(Noch besser: gib ihm einen Barcode ehe es sich bewegt …)

Von Sheila Perry

Unsere Anstrengungen im Zusammenhang mit der Vergabe von Barcodes wurden von praktischen Notwendigkeiten angestoßen und waren nicht das Resultat einer umfassenden Übernahme dieser Technologie durch die ganze Organisation. Wir wären vermutlich etwas anders vorgegangen, wenn wir das Ganze strategisch angepackt hätten und versucht hätten, alle Objekte in den National Galleries of Scotland mit Barcodes zu versehen. Andererseits: wenn wir auf einen Konsens in dieser Sache gewartet hätten wäre vermutlich nichts geschehen.

So fing es an:

Ursprünglich wurde unser Projekt Barcodes zu verwenden durch die Einrichtung einer automatischen Magazinlieferanlage (Kardex) in der renovierten Scottish National Portrait Gallery im Jahr 2011 angestoßen, aber es war auch die schließlich angestrebte Lösung für das Vorhaben, alle Objekte in der Graphik- und Photoabteilung einer Revision zu unterziehen. Diese waren ursprünglich, meist in modernen Sammlungsschachteln, an verschiedenen Örtlichkeiten rund um die Portraitgalerie verstaut. Das ist ein viktorianischer Gebäudeteil mit Wendeltreppen, die zu Türmchen und Dachböden führen. Wir wussten nie so genau, was in diesen Räumen aufbewahrt wurde, bis wir sie im Jahr 2009 vollständig leeren mussten.

Das größte Problem bei den Drucken und Zeichnungen war zu diesem Zeitpunkt das Nummerierungssystem der Schachteln, auch wenn es zusätzlich Zweifel gab, ob der Inhalt dieser Schachteln in der Datenbank richtig eingegeben war. Bei den Photographien war es so, dass große Stöße noch in keiner Weise erfasst waren.

Die Schachteln mit den Zeichnungen waren mit einer ganzen Reihe von Zahlen versehen, die von einem nicht mehr benutzten Nummerierungssystem stammten. In manchen Fällen waren die Schilder (Pappkärtchen in Metallhalterungen an der Vorderseite der Schachtel) auch herausgefallen und verloren gegangen. Ähnlich war es bei den Schachteln mit Drucken, die mit einer ganzen Reihe von Nummern versehen worden waren, die mit den Zugangsnummern der Drucke korrespondierten, die angeblich in der Schachtel sein sollten.

Die Drucke waren nicht nach der numerischen Reihenfolge sortiert, sondern nach einem komplexen System, das festhielt, ob ein Druck schottisch, englisch oder ausländisch war, in welchem Jahrhundert er entstanden war und in manchen Fällen auch noch die kodierte Identität des Porträtierten anzeigte. So konnte die Beschriftung einer Box zum Beispiel so aussehen: SO IV 58.1-150.6. Manche der Schachteln für die Drucke hatten diese Bezeichnungen aufgedruckt, zum Teil sogar in Gold, andere hatten Pappschildchen, wie die bei den Zeichnungen.

Wir holten also alle Schachtel aus der Porträtgalerie, nachdem wir unsere eigenen provisorischen Schildchen angebracht hatten, um sie in den neuen Regalen in eine vernünftige Reihenfolge zu bringen und um diese neuen Standorte in der Datenbank zu verzeichnen. Dabei kamen die Drucke und Zeichnungen in ein Magazin und die Fotografien in ein anderes. Zwei Projekte wurden auf den Weg gebracht: eines um den Inhalt der Schachteln bei den Drucken und Zeichnungen einer Revision zu unterziehen und eines, um die restlichen Fotos zu katalogisieren.

Lesen Sie in Teil zwei die wirklich freakigen Details – wie haben die das hingekriegt?

Sheila Perry ist Collections Information Systems Manager (Sammlungsinformationssystemmanager) bei den National Galleries of Scotland, angesiedelt in der Registrierungsabteilung, verantwortlich für die Pflege und Weiterentwicklung der NGS-Datenbank und verwandter Systeme. In ihrer früheren Karriere war sie Programmiererin und Datenbankentwicklerin. Und sie schreibt unter Pseudonym Romane der Gattung Mystery.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.