Da ich in Mitteleuropa aufgewachsen bin, gehört zu meinen frühesten Ostererinnerungen das Suchen nach Ostereiern im Garten. Viele Jahre später ist eine immer wiederkehrende Aufgabe in meinem Job die Suche nach Dingen, die nicht dort sind, wo sie laut Datenbank sein sollten. Zum diesjährigen Osterfest dachte ich mir, dass ich mal etwas zu den Unterschieden schreibe:

Nach Objekten suchen ist kein Spaß

Während ein Kind, das nach Ostereiern sucht, von Freude erfüllt ist, ist beim Sammlungsverwalter bei der Objektsuche das Gegenteil der Fall. Man sucht nach einem Objekt, weil es aufgrund einer Forschungsanfrage, Ausleihe oder Ausstellung – oft dringend – gebraucht wird. Es herrscht Zeitdruck und wenn es nicht gefunden werden kann, hat das Konsequenzen. Es kann sehr viel Arbeit für andere Leute bedeuten, z.B. für AusstellungsmacherInnen, die sich ein Alternativobjekt überlegen müssen, das die gleiche Aussage transportiert. Es kann bedeuten, dass ganze Teile von Ausstellungen umorganisiert werden müssen, weil sie genau um dieses eine Objekt gestaltet waren. Es kann auch bedeuten, dass Forscher eine bestimmte Fragestellung, an der sie arbeiten, nicht beantworten können.

Objekte werden nicht absichtlich versteckt

Im Gegensatz zu Ostereiern versteckt niemand absichtlich Objekte. Während ein kleiner Teil tatsächlich gestohlen wird, gehen die meisten deshalb verloren, weil Leute es versäumen, den Datenbankeintrag zu aktualisieren oder die Standortänderung weiter zu geben (darauf haben wir in „Fehlschläge in Zahlen“ bereits einen Blick geworfen). Die Gründe sind vielfältig: Gedankenlosigkeit, Faulheit, Arroganz („Das ist nicht mein Job.“), Selbstvertrauen in die eigene Fähigkeit, sich alles merken zu können, der Glaube, dass man etwas nur kurz herausnimmt und gleich wieder zurück stellt. Keine Eigenschaften des Osterhasen, aber von vielen Museumsangestellten.
Neulich habe ich einen weiteren Grund entdeckt, warum Standorteinträge nicht aktualisiert werden: Magisches Denken. Der Glaube, dass, nur weil es WLAN im Depot gibt und jedes Objekt einen Barcode trägt eine sagenhafte Supermacht genau weiß, wo jedes Objekt ist. Entschuldigung Leute, so funktioniert das nicht!

An allen richtigen Orten suchen

Während Ostereier oft unsystematisch gesucht werden oder man einfach an einem Punkt X im Garten anfängt und an Punkt Y endet, erfordert die Suche nach Objekten einen anderen Ansatz. Wenn Ihr Depot 3000 Quadratmeter und noch viel mehr Regalfläche hat, kann man einfach nicht alles durchsuchen. Und man kann auch nicht einfach so ins Depot gehen und mal nach dem Objekt schauen. Statt dessen ist der erste Schritt nur eine Gedankenübung. Sie denken darüber nach, was am wahrscheinlichsten mit dem Objekt passiert ist.

Der Ausgangspunkt ist der letzte Eintrag im Standortfeld. Wann war es dort und können Sie sich vorstellen, dass es in der Zwischenzeit irgendwo sonst gebraucht wurde? Eine gute Datenbank hat nicht nur ein Standortfeld, sondern auch ein Feld für das Datum der Standortänderung und eine Auflistung der bisherigen Standorte. Sie hat natürlich auch Einträge für das, was wann mit dem Objekt passiert ist: war es verliehen, musste es restauriert werden, wurde es fotografiert, wurde es zitiert… Alle diese Einträge liefern Ideen, wo man mit der Suche ansetzen könnte. Manchmal wurde das Foto nach der letzten Standortänderung gemacht – das Objekt könnte sich noch beim Fotografen befinden. Manchmal war das Objekt nach der letzten Standortänderung noch ausgestellt – möglicherweise ist es noch bei den Kisten, die beim Abbau dieser Ausstellung gepackt wurden. Andere Objekte, die auch in Vitrine X ausgestellt waren, befinden sich nun am Standort Y – möglicherweise ist das Objekt auch am Standort Y.
Nun können Sie sich eine Liste schreiben mit Leuten, die Sie anrufen sollten und Orten, an denen Sie nachsehen sollten.

Ein angemessener Einsatz der Energie

Als Kind ist es am Ostermorgen großartig, voller Energie durch den Garten zu rennen und nach den Ostereiern zu suchen. Als Museumsangestellte mit einem vollen Zeitplan und jeder Menge Aufgaben muss man sehr viel bewusster darüber nachdenken, wie man die Suche angeht. Man muss die Zeit, die man in die Suche investiert abwägen gegen die Wahrscheinlichkeit, ein Objekt zu finden.
Wenn das Objekt mit ein paar Telefonanrufen aufgetrieben werden kann, ist alles gut. Wenn das Objekt nächste Woche gebraucht wird und der letzte Standorteintrag bezieht sich auf einen Ort, der nicht mehr existiert (zum Beispiel, weil die Regale abgebaut wurden oder man aus diesem Depot schon vor 10 Jahren ausgezogen ist), ist es wahrscheinlich besser, den Wissenschaftler oder Ausstellungsmacher gleich zu informieren und sie oder ihn zu bitten, sich wenn möglich um eine Alternative zu bemühen. Wenn eine hohe Wahrscheinlichkeit besteht, dass das Objekt sich in einem Stapel Kisten befindet, die Objekte ohne korrekten Standorteintrag enthalten, ist es wahrscheinlich am besten, sich durch diesen Stapel zu arbeiten und gleich alle Standorteinträge in Ordnung zu bringen – Sie sparen sich eine Menge Zeit bei zukünftigen Anfragen.

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, dass Sie es nicht wisssen

Erinnern Sie sich, wie Sie als Kind einen Platz zweimal abgesucht haben, weil Sie nicht mehr wussten, ob Sie unter diesem Baum schon geschaut hatten? Sie sollten sicherstellen, dass das nicht passiert, wenn Sie nach einem Objekt suchen. Das wichtigste ist, dass sie das Objekt gleich mit einem „Standort unbekannt“ versehen, sobald Sie merken, dass es nicht dort ist, wo es sein sollte. So weiß jeder gleich, dass das Objekt im Moment nicht zugänglich ist und kann über Alternativen nachdenken. Es hilft auch, die „Standort unbekannt“-Einträge im Blick zu haben: Wenn ihre Zahl abnimmt, leisten Sie wahrscheinlich gute Arbeit als Sammlungsmanager. Wenn ihre Zahl zunimmt, gibt es wahrscheinlich Probleme in der Sammlungsverwaltung und in der Logistikkette und Sie möchten vielleicht mal genauer hinschauen, wo der Hase im Pfeffer liegt.
Dass Sie auf ihrer Liste die Dinge, die Sie schon versucht haben, um das Objekt zu finden, abhaken sollten, muss wohl nicht extra erwähnt werden.

Ich hoffe, dass das einzige, was Sie gerade suchen, wirklich Ostereier sind.

Frohe Ostern zusammen!

Angela