets. Le premier impact est : moins de personnel et donc une charge de travail plus importante pour chacun. Afin de maintenir les standards de service public et les procédures internes au musée à leurs meilleurs niveaux, les équipes ont cherché un moyen de travailler plus efficacement. Mieux gérer le temps imparti est une solution. De nouvelles mesures telles que réduire le nombre et la longueur des réunions peut permettre de gagner beaucoup de temps, si précieux. Modifier la structure et l’organisation des traditionnels comités d’acquisition est un domaine où le temps peut être épargné. Au début de l’année 2013, le Royal BC Museum, où je travaille, a lancé un projet test, ayant pour but à la fois de réduire la durée des comités d’acquisitions et de construire un système plus flexible, plus égalitaire.

Traditionnellement, notre comité composé de conservateurs, documentalistes et restaurateurs, arbitré par un directeur, se rencontrait une fois par mois pendant une heure et demie : il avait pour missions de décider quelle nouvelles œuvres, proposées par les conservateurs de chaque département ou par les documentalistes, seraient acceptées par le Royal BC Museum afin d’intégrer les collections permanentes, mais également de statuer sur les œuvres à aliéner. Le calendrier, adressé par mails aux participants quelques jours avant la réunion permettait d’avoir le temps de digérer les informations concernant chaque proposition d’acquisition incluant la proposition du conservateur défenseur (en faveur de l’acquisition) et le rapport des restaurateurs. Ce dernier décrivait les conditions générales comme celles spécifiques à la conservation de l’œuvre et ce qui la compose, en spécifiant le temps nécessaire à sa stabilisation et à sa préservation sur le long terme. Armés de ces données les participants au comité d’acquisition, conjointement avec le conservateur / documentaliste en faveur de chaque œuvre, attendaient la réunion mensuelle. Les défenseurs « présentaient » les œuvres concernées, répondaient aux questions, puis le comité votait. Les propositions pour les cessions d’œuvres se déroulaient de la même manière. J’ai d’ailleurs le sentiment que cela se déroule de la même façon dans beaucoup de vos musées.

Le nouveau modèle testé par le Royal BC Museum a transformé ces comités en réunions « virtuelles », que ce soit la proposition comme la décision finale. Par « virtuelle » je veux dire que toutes les informations, et les discussions au sujet des œuvres, entre les défenseurs de chaque acquisition et les participants au comité, sont transmises par moyen électronique soit par emails. Tous les documents liés à la procédure, au calendrier, à la liste des collections à voter, et la décision des participants existent sous Excel ou Word, et perdurent sous forme virtuelle sur un réseau commun.

En même temps que l’organisation, la structure du comité changea. Une mesure plus égalitaire fut mise en place : les participants peuvent être autant des collections managers que des conservateurs ou des documentalistes. Le régisseur, auparavant secrétaire compilant les informations de l’assemblée, est quasiment la personne en charge de créer et mettre à jour l’agenda de vote mis en ligne, ainsi que le regroupement puis la ventilation des différents échanges par mails.

En somme, c’est ainsi que fonctionne le comité d’acquisition « virtuel ».

Une fois qu’une œuvre a été référencée au sein de notre base de données comme une proposition d’acquisition par le conservateur ou le documentaliste, le restaurateur et/ou les collections managers des différents sections défenseurs du projet, le régisseur l’insère dans le tableur Excel « voting list », faisant office de calendrier. Les champs à remplir incluent le département de la collection, le numéro d’inventaire (numéro unique crée par nos systèmes de gestion des collections), le nom du donneur ou de la collection, une brève description, le nom de la personne proposant cette acquisition, et des cases pour chaque participant au comité où ils insèreront leurs votes. Ce tableur, déposé au début du mois, sur le serveur commun, est accessible par tous les membres du comité. Si l’un d’entre eux a une question au sujet d’une œuvre donnée, celle-ci est envoyée par email à la personne la proposant, avec tous les autres membres en copie. La réponse est aussi renvoyée à toutes les personnes du comité. Ceci remplace les discussions en face à face. Le régisseur répertorie toutes les questions et les réponses, ainsi que les commentaires des membres du comité, les copies au sein d’un document Word, formant ainsi, avec le calendrier de vote, les pièces de références officielles de la décision finale.

