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Die freakigen Details – wie wir das hingekriegt haben

Wenn es sich bewegt – gib ihm einen Barcode Teil 2

Von Sheila Perry

Hinweis: Dies ist der zweite Teil des Artikels „Wenn es sich bewegt – gib ihm einen Barcode“, den ersten Teil finden Sie hier.

Wir ließen uns drei Serien von Barcode-Etiketten machen, mit jeweils fortlaufender Zählung für Zeichnungen, Drucke und Photographien, beginnend mit DR00001, PR00001 und PH00001. Diese Nummern hatten keine weitere Bedeutung, einzig wichtig war, dass wir wussten, welche Objekte in welcher Schachtel waren. Ich legte eine riesige Tabelle an mit einer Konkordanz der verschiedenen Nummerierungssysteme und die nutzten wir dann für ein Update unserer Datenbank, sodass dort die Nummern der Schachteln geändert wurden. Das war ziemlich Nervenaufreibend, denn es bestand die Gefahr, dass sich die Zellen der Tabelle beim Bearbeiten verschieben könnten und nicht mehr synchron wären. Der schlimmste Teil der Arbeit war es aber, die Etiketten an den Schachteln zu befestigen. Die Etiketten wurden einzeln geliefert und mussten von einem Trägermaterial gelöst werden. Wie bei doppelseitigem Klebeband bestand beim Ablösen immer die Gefahr sie zu verknittern. Das Beste dabei war, dass wir keine Listen ausdrucken oder schreiben mussten, als wir anfingen, die Schachteln zurück ins Gebäude zu bringen. Wir haben sie nur mit einem mobilen Barcodescanner (Datalogic Skorpio mobile computer) eingelesen. Damit konnten wir die Bewegungen festhalten und am Ende des Tages eine Exceliste erstellen, mit der wir dann die Datenbank wieder auf den neuesten Stand brachten.

powerpick screenshot barcode

Die Software (PowerPick – s. Screenshot) welche die drei Kardexmaschinen steuert, verfügt über eine kleine, einfache Datenbank mit einer Liste der Schachtelnummern, zwei Beschreibungsfeldern, die wir für die älteren Beschriftungen der Schachteln nutzen und für die Position der Schachtel im Lagersystem. Die Schachtelnummer dient als Referenz zur Datenbank, wo man dann den Inhalt der Schachtel findet. Wenn ein Nutzer also ein bestimmtes Objekt sucht, sieht er in der Datenbank nach, findet die Schachtelnummer, gibt diese dann in die PowerPick-Datenbank ein, die den Standort findet (Maschinennummer, Schubnummer und Position im Schub) und die zuständige Maschine dann beauftragt , diesen Schub heran zu fahren. Die Schachteln haben einen ständigen Standort in den Lagereinheiten und werden für gewöhnlich auch an genau diesen Ort zurück gebracht, wenn das auch bei Bedarf geändert werden kann. In der anderen Richtung kann der Barcode auf der Schachtel gescannt werden, um den richtigen Standort zu finden und den entsprechenden Schub bereit zu stellen, in der Praxis wird aber oft die Schachtelnummer in das Suche-Feld eingegeben oder einkopiert.

Jetzt sind wir nicht mehr zu bremsen!

Bald danach habe wir noch ein paar kleinere Barcodeprojekte durchgeführt, um einzelne Objekte finden zu können. In dem Fall befestigten wir selbstklebende Etiketten verschiedener Art auf den Boxen oder dem Verpackungsmaterial. Wir druckten die Etiketten selbst aus, das hatte den Vorteil, dass wir so viel zusätzliche Informationen unterbringen konnten, wie wir wollten. Für die Miniaturporträts benutzten wir Museums-Standard-Etiketten und fügten eine Abbildung, den Künstlernamen, den Titel und die in einen Barcode verwandelte Inventarnummer hinzu. Ehe wir das machten, hatten wir immer Probleme mit dem Auffinden von Objekten in dieser Sammlung. Die einzelnen Miniaturen waren schwer zu identifizieren und es war auch schwierig, sie mit Etiketten zu versehen, bis sie in Schachteln untergebracht wurden. Jetzt, wo sie Barcodes haben, ist es sehr viel leichter, eine Revision vor zu nehmen. Ein Problem bei den selbst gemachten Etiketten ist es allerdings, dass der Barcode manchmal nicht lesbar ist. Ich meine, dass das in etwa 5-10 % der Fälle passiert, während bei den vorgedruckten Barcodes die Fehlerrate sehr viel geringer ist. Als nächstes Projekt versahen wir dann die Umschläge in denen Porträtmedaillons gelagert sind mit Barcodes. Auch sie waren vorher sehr schwierig zu finden und zu überprüfen.

portrait miniatures with barcodes

Einige meiner Kollegen haben nun ein Revisionsprojekt für das Kupferstichkabinett der Scottish National Gallery begonnen und befestigen auch dort vorgedruckte Barcode–Etiketten auf den Schachteln. In der nächsten Zeit wird es keine Umzüge geben, wir haben aus der Erfahrung gelernt und haben nun genügend Zeit, alles zu organisieren. Der letzte Schritt auf unserem Weg ins 20. Jahrhundert (ja, noch nicht ins 21. Jh.) findet gerade statt.

Was wir gelernt haben (falls wir etwas gelernt haben)

  • Wir haben uns bisher darauf konzentriert, relativ kleine und unbedeutende Kunstwerke, oder richtiger, ihre Aufbewahrungsbehälter mit Barcodes zu versehen. Nicht weil wir sie weniger schätzen als andere, aber weil die kleinen im Allgemeinen schwerer auf zu finden sind und bei ihnen leichter Unordnung entsteht. Für wichtigere und größere Objekte sollten wir vielleicht in RFID investieren (radio-frequency identification = Identifizierung mit Hilfe elektromagnetischer Wellen) anstatt auch hier Barcodes zu verwenden, dann wäre zusätzliche Sicherheit mit der Möglichkeit der leichteren Auffindbarkeit und der Klimaüberwachung verbunden. Aber diese Schlacht muss erst noch geschlagen werden.
  • Selbst gemachte Barcodes sind nicht so leicht zu scannen wie fertig gedruckte – aber man kann alles, was man möchte in einen Barcode verwandeln, wenn man die Barcodes im Haus druckt. Das verleiht auch mehr Flexibilität, denn dann können nach Bedarf andere Informationen angefügt werden und man kann nach Bedarf auch nachdrucken.
  • Die Verwendung von Barcodes ist eine gute Methode um eindeutige Etiketten zur Verfügung zu haben und um rasche Revisionen zu ermöglichen, aber es gibt auch andere Methoden, die ebenso funktionieren würden, wenn man sie nur konsequent und akkurat anwenden würde.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

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Wenn es sich bewegt – gibt ihm einen Barcode!

(Noch besser: gib ihm einen Barcode ehe es sich bewegt …)

Von Sheila Perry

Unsere Anstrengungen im Zusammenhang mit der Vergabe von Barcodes wurden von praktischen Notwendigkeiten angestoßen und waren nicht das Resultat einer umfassenden Übernahme dieser Technologie durch die ganze Organisation. Wir wären vermutlich etwas anders vorgegangen, wenn wir das Ganze strategisch angepackt hätten und versucht hätten, alle Objekte in den National Galleries of Scotland mit Barcodes zu versehen. Andererseits: wenn wir auf einen Konsens in dieser Sache gewartet hätten wäre vermutlich nichts geschehen.

So fing es an:

PNIN - Kardex tray with boxes

Ursprünglich wurde unser Projekt Barcodes zu verwenden durch die Einrichtung einer automatischen Magazinlieferanlage (Kardex) in der renovierten Scottish National Portrait Gallery im Jahr 2011 angestoßen, aber es war auch die schließlich angestrebte Lösung für das Vorhaben, alle Objekte in der Graphik- und Photoabteilung einer Revision zu unterziehen. Diese waren ursprünglich, meist in modernen Sammlungsschachteln, an verschiedenen Örtlichkeiten rund um die Portraitgalerie verstaut. Das ist ein viktorianischer Gebäudeteil mit Wendeltreppen, die zu Türmchen und Dachböden führen. Wir wussten nie so genau, was in diesen Räumen aufbewahrt wurde, bis wir sie im Jahr 2009 vollständig leeren mussten.

Das größte Problem bei den Drucken und Zeichnungen war zu diesem Zeitpunkt das Nummerierungssystem der Schachteln, auch wenn es zusätzlich Zweifel gab, ob der Inhalt dieser Schachteln in der Datenbank richtig eingegeben war. Bei den Photographien war es so, dass große Stöße noch in keiner Weise erfasst waren.

Die Schachteln mit den Zeichnungen waren mit einer ganzen Reihe von Zahlen versehen, die von einem nicht mehr benutzten Nummerierungssystem stammten. In manchen Fällen waren die Schilder (Pappkärtchen in Metallhalterungen an der Vorderseite der Schachtel) auch herausgefallen und verloren gegangen. Ähnlich war es bei den Schachteln mit Drucken, die mit einer ganzen Reihe von Nummern versehen worden waren, die mit den Zugangsnummern der Drucke korrespondierten, die angeblich in der Schachtel sein sollten.

box labelling example

Die Drucke waren nicht nach der numerischen Reihenfolge sortiert, sondern nach einem komplexen System, das festhielt, ob ein Druck schottisch, englisch oder ausländisch war, in welchem Jahrhundert er entstanden war und in manchen Fällen auch noch die kodierte Identität des Porträtierten anzeigte. So konnte die Beschriftung einer Box zum Beispiel so aussehen: SO IV 58.1-150.6. Manche der Schachteln für die Drucke hatten diese Bezeichnungen aufgedruckt, zum Teil sogar in Gold, andere hatten Pappschildchen, wie die bei den Zeichnungen.

Wir holten also alle Schachtel aus der Porträtgalerie, nachdem wir unsere eigenen provisorischen Schildchen angebracht hatten, um sie in den neuen Regalen in eine vernünftige Reihenfolge zu bringen und um diese neuen Standorte in der Datenbank zu verzeichnen. Dabei kamen die Drucke und Zeichnungen in ein Magazin und die Fotografien in ein anderes. Zwei Projekte wurden auf den Weg gebracht: eines um den Inhalt der Schachteln bei den Drucken und Zeichnungen einer Revision zu unterziehen und eines, um die restlichen Fotos zu katalogisieren.

Lesen Sie in Teil zwei die wirklich freakigen Details – wie haben die das hingekriegt?

Sheila Perry ist Collections Information Systems Manager (Sammlungsinformationssystemmanager) bei den National Galleries of Scotland, angesiedelt in der Registrierungsabteilung, verantwortlich für die Pflege und Weiterentwicklung der NGS-Datenbank und verwandter Systeme. In ihrer früheren Karriere war sie Programmiererin und Datenbankentwicklerin. Und sie schreibt unter Pseudonym Romane der Gattung Mystery.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

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