ARCS (Association of Registrars and Collections Specialists) Konferenz 2015: Ausleihen auf dem Universitätskampus

Bericht von Greg Hunter

by pixelcreatures via https://pixabay.com/de/jonglieren-zirkus-geist-ball-b%C3%A4lle-796171/ Der Anfang meines Artikels, der für Registrare geschrieben ist, mag etwas merkwürdig erscheinen, aber vor einigen Jahren verbrachte ich einen Tag in einer Clown-Schule. Es war ein sehr eigenartiges Erlebnis, es sollte sich aber herausstellen, dass es eines Tages (was ich damals noch nicht wissen konnte) etwas mit meiner Tätigkeit als Registrar zu tun haben würde. Gleich ob Clown oder Registrar, die Kunst zu Jonglieren ist von fundamentaler Bedeutung für den Beruf. Für einen Registrar, der mit Ausleihen zu tun hat ist es nötig, die Anforderungen sowohl des Leihnehmers, als auch die seiner eigenen Institution gut aus zu balancieren, um einen Standard halten zu können, der des erlaubt die Ausleihe durch zu führen. Sobald es sich um Universitätsmuseen handelt erreichen diese Leihverhandlungen einen besonders hohen Grad an Komplexität, denn Universitätsmuseen verleihen für gewöhnlich innerhalb der Universität an die verschiedensten Einrichtungen. Die Objekte sind ja vielleicht noch „in situ“ – aber wie kann man unter diesen Umständen noch irgend einen Einfluss nehmen? Jonglierbälle verwandeln sich nur zu schnell in Kettensägen, wenn man feststellt, dass eine Reihe miteinander unvereinbarer Anforderungen berücksichtigt werden müssen und einige davon außerhalb des Einflussbereichs des Registrars angesiedelt sind. Die Erfordernisse der Pflege der Bestände und ihres Erhalts haben zum Beispiel einen schweren Stand gegen die Anforderungen, die die Erwartungen, die Geschichte und die Politik der einzelnen Institute stellen. Wo zieht man unter diesen Umständen dann die Grenzlinie, die nicht überschritten werden darf? Und gibt es diese Grenzlinie überhaupt? Oder ist das vielleicht ein Drahtseilakt? Mit dieser äußerst interessanten Fragestellung beschäftigte sich bei der 2015 ARCS Conference in New Orleans die Sitzung am Vormittag des zweiten Tages.

ARCS 2015: Session on On-Campus Loans (picture by Greg Hunter)

ARCS 2015: Session on On-Campus Loans (picture by Greg Hunter)

Drei verschiedene Redner stellten ihre Erfahrungen vor. Nicole Linderman vom Harvard Art Museums, Trevor Weight von der Brigham Young University (BYU) und Sonja Reid von der University of Texas (UT) berichteten von den verschiedenen Herausforderungen bei Ausleihen an ihren Universitäten. Nicole begann, indem sie ihren Cowboy-Hut aufsetzte und uns durch den „Wilden Westen“ der inneruniversitären Ausleihen führte – und dabei die Bedingungen aufzeigte, die in allen drei Institutionen ziemlich gleich sind, wie sich später zeigte. Alle Sprecher verwiesen darauf, dass in vielen Fällen in ihren Universitäten die Sorge um den Erhalt der Sammlungen in den Hintergrund getreten war. In Harvard zum Beispiel zählte die Tradition mehr als der Erhalt der Sammlungen, was daran ersichtlich war, dass die Objekte in den Instituten seit unvordenklichen Zeiten an einem bestimmten Ort ausgestellt waren und nie Überlegungen stattgefunden hatten, im Hinblick auf einen Wechsel der Ausstellung oder auf präventive Konservierung. Außerdem wurden weiter Ausleihen getätigt, obwohl es ein Moratorium im Hinblick auf Objektbewegungen gab – ein deutlicher Hinweis auf die Missachtung der Sammlungspflege. In der BYU wurden Leihvereinbarungen oft so völlig missachtet, dass Personen, die Objekte für ihre Büros zur Verfügung hatten, diese als „ihre“ ansahen und sie mitnahmen, wenn sie in ein anderes Büro umzogen, oder sie sogar mit nach Hause nahmen. In der UT wurde ein Problem manifest, das alle drei Institutionen hatten: dass die Leihverträge mit Leuten gemacht wurden, die keinerlei Museumserfahrung hatten, was bedeutet, dass sie den Sinn der Leihvereinbarung nicht verstanden und nicht einsahen, dass sie sich daran halten sollten.

An allen drei Orten musste also etwas geschehen, um dieser Situation ab zu helfen. Trevor formulierte das so, es sollte in drei Schritten geschehen: Ändern – schmackhaft machen – verbessern. In jedem Fall bedeutete „Ändern“ auch die Entwicklung einer neuen, energischen Handhabung der Ausleihe. Die Betonung lag dabei mehr auf Handhabung als auf umfassend neuen Verträgen, da es sich ja um interne Vorgänge handelt und die Leihnehmer keine Erfahrung in der Ausleihe haben. Es war daher wichtig, gute Vorgehensweisen zu entwickeln und die Schlüsselfiguren an den Universitäten von der Nützlichkeit solchen Vorgehens zu überzeugen, da es nur dann Erfolg haben konnte.

