Erschließung der Sammlung der Historischen Gesellschaft der Anna Maria Insel (Anna Maria Island Historical Society (AMIHS)

Von Ashley Burke

Im ganzen Land gibt es Gemeinden, die sich darum bemühen ihr historisches Erbe zu erhalten. In Folge dessen gibt es kleine historische Gesellschaften und Museen entstehen zu diesem Zweck. Viele dieser Organisationen werden von Ehrenamtlichen betrieben, die keine spezielle Museumsausbildung haben, besonders im Hinblick auf die Betreuung einer Sammlung. Diese Museen beherbergen oft Sammlungen, zu denen es sehr wenige Informationen gibt und die daher in Zukunft wahrscheinlich Schwierigkeiten haben werden, sowohl bei der Forschung als auch bei ihrer Entwicklung.

Das Erbe der Anna Maria Insel (Florida) erhalten

Das AMIHS war ein solches Museum. Es war 1992 von Bürgern gegründet worden, die von den Veränderungen in ihrer Gemeinde beunruhigt waren. Viele der früheren Bewohner zogen weg oder starben und eine rasche Veränderung der Insel hatte begonnen. AMIHS versuchte nun, die Geschichte ein zu fangen, ehe sie verschwand und dazu auch historische Objekte zu sammeln, um die einzelnen Geschichten besser erzählen zu können. In den folgenden 18 Jahren wurden mehr als 1300 Objekte, ein Häuschen aus den 1920er Jahren und noch viel mehr Archivmaterial und Notizbücher angehäuft, die noch bearbeitet werden müssen.

Viele Jahre später, nämlich 2014, an einem heißen Sommertag, besuchte eine unbekannte Museumsperson die Sammlung und erklärte dem Ehrenamtlichen, der gerade Dienst hatte, dass das Museum kein guter Hüter seiner Sammlungen sei. Von dem Augenblick an änderte sich der Blick des Museum auf die Sammlung und man bemühte sich um eine Verbindung zu einem örtlichen Museumsberater (der Autorin). Die erste Aufgabe bestand darin, das Museum zu evaluieren, um die notwendigen Konservierungsmaßnahmen zu skizzieren und Empfehlungen für deren Implementierung zu geben. Eine der wichtigsten Empfehlungen war, die Sammlung vollständig zu erfassen und zu katalogisieren. Auf der Basis der Empfehlungen und der Evaluation entschied sich das Museum, das Katalogisierungsprojekt in Angriff zu nehmen.

Katalogisieren – wie am Fließband

Das Museum beschloss eine Schließung von 1 ½ Monaten (während der Zeit, in der am wenigsten Touristen kommen) um der Museumsberaterin umfassenden Zugang zum Museum zu ermöglichen, ohne von Ehrenamtlichen und Sponsoren belästigt zu werden. So konnte eine Art Fließbandbearbeitung eingerichtet werden, bei der die Objekte Raum um Raum erfasst und fotografiert wurden, Notizen in einem Tabellenprogramm festgehalten wurden, zugleich Stützen und andere Hilfsmittel angebracht, die für eine bessere Konservierung der ausgestellten Objekte sinnvoll waren. Nach und nach wurde das Vorgehen immer stromlinienförmiger und zentrierte sich immer mehr auf das Fotografieren. Eine große Zahl von Objekten wurde aufgestellt, nummeriert, fotografiert und dann zurück gestellt. Beim Fotografieren wurde erst die Nummern fotografiert und dann das Objekt. Wenn die Fotos auf den Computer überspielt waren, wurden die Objekte den Inventarnummern entsprechend neu nummeriert. So konnte der größte Teil der Arbeit außerhalb des Museums erledigt werden. Versehen mit den Fotos der Sammlung in hoher Auflösung konnte die Museumsberaterin leicht die Bezeichnungen nach der Nomenklatur 3.0 anfügen und auch ein paar Web-Recherchen erledigen.

Nachdem die Sammlung vollständig verzeichnet und katalogisiert war (zum Schluss betrug die Zeit pro Objekt ca. 7 Minuten) wurden noch das Archiv und die Zeitungen nach Informationen über Schenker durchsucht. Nachdem die Museumsberaterin nach der Katalogisierung die Sammlung recht gut kannte war es nun leichter, Informationen der Schenker den Objekten zu zu ordnen.

Die Sammlung online verfügbar machen

Am Ende des Katalogisierungsprojekts war das ganze Museum vollständig erfasst, die Objekte mit Nummern versehen und fotografiert – nur, was anfangen mit all diesen Informationen? Das Museum bekam einen vollständigen Ausdruck für einen raschen Zugriff – aber das Museum brauchte eine Computerlösung, die mehr bot als eine Exceltabelle. Da gab es allerdings einige Hürden, die höchste war die, dass das Museum nur einen einzigen Computer besaß, der zudem meistens weggeschlossen war. Es gab keinen Server und technische Unterstützung gab es auch nicht wirklich. Das Museum brauchte aber eine preiswerte, Cloud-gestützte Internet-Lösung. Mit diesem Wissen machte sich die Museumsberaterin auf, alle Museums-Management-Programme auf zu spüren, die Opensource im Netz zu finden sind.

Im Anhang findet sich der ursprüngliche Bericht über die verschiedenen untersuchten Systeme (einschließlich der Kosten und einer Auflistung von Pro und Contra). Auf Grund dieses Berichts und nach längeren Gesprächen mit dem Museum bleib zum Schluss noch die Wahl zwischen eHive und OMEKA. In beide Systeme wurden Daten aus dem Museum eingegeben und dann dem Museumsvorstand vorgeführt. Auf Grund all dieser Informationen entschloss sich das Museum eHive zu wählen.

Nachdem die Software fest stand, wurden mit Hilfe einer Zusammenarbeit von Museum und Museumsberaterin sowie der Softwarefirma die vorhandenen Daten in die Sammlungsdatenbank eingespielt. Das AMIHS hat jetzt eine nutzbare, recherchierbare Sammlungs-Datenbank – eine auf die Forscher leicht zugreifen können, in die Neuerwerbungen leicht eingetragen werden können und in die auch das vorhandene Archivmaterial eingearbeitet werden kann.

Ashley Burke ist die Sammlungsmanagerin des Leepa-Rattner Kunstmuseums in Tarpon Springs, Florida und Museumsberaterin für Burke Museum Services. Sie hat mehr als 10 Jahre Erfahrung in Museen mit den unterschiedlichsten Sammlungen von Kunst bis Kunsthandwerk, von naturgeschichtlichen und archäologischen Objekten bis zu medizinischen (einschließlich Feuchtpräparate). Sie begeistert sich für alles, was mit Museum zu tun hat und für die Geschichte Floridas. Außerdem ist sie Teilzeit-Schmied. Sie stellt in ihrer Freizeit von Museen inspirierten Schmuck her.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.