La liste de vote est un document interactif ; durant les trois premières semaines du mois les œuvres sont ajoutées afin qu’elles puissent être jugées par tous, puis, la liste est fermée et le régisseur compte les votes et publie les résultats.

Les avantages de cette nouvelle organisation sont :

• le temps de vote est plus flexible – cela peut être fait quand on a le temps.
• cette organisation est en phase avec le développement durable – moins de papier utilisé
• les réponses du défenseur de l’acquisition peuvent être réfléchies et exprimées clairement – au lieu d’être « improvisées » dans les traditionnels comités. De surcroît ces questions et réponses peuvent être sauvegardées. Dans les habituelles réunions les « minutes » contiennent seulement un résumé des sujets évoqués. Des subtilités ou des points d’achoppement peuvent y être oubliés accidentellement.
• Il n’y a pas de rapport de comité à écrire.
• Le temps de voyage entre les bureaux et la salle de réunion est épargné, tout comme le temps gâché au démarrage de la réunion ou de discussions pendant et après le comité. Cela peut facilement être une heure de gagnée à elle toute seule.

Les inconvénients de cette nouvelle organisation sont :

• utiliser seulement les emails pour communiquer réduit le dialogue concernant chaque proposition d’acquisition et il peut y avoir plus d’éléments échangés oralement lors des traditionnels comités que par emails.
• Toutes opportunités de discuter des conséquences liées aux procédures et à la politique du musée lors de ces réunions sont perdues.
• Certains membres du personnel trouve que cette nouvelle organisation, jugée impersonnelle, est désagréable – nous avons besoin de nous voir physiquement et de nous réunir en groupe.
• Depuis que le vote a lieu de manière échelonnée dans le temps, il est possible qu’un membre du comité d’acquisition soit influencé en voyant le vote d’un collègue.
• Le suivi de chaque décision est plus long pour les régisseurs.

Je suis le premier à admettre, en tant que personne à l’origine de ce système, que le temps gagné est relativement modeste. Cependant, gagner une heure et demie par mois est précieux et si les autres mettent en place des procédures identiques afin de sauver une heure et quelques par mois nous atteindrons bientôt une journée entière. Néanmoins, cela ne réduit en rien notre charge de travail et ne nous donne pas de temps supplémentaire, cela signifie simplement que nous n’avons pas à travailler un peu plus dur encore pour abattre le travail à faire.

Je terminerai avec une citation du célèbre acteur et présentateur radio américain de la moitié du 20ème siècle Edgar Bergen : « Travailler dur n’a jamais tué personne, mais pourquoi tenter le diable. »

Traduction en français par Marine Martineau

Transport et exposition de la Rolls Royce de John Lennon, Partie 1

Par Derek Swallow – Royal BC Museum

Dédicace : A l’équipe des « Nordic registrars » qui a sponsorisée la fabuleuse “European Registrar’s Conference” 2014, à laquelle j’ai assisté à Helsinki en Finlande, et à tous les chargés de collections qui évaluent leurs objets avec la plus grande précision (voir la seconde partie de cet article).

Introduction :

La rumeur s’est répandue dans le musée pendant presque un mois puis la nouvelle est sortie alors que je vérifiais mes e-mails en cette matinée froide de janvier 2013. Mon œil a buté sur la ligne « objet » : « prêt de la Rolls de Lennon ». J’ai ensuite hésité à ouvrir et lire le message. C’était donc vrai, nous avions cinq semaines pour planifier et transporter la Rolls d’ici (Victoria) jusqu’à Montréal. C’est énorme et lourd : 6 mètres de long et 2,2 mètres de large pour un poids de 2 700 kg. Elle avait 5 000 km à parcourir à travers le pays, pendant les mois les plus dures du Canada, probablement sous des tempêtes de neige ou du blizzard et sur des routes dangereuses. J’ai pris une profonde inspiration, en partie à cause du temps imparti, de la masse du véhicule, les risques potentiels causés par les intempéries, mais aussi à cause de mon manque d’expérience face à ce type de projet. Malgré plusieurs décennies à m’occuper de centaines de prêts, je ne me suis jamais occupé d’une voiture auparavant. Ce malaise s’est intensifié, en sachant que ce n’était pas non plus une voiture faite pour être conservé dans un musée, représentative de sa période, de son style, de sa fabrication. Ce véhicule, icône vénérée de la culture pop et œuvre d’art originale, la rend unique et précieuse au-delà de sa valeur estimative.