Die Universitäten hatten alle ähnliche Ideen, aber sie gingen die Sache unterschiedlich an, je nach den jeweils unterschiedlichen Umständen. In Harvard wurde ein Ein-Jahres-Vertrag für Ausleihen eingeführt – zuvor waren viele Ausleihen überhaupt nicht dokumentiert worden. In der UT wurden alle Leihverträge für solche Ausleihen abgeschafft, da sie nicht durch zu setzen waren. Die Richtlinien der Universität bestimmten, dass ein Institut der Universität ein anderes auch dann nicht beklagen konnte, wenn Vereinbarungen gebrochen wurden, sodass diese von geringem Nutzen waren.

Ein wichtiger Faktor bei der institutionellen Regelung von Ausleihen war in allen drei Universitäten die Fortbildung. Damit ist das gemeint, was Trevor „schmackhaft machen“ nannte – je besser die Mitarbeiter die Notwendigkeit dieser Regelungen verstanden, desto wahrscheinlicher war es, dass sie sich daran hielten. Und welcher Platz ist besser zum Lernen geeignet, als die Universität? In Harvard nutzte Nicole die Gelegenheit einer Inventur der Sammlung, zahlreiche betroffene Personen zu treffen und mit ihnen über die neuen Richtlinien zu sprechen. Es ist nicht immer einfach, von bedeutenden Persönlichkeiten gehört zu werden, aber wenn man ihre Dienstzimmer betritt, um nach Kunstwerke zu sehen, ergeben sich ungeahnte Möglichkeiten. Nicole nutzte diese Gelegenheit sehr intensiv, um sie auf die Bedeutung der Lichtverhältnisse, der Klimaanlage und anderer damit verbundener Faktoren auf zu klären, während sie die Inventarisation vornahm. Auch Trevor begann die Revolution mit der Aufklärung der Nutzer. Dabei bot er jedem, der dazu bereit war, die Möglichkeit an, die vorhandenen Objekte durch Großfotos zu ersetzen, die jedes gewünschte Objekt der Sammlung wiedergaben. Das erwies sich als bahnbrechend, denn so hatten die Leihnehmer den Anreiz einer größeren Auswahl. An der UT sind die neuen Richtlinien noch im Entwurfsstadium, aber Sonja hat schon deutlich gemacht dass mit jedem Leihnehmer darüber gesprochen werden wird, damit ihm seine Verantwortung für die Ausleihe in allen Stadien des Prozesses – vorher, während der Ausleihe und danach – ganz deutlich wird.

Sowohl Nicole als auch Trevor berichteten, dass die Resultate der Einführung der neuen Richtlinien sehr ermutigend waren. Nicoles neue Richtlinien, die den Prozess der Genehmigung der Ausleihe, die Aufstellung, Jahresverträge und Berichte, Facility-Reports, Inventare, Vorgaben für die Luxzahlen, Sicherheit, Verglasung, Befestigung und selbst die Rückholung von Werken enthalten, sind in Harvard weitgehend akzeptiert worden. In der BYU hat sich die Situation sehr verbessert und das Verfahren mit den Großfotos hat dazu geführt, dass die Zahl ausgestellter Kunstwerke deutlich geringer wurde. Der Erfolg der neuen Herangehensweise wurde am Beispiel des Präsidenten deutlich, der es ablehnte, ein Gemälde wieder auf zu hängen, das nach einer auswärtigen Ausleihe in sein Büro zurück kommen sollte und dafür die Reproduktion nahm. Wenn die neuen Richtlinien an der UT angenommen sind, werden sie dort, so hofft Sonja, ähnliche Ergebnisse erzielen.

Alle drei Sprecher haben gute Arbeit geleistet, indem sie uns zeigten, was gute Registrare bewirken können. Mit sehr schwierigen Situationen konfrontiert, in denen sie ihre Sammlungen verwalten sollen, haben sie große Schritte unternommen um zuerreichen, dass ihre Sammlungen gut betreut werden und für viel Jahre gut erhalten. Das war sehr beflügelnd und ich bin froh, dass ich da sein konnte und das hören. Jonglieren mit Kettensägen? Das ist gar nichts – Universitätsjonglage ist der wahre Jakob!

Greg Hunter ist der Registrar des National Sports Museum am Melbourne Cricket Club in Melbourne, Australien. Er ist sowohl Mitglied des Australasian Registrars Committee (ARC) und der Association of Registrars and Collections Specialists (ARCS) und bekam einen Reisekostenzuschuss für die Teilnahme an der ARCS Konferenz 2015. Er liebt es sich über Museen fortzubilden, zu lesen, zu schreiben und in seiner Freizeit Gitarre zu spielen, obwohl hier „spielen“ vielleicht eine allzu wohlgesonnene Umschreibung seiner Bemühungen in diesem Bereich ist.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

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This post is also available in: Englisch

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