¿Por qué los Curadores y Administradores de colecciones frecuentemente hablan de intereses opuestos en lugar de complementarse como un perfecto equipo?[2]

Ya se han ido los días en los que los gerentes o custodios de los depósitos de colecciones de los museos eran unos tipos rudos y fuertes. Hoy día, la gerencia y custodia de las colecciones es un campo con especialistas bien entrenados en la manipulación de objetos de arte y de otros tipos: son llamados Registradores o Administradores de colecciones. Ellos son responsables del almacenamiento seguro y de la movilización de los objetos de esas colecciones, así como de toda la documentación referida a los mismos.

Los roles del Curador-Coordinador de exposiciones, del Diseñador de exposiciones y del Registrador-Administrador de colecciones son muy diferentes.

Quien hace la curaduría o diseña la exposición tiene que

• ser creativo
• sorprender al visitante con algo nuevo
• tener no solo un plan B, sino también un plan C, D y E para todo lo que salga mal
• presentar los objetos del museo en su mejor ángulo.

Quien tiene la custodia, registro, administración y control de las colecciones tiene que