La Rolls Royce de John Lennon :

Une voiture en état de marche :

Cette Rolls-Royce “Phantom Touring Limousine” de 1965, en parfait état de marche, aujourd’hui cataloguée et faisant partie des collections Royal BC Museum, était à l’origine détenue par la légende du rock : John Lennon, et a transporté les Beatles pendant trois ans.

Icône de la Pop-Culture

La génération des années 60 a élevée Lennon et les autres membres du groupe au statut de “demi-dieux”. Pour certains, leur présence physique dans le véhicule lui a transféré un tel pouvoir d’association, qu’il est considéré comme un « sanctuaire ». Des années plus tard, le véhicule a été prêté à des superstars de la musique tels que les Rolling Stones, les Moody Blues et Bob Dylan, qui ont uniquement amélioré sa qualité mystique.

Oeuvre d’art :

En 1967, Lennon a choisi de transformer cet objet cher et encore utilisé en œuvre d’art. Il a missionné l’artiste Steve Weaver afin de convertir le corps sombre de la « valentine black » en une peinture explosive et dynamique. Weaver a amorcé sa « toile » en métal avec plusieurs couches de peinture jaune puis a créé pendant six semaines des motifs audacieux, inspirés par Romani. Il a utilisé des couleurs stridentes qui s’apparentent aux pigments saturés que l’on trouve dans l’art « psychédélique », un style populaire en Europe dans les années 1960. La production finie, avec des motifs courant sur l’ensemble du corps de la voiture, présenta une composition puissante et unique. Cette transformation créa plus qu’une simple œuvre d’art tridimensionnelle. La Rolls Royce, un emblème par excellence de prestige et de « création » traditionnelle est alors transformé en un puissant symbole de la contre-culture des années 1960 et une icône des valeurs contestataires. Les Beatles étaient destinés à représenter une génération de jeunes, désireux d’afficher « l’institution » et mettre au jour le phénomène appelé “Beatle mania”.

Association avec les pays nordiques

En 1963, la “Beatle mania” a balayée la Grande-Bretagne et a fait un saut au nord de cette région nordique. Karlstad en Suède a été choisi comme première escale en dehors du Royaume-Uni. Pendant cinq jours le groupe pop fit sa tournée, en apparaissant même à la télé suédoise. http://www.youtube.com/watch?v=-clOQdFRyig Aussi, en 1963, la jeunesse d’un seul pays a poussé la chanson “Twist and Shout” au sommet des charts. Ce pays était la Finlande. http://www.youtube.com/watch?v=pVlr4g5-r18&feature=kp (Vidéo de Twist and shout). La semaine dernière (4 juin 2014) les passionnés des Beatles au Danemark ont célébré le cinquantième anniversaire du concert à Copenhague, la ville qui accueillait le lancement officiel du “World Tour” des Beatles qui dura deux ans. http://www.youtube.com/watch?v=8_zzoJYoeao (vidéo des Beatles au Danemark)
Malgré leur origine britannique, les Beatles, leur musique, et la “Beatles mania” restent une partie importante de l’histoire culturelle de la pop des années 60 en Scandinavie, en Europe et en Amérique du Nord. La Rolls de Lennon elle-même étant l’un des symboles et icônes les plus reconnus. Le Royal BC Museum s’occupe des Rolls, pas seulement de la Colombie Britannique ou du Canada, mais pour le monde entier. http://www.youtube.com/watch?v=imXZS6WTxEw (Bulletin de nouvelles de Victoria sur les Rolls)
Le but du passage de la Rolls de Lennon du Royal BC Museum, de Victoria à Montréal au Québec, était de présenter cette icône dans le cadre de l’anniversaire de la « Beatles mania » et du concert du groupe à Montréal pendant le « World Tour ». C’était également une célébration des Beatles pour le monde entier.

