Par Derek R. Swallow
Registraire Royal BC Museum

Jongleur, médiateur, chef d’orchestre, commissaire-priseur, super-gestionnaire de collections, maître en yoga, gestionnaire du risque, gestionnaire de projet, courtier en douanes, coordinateur de transport, préparateur, gestionnaire des stocks, diplomate, bureaucrate, conseiller juridique, centre de communication, diva des documents et berger : tous ces termes décrivent les compétences du registraire d’un musée en matière de prêts

Le but de cet article est d’améliorer la compréhension du rôle de registraire en associant les compétences de base énumérées ci-dessus aux responsabilités du poste. Ces compétences se divisent en quatre catégories: les prédispositions mentales, les capacités de communication et d’organisation, les compétences en matière de gestion des collections et les capacités à documenter.

Fonctionner en multitâche est une prédisposition partagée par les « jongleurs » et les registraires. Gérer simultanément de nombreux prêts à des stades d’avancement différents et avec différents degrés de complexité est comparable à la tâche d’un jongleur qui maintient un flux d’objets de différentes tailles et de différents poids en l’air sans en faire tomber un seul. Comme un « maître en yoga », la disposition mentale du registraire reste calme même sous une charge de travail lourde et stressante et souple en passant d’un prêt à un autre et d’un niveau de priorité à un autre.

Du rôle de communicateur émerge un potentiel de « médiateur ». Le registraire contribue à la résolution des problèmes entre les membres de l’équipe de prêt, son institution et l’emprunteur ou le prêteur. Le tact nécessaire borde avec les compétences d’un « diplomate ». Afin de faciliter la circulation d’informations précises, le registraire fonctionne comme un « centre de communication »
en devenant l’unique point de contact pour
l’institution et un canal pour les questions, réponses et informations échangées entre l’emprunteur et l’équipe des prêts.

En tant qu’organisateur, le registraire met l’accent à la fois sur le tableau d’ensemble, en laissant le prêt se dérouler tout en faisant attention aux détails en veillant à ce que chaque étape soit complétée. Ceci est similaire à un « berger » qui maintient son troupeau ensemble, vigilant à éviter toute perte pendant le déplacement. En tant que « chef d’orchestre » le registraire guide le processus harmonieux du prêt, signalant aux membres de l’équipe ou à l’emprunteur lorsque une action est requise. Les compétences de « berger » et de « chef d’orchestre » renforcent la fonction du registraire comme un « chef de projet » qui s’assurant que toutes les étapes sont accomplies de la manière la plus efficace possible en temps et en effort tout en respectant tous les délais.

Le registraire assume le rôle primordial de « super-gestionnaire de collections ». Il se définit ainsi : une connaissance approfondie de la gestion de collections et une expérience qui englobe tous les types de collections possibles dans le domaine du registraire. Soutenu par le personnel de la conservation et par les gestionnaires de collections spécifiques, cette capacité garantit l’application des protocoles et pratiques de prêt corrects, compte tenu des besoins spécifiques de chaque objet prêté par n’importe quelle collection. Lorsqu’un un prêt est préparé en vue de son expédition, la connaissance particulière du « préparateur » permet au registraire, en cas de besoin , de s’assurer que les méthodes de mise en caisse et d’emballage adéquates pour le transport des artefacts sont respectées de manière à maximiser la protection de chaque article prêté.

Cela nous amène à la responsabilité du registraire en tant que « coordinateur de transport » qui implique de n’employer que des transporteurs qui utilisent des mesures de sécurité et des techniques d’expédition optimales. S’assurer de la meilleure mise en caisse, du meilleur emballage et du meilleur moyen de transport font du registraire un « gestionnaire du risque ».

Ce rôle incorpore des éléments supplémentaires importants comme par exemple la vérification que les articles de prêt sont assurés à leur correcte valeur et que les locaux de l’emprunteur respectent les normes internationales en matière d’environnement, d’intégrité structurelle, de sécurité inhérente au bâtiment, de présence de sécurité humaine, de qualification du personnel des collections, etc. En tant que « opérateur », le registraire initie l’acquisition de documents et d’information liés à la gestion du risque par des demandes de certificats d’assurance, de rapports sur les installations, etc. Un autre composant de la gestion du risque s’associe avec le « gestionnaire de stock », où tous les articles destinés à être prêtés sont enregistrés lorsqu’ils arrivent ou partent et reçoivent un code indiquant leur emplacement précis. Avant qu’un prêt ne quitte l’institution pour traverser une ville ou un pays ou ne soit expédié dans un autre pays, le coté « conseiller juridique » du registraire apparaît. Des documents juridiques comme des contrats de prêt sont rédigés et si nécessaire des CITES ou autres permis sont enregistrés. Comprendre les réglementations et la documentation liée à l’importation et exportation correspond à l’occupation de « courtier de douanes ». L’acquisition et la garde de ces documents importants font du registraire un « documentaliste » et une « diva des documents ». L’adhésion infaillible à des standards bien précis exige de lui d’être un bon « bureaucrate ».

Les compétences décrites ci-dessus ne sont ni exhaustives ni exclusives au rôle de registraire. Diverses combinaisons de ces compétences sont partagées par de nombreuses professions. C’est néanmoins l’ensemble du « panier » de compétences qui rend son rôle unique.

Alors, peut-on dire que l’on maîtrise toutes les compétences décrites ci-dessus ? Moi, certainement pas. L’indispensable fondement académique que je possède a été renforcé par la formation sur le terrain et je trouve que l’expérience augmente les capacités. Ralph Waldo Emerson a écrit : « les années enseignent beaucoup de choses que les journées ne savent jamais ».

Malgré mes plus de trente ans de carrière qui englobent la gestion de collections artistiques, ethnologiques et d’histoire moderne, les responsabilités de préparateur, de conservateur, de spécialiste de la préservation et de registraire, j’apprends constamment de nouvelles choses et je n’en fini pas de parfaire mes compétences. Pour moi, ce sont les années d’expérience pratique, plutôt que les années de formation académique qui ont été les plus instructives. Au début de ma carrière j’ai par exemple été formé comme préparateur par une personne très expérimentée dans le domaine. J’ai fais de nombreuses erreurs mais elles m’ont souvent permis d’apprendre quelque-chose. Marc Twain a dit un jour : « un homme qui attrape un chat par la queue apprend quelque-chose qu’il ne peut apprendre autrement ».

Il reste une compétence essentielle que je n’ai pas encore mentionnée. Peut-être vaudrait-il mieux l’appeler une obsession. Nous défendons avec acharnement nos normes institutionnelles de gestion des collections. Nous sommes programmés, dans notre profession de registraire, pour adhérer à des standards éthiques élevées et pour développer nos capacités professionnelles à un niveau toujours supérieur. C’est une bonne chose. On attribue à Michel-Ange la phrase : « pour la plupart d’entre nous, le plus grand danger ne consiste pas à se fixer un objectif trop élevé et ne pas l’atteindre mais à choisir une cible trop facile et laisser notre marque ».