von Derek R. Swallow
Registrar am Royal BC Museum

…Jongleur/in, Mediator/in, Kapellmeister/in, Regler/in, ultimative/r Sammlungsverwalter/in, Yogameister/in, Risikomanager/in, Zollagent/in, Transportkoordinator/in, Ausstellungstechniker/in, Bestandskontrolleur/in, Diplomat/in, Bürokrat/in, Rechtsberater/in, Kommunikationsknotenpunkt, Papierkriegsdiva oder -divo und Hirte/Hirtin: Das sind alles Begriffe, die die Tätigkeiten von Registraren bei Leihvorgängen beschreiben.

Der Grundgedanke dieses Artikels ist das Verständnis für die Rolle des Registrars zu erweitern, indem die oben genannten Fähigkeiten mit konkreten Arbeitsaufgaben verknüpft werden. Diese Fähigkeiten bestehen aus vier Kategorien: mentale Veranlagung, kommunikative und organisatorische Belastbarkeit, Fähigkeiten der Sammlungsverwaltung und Dokumentationsfähigkeiten.

Multi-tasking, die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun oder im Blick zu halten ist eine Veranlagung, die „Jongleure“ und Registrare gleichermaßen besitzen müssen. Gleichzeitig verschiedene Leihvorgänge betreuen, die sich in verschiedenen Stadien des Gesamtablaufs befinden und unterschiedliche Komplexitätsgrade aufweisen gleicht der Aufgabe eines Jongleurs, der den Fluß verschiedener Objekte verschiedener Größe und unterschiedlichen Gewichts in der Luft halten muss, ohne dass eines davon herunter fällt. Wie ein „Yogameister“ ist die Grundeigenschaft des Registrars, dass er oder sie Ruhe bewahrt und diese auch ausstrahlt und das in diesem Fall unter hoher beruflicher Belastung, flexibel zwischen verschiedenen Leihvorgängen hin- und herwechselnd, getrieben von sich ständig ändernden Prioritäten im Ablauf der Leihvorgänge.

Aus der Rolle des Kommunikators erwächst die Rolle des „Mediators“. Der Registrar trägt dazu bei, dass Probleme zwischen Teammitgliedern des Ausleihteams, der eigenen Institution und dem Leihnehmer oder Leihgeber gelöst werden. Das Taktgefühl, das hierbei von Nöten ist, entspricht dem eines „Diplomaten“. Um den Fluß der richtigen Informationen and die richtigen Stellen zu ermöglichen, wird der Registrar zum „Kommunikationsknotenpunkt“, er oder sie ist der eine Ansprechpartner für die Institution und der Kommunikationskanal, der Fragen, Antworten und Informationen vom Leihnehmer zum Ausleihteam weiterleitet und umgekehrt.

In seiner Funktion als Organisator konzentriert sich der Registrar sowohl auf das große Ganze, so dass der Leihvorgang am Laufen gehalten wird, verliert aber auch die Details nicht aus dem Auge, so dass an keiner Stelle ein wichtiger Schritt vergessen wird.

Dies entspricht der Rolle des „Hirten“, der die Herde zusammenhält, sie vorantreibt und aufpasst, dass kein Gruppenmitglied auf der Reise verloren geht. Als „Kapellmeister“ agiert der Registrar wie ein Dirigent, der alle Beteiligten des Leihverkehrs harmonisch zusammenspielen lässt, seinen Teammitgliedern oder dem Leihnehmer das Zeichen zum Einsatz gibt, wenn es Zeit ist, aktiv zu werden. Die Fähigkeiten des „Hirten“ und des „Kapellmeisters“ unterstützen die Tätigkeit des „Projektmanagers“, der sicherstellt, dass alle Schritte mit dem effizientesten Zeit- und Arbeitseinsatz abgearbeitet werden, so dass alle Deadlines eingehalten werden können.

Der Registrar übernimmt auch die allumfassende Rolle des „ultimativen Sammlungsverwalters“. Sie kann so definiert werden: weitgehendes Wissen zum Umgang mit Sammlungen und Erfahrung im Umgang mit allen Sammlungstypen, die in seinen Aufgabenbereich fallen. Unterstützt von Restauratoren und auf ihren Bereich spezialisierten Sammlungsmanagern sorgt diese Fähigkeit dafür, dass alle Vorgaben und Handlungsanweisungen korrekt beachtet werden, so dass bei der Ausleihe die speziellen Bedürfnisse jedes erdenklichen Objekts aus jeder erdenklichen Sammlung beachtet werden. Wenn die Leihgaben für den Transport vorbereitet werden, ermöglicht das Wissen, das der Registrar als „Ausstellungstechniker“ hat, den Verpackungsprozess zu überwachen und wenn nötig einzugreifen, damit das geliehene Objekt auf die bestmögliche Art und Weise mit dem bestmöglichen Schutz transportiert wird.