Traduction en français par Aurore Tisserand.

Par Derek R. Swallow
Registraire Royal BC Museum

Jongleur, médiateur, chef d’orchestre, commissaire-priseur, super-gestionnaire de collections, maître en yoga, gestionnaire du risque, gestionnaire de projet, courtier en douanes, coordinateur de transport, préparateur, gestionnaire des stocks, diplomate, bureaucrate, conseiller juridique, centre de communication, diva des documents et berger : tous ces termes décrivent les compétences du registraire d’un musée en matière de prêts

Le but de cet article est d’améliorer la compréhension du rôle de registraire en associant les compétences de base énumérées ci-dessus aux responsabilités du poste. Ces compétences se divisent en quatre catégories: les prédispositions mentales, les capacités de communication et d’organisation, les compétences en matière de gestion des collections et les capacités à documenter.

Fonctionner en multitâche est une prédisposition partagée par les « jongleurs » et les registraires. Gérer simultanément de nombreux prêts à des stades d’avancement différents et avec différents degrés de complexité est comparable à la tâche d’un jongleur qui maintient un flux d’objets de différentes tailles et de différents poids en l’air sans en faire tomber un seul. Comme un « maître en yoga », la disposition mentale du registraire reste calme même sous une charge de travail lourde et stressante et souple en passant d’un prêt à un autre et d’un niveau de priorité à un autre.

Du rôle de communicateur émerge un potentiel de « médiateur ». Le registraire contribue à la résolution des problèmes entre les membres de l’équipe de prêt, son institution et l’emprunteur ou le prêteur. Le tact nécessaire borde avec les compétences d’un « diplomate ». Afin de faciliter la circulation d’informations précises, le registraire fonctionne comme un « centre de communication »
en devenant l’unique point de contact pour
l’institution et un canal pour les questions, réponses et informations échangées entre l’emprunteur et l’équipe des prêts.

En tant qu’organisateur, le registraire met l’accent à la fois sur le tableau d’ensemble, en laissant le prêt se dérouler tout en faisant attention aux détails en veillant à ce que chaque étape soit complétée. Ceci est similaire à un « berger » qui maintient son troupeau ensemble, vigilant à éviter toute perte pendant le déplacement. En tant que « chef d’orchestre » le registraire guide le processus harmonieux du prêt, signalant aux membres de l’équipe ou à l’emprunteur lorsque une action est requise. Les compétences de « berger » et de « chef d’orchestre » renforcent la fonction du registraire comme un « chef de projet » qui s’assurant que toutes les étapes sont accomplies de la manière la plus efficace possible en temps et en effort tout en respectant tous les délais.

Le registraire assume le rôle primordial de « super-gestionnaire de collections ». Il se définit ainsi : une connaissance approfondie de la gestion de collections et une expérience qui englobe tous les types de collections possibles dans le domaine du registraire. Soutenu par le personnel de la conservation et par les gestionnaires de collections spécifiques, cette capacité garantit l’application des protocoles et pratiques de prêt corrects, compte tenu des besoins spécifiques de chaque objet prêté par n’importe quelle collection. Lorsqu’un un prêt est préparé en vue de son expédition, la connaissance particulière du « préparateur » permet au registraire, en cas de besoin , de s’assurer que les méthodes de mise en caisse et d’emballage adéquates pour le transport des artefacts sont respectées de manière à maximiser la protection de chaque article prêté.

Cela nous amène à la responsabilité du registraire en tant que « coordinateur de transport » qui implique de n’employer que des transporteurs qui utilisent des mesures de sécurité et des techniques d’expédition optimales. S’assurer de la meilleure mise en caisse, du meilleur emballage et du meilleur moyen de transport font du registraire un « gestionnaire du risque ».

Ce rôle incorpore des éléments supplémentaires importants comme par exemple la vérification que les articles de prêt sont assurés à leur correcte valeur et que les locaux de l’emprunteur respectent les normes internationales en matière d’environnement, d’intégrité structurelle, de sécurité inhérente au bâtiment, de présence de sécurité humaine, de qualification du personnel des collections, etc. En tant que « opérateur », le registraire initie l’acquisition de documents et d’information liés à la gestion du risque par des demandes de certificats d’assurance, de rapports sur les installations, etc. Un autre composant de la gestion du risque s’associe avec le « gestionnaire de stock », où tous les articles destinés à être prêtés sont enregistrés lorsqu’ils arrivent ou partent et reçoivent un code indiquant leur emplacement précis. Avant qu’un prêt ne quitte l’institution pour traverser une ville ou un pays ou ne soit expédié dans un autre pays, le coté « conseiller juridique » du registraire apparaît. Des documents juridiques comme des contrats de prêt sont rédigés et si nécessaire des CITES ou autres permis sont enregistrés. Comprendre les réglementations et la documentation liée à l’importation et exportation correspond à l’occupation de « courtier de douanes ». L’acquisition et la garde de ces documents importants font du registraire un « documentaliste » et une « diva des documents ». L’adhésion infaillible à des standards bien précis exige de lui d’être un bon « bureaucrate ».

Les compétences décrites ci-dessus ne sont ni exhaustives ni exclusives au rôle de registraire. Diverses combinaisons de ces compétences sont partagées par de nombreuses professions. C’est néanmoins l’ensemble du « panier » de compétences qui rend son rôle unique.

Alors, peut-on dire que l’on maîtrise toutes les compétences décrites ci-dessus ? Moi, certainement pas. L’indispensable fondement académique que je possède a été renforcé par la formation sur le terrain et je trouve que l’expérience augmente les capacités. Ralph Waldo Emerson a écrit : « les années enseignent beaucoup de choses que les journées ne savent jamais ».

Malgré mes plus de trente ans de carrière qui englobent la gestion de collections artistiques, ethnologiques et d’histoire moderne, les responsabilités de préparateur, de conservateur, de spécialiste de la préservation et de registraire, j’apprends constamment de nouvelles choses et je n’en fini pas de parfaire mes compétences. Pour moi, ce sont les années d’expérience pratique, plutôt que les années de formation académique qui ont été les plus instructives. Au début de ma carrière j’ai par exemple été formé comme préparateur par une personne très expérimentée dans le domaine. J’ai fais de nombreuses erreurs mais elles m’ont souvent permis d’apprendre quelque-chose. Marc Twain a dit un jour : « un homme qui attrape un chat par la queue apprend quelque-chose qu’il ne peut apprendre autrement ».

Il reste une compétence essentielle que je n’ai pas encore mentionnée. Peut-être vaudrait-il mieux l’appeler une obsession. Nous défendons avec acharnement nos normes institutionnelles de gestion des collections. Nous sommes programmés, dans notre profession de registraire, pour adhérer à des standards éthiques élevées et pour développer nos capacités professionnelles à un niveau toujours supérieur. C’est une bonne chose. On attribue à Michel-Ange la phrase : « pour la plupart d’entre nous, le plus grand danger ne consiste pas à se fixer un objectif trop élevé et ne pas l’atteindre mais à choisir une cible trop facile et laisser notre marque ».

Derek Swallow

Des cascades de cristal en guise de lustres, éclairant doucement les murs de style Beaux-Arts aux chapiteaux en or moulu qui entourent une immense sal de bal : un décor à couper le souffle que l’un des participants décrivit comme le « Versailles » de Chicago. Cette riche, opulente salle au sein de l’historique hôtel Hilton de Chicago, utilisée pour les bals des plus glamours et les grandes réceptions, fut alors notre salle de conférence : un cadre grandiose et excitant, contrastant avec nos petits et fonctionnels bureaux au sein de nos musées. Cela me parut tout d’abord un choix de lieu incongru. Néanmoins, après réflexion, l’idée de nous accueillir dans ce lieu me parut logique.

La grandeur de la salle et la richesse de son décor représentaient l’énergie, l’optimisme et l’ampleur de cette nouvelle rencontre au nom de l’ARCS ainsi que la qualité des compétences détenues par les 530 invités venus de 28 pays différents. Choisir Chicago comme ville d’accueil était aussi l’idéal : un centre culturel et une école d’art reconnus internationalement ainsi que des institutions de renom comme l’Art Institute of Chicago et le Field Museum, pour n’en citer que deux.

Ce colloque de trois jours comporta 24 sessions avec 60 intervenants. La diversité des sujets abordés refléta avec justesse le large panel de connaissances de ce groupe de participants autant différents que nombreux. J’ai alors pleinement estimé ma chance de pouvoir participer à un tel évènement et souhaiterais remercier l’ensemble des organisateurs, des intervenants et en particulier les mécènes qui ont permis, grâce à leurs généreux dons, de rendre tout cela possible. Pour améliorer notre confort les sponsors ont fourni aux participants un véritable trésor composé de délicieux mets, qui nous permettait de ne pas être affamés entre les différentes séminaires.

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec l’ARCS, l’acronyme correspond à Association of Registrars and Collections Specialists. Son but et sa mission sont de : « …représenter et promouvoir les Régisseurs et les Collections Specialists, nationalement et internationalement, de leur délivrer un guide des meilleurs pratiques en terme de régie des collections et de conservation préventive, et de faciliter la communication ainsi que l’échange d’informations entre les uns et les autres. » http://www.arcsinfo.org/home

Dans l’intérêt de nos lecteurs, je résumerai dans d’autres articles les informations que j’ai pu glaner au cours de ces séminaires et qui, selon moi, pourraient être des sujets d’intérêt général pour les régisseurs, les collections managers et les autres professionnels de musée. Le premier article concernera la session intitulée : « Déclasser un bien : y-a-t-il une bonne façon de le faire ? » arbitrée par Devon Pyle-Vowles ARCS Board Member et Président de la conférence, avec des exposés de Dawn Robert, Collections Manager à l’Academy of Sciences de Chicago – Peggy Notebaert Museum, Elizabeth Varner, Directrice Générale du Musée national du Sport ; et Linda Wilhelm, Régisseur des collections au Musée des Beaux-Arts de Houston.

Pour conclure, je souhaiterai revenir aux origines de l’ARCS : ce qui a conduit autrefois à sa création. Les origines de cette organisation sont lointaines, débutant avec la nomination, en 1880, du premier régisseur américain dont la mission était de prendre soin des collections du National Museum, Smithsonian Institution. Près de 100 ans s’écoulèrent avant que la seconde pierre de cet édifice soit posée. En 1977, les régisseurs américains créèrent le Registrars Committee of the American Association in Museums (RC-AAM), suivi deux plus tard par le UK Registrars Group. D’autres associations de régisseurs virent le jour les années suivantes partout ailleurs. La conservation préventive et l’amélioration des moyens de communication lient aujourd’hui des collègues de tous horizons. Le début du 21ème siècle fut le témoin d’une recrudescence des demandes de prêts internationaux, d’où une nécessité de développer des normes internationales pour le transport, la documentation, etc. Pour que ces normes soient appliquées et connues de tous, il était nécessaire de créer un colloque à ce sujet. Le RC-AAMM fut le premier à le faire et organisa quatre séminaires internationaux, dont le premier eut lieu à la Nouvelle-Orléans en 2004. Lors du dernier, à Houston en 2011, le célèbre régisseur américain Jean Gilmore proposa la création d’une nouvelle organisation répondant aux besoins du 21ème siècle. Après plusieurs mois de travail intensif, l’Association of Registrars and Collections Specialists naquit : un groupe organisé, déjà focalisé sur les défis que notre profession aura à relever durant ce nouveau millénaire.
« Pour la première fois, les régisseurs et les collections spécialistes ont fait un pas en avant tel un groupe uni, indépendant, international proposant des services et des programmes adaptés aux professionnels des musées »

(Histoire – Association of Registrars and Collections Specialist – Association of Registrars and Collections Specialists. http://www.arcsinfo.org/about/history)

Traduction en français par Marine Martineau