Das leitet über zu den Aufgaben des Registrars als „Transportkoordinator“, der nur solche Transportspeditionen beauftragt, die die optimalen Sicherheitsvorkehrungen und Transportbedingungen bieten können. Der Registrar als „Risikomanager“ sucht Unternehmen aus, die Verpackung und Transport in wirklicher Museumsqualität im besten Sinne des Wortes anbieten. Zu dieser Rolle gehören noch weitere Verantwortlichkeiten: sicherzustellen, dass Leihobjekte zum korrekten, aktuellen Wert versichert sind und dass die ausleihende Institution die internationalen Standards in Bezug auf klimatische Bedingungen, Gebäudesicherheit, Sicherheitstechnik, Sicherheitspersonal, qualifiziertes Sammlungspersonal, etc. erfüllt. Als „Regler“ veranlasst der Registrar die Beschaffung von Dokumenten und Informationen, die zum Risikomanagement gehören, wie z.B. Versicherungsbestätigungen, Facility Reports ¹, usw. Der „Bestandskontrolleur“ ist eine weitere Facette des Risikomanagements, alle Leihobjekte werden kontrolliert wenn sie ankommen oder herausgegeben werden, sei es nun eine Leihnahme oder eine Leihgabe und natürlich werden alle Standortveränderungen dokumentiert, wenn die Leihnahmen im Hause sind.

Bevor eine Leihe die Institution verlassen kann, um ans andere Ende der Stadt, des Landes oder ins Ausland zu kommen, kommt der Aspekt des „Rechtsberaters“ im Registrar zu tragen. Juristisch verbindliche Dokumente wie Leihverträge werden erstellt und andere wichtige Dokumente, wie z.B. CITES-Zertifikate ² oder andere Genehmigungen werden angefordert. Die Regelungen und erforderlichen Dokumente für den Im- und Export zu kennen und zu verstehen ist die Aufgabe des „Zollagenten“ im Registrar. Das Beschaffen und sichere Aufbewahren all dieser wichtigen Dokumente macht den Registrar zum „Dokumentar“ und „Papierkriegsdiva“ und das unnachgiebige Festhalten an präzisen Regeln erfordert, dass er auch ein guter „Bürokrat“ ist.

Die eben beschriebenen Fähigkeiten sind weder vollständig noch gehören sie ausschließlich zur Rolle des Registrars. Verschiedene Kombinationen dieser Fähigkeiten gehören zu vielen Berufen. Das komplette „Paket“ dieser Fähigkeiten macht jedoch die Rolle des Registrars einzigartig.

Also, sind wir Meister in allen diesen genannten Fähigkeiten? Ich bin es sicherlich nicht. Ich habe den erforderlichen akademischen Hintergrund, gefestigt und gemäßigt durch die Ausbildung direkt im Beruf und mit mehr Erfahrung, so denke ich, wächst die Befähigung. Ralph Waldo Emerson schrieb: “The years teach much which the days never know.” („Die Jahre lehren viel, was die Tage niemals wissen werden.“)

Trotz meiner über dreißigjährigen Karriere im Sammlungmanagement von Kunst, ethnologischen, zeitgeschichtlichen und naturkundlichen Sammlungen, mit Aufgaben als Ausstellungstechniker, Kurator, Bewahrungsspezialist und Registrar, lerne ich immer noch neue Dinge und verfeinere meine Fähigkeiten. Für mich waren die Jahre der praktischen, weniger der akademischen, Erfahrungen die besten, manchmal die einzigen Lernprogramme. Am Anfang meiner Karriere lernte ich zum Beispiel indem ich als Ausstellungstechniker zusammen mit einem Veteranen in diesem Beruf arbeitete. Ich machte viele Fehler, aber diese führten oft zu einmaligen Lernerfahrungen. Mark Twain hat einmal gesagt “A man who carries a cat by its tail learns something he can learn in no other way.” („Ein Mann der eine Katze am Schwanz trägt lernt etwas, das er auf keine andere Art und Weise lernen kann.“)

Es gibt noch eine hervorstechende Fähigkeit, die ich oben nicht erwähnt habe. Vielleicht sollte man es besser eine Besessenheit nennen. Wir setzen uns verbissen für die Sammlungsstandards unserer Institution ein. Wir sind in unserem Berufsbild als Registrare darauf trainiert, uns an hohe ethische Standards zu halten und unsere professionellen Fähigkeiten auf ein immer höheres Niveau zu bringen. Das ist eine gute Sache. Um es mit einem Zitat zu sagen, das Michelangelo zugeschrieben wird: “The greatest danger for most of us lies not in setting our aim too high and falling short, but in setting our aim too low and achieving our mark.” („Die größte Gefahr für die meisten von uns besteht nicht darin, dass wir unsere Ziele zu hoch stecken und sie dann verfehlen, sondern darin, dass wir unsere Ziele zu niedrig setzen und sie erreichen.“)

Dieser Beitrag ist auch auf Polnisch erhältlich, übersetzt von Natalia Ładyka, die Übersetzung erschien zuerst auf dem Blog der Vereinigung der Polnischen Museumsregistrare http://inwentaryzatorzy.blogspot.de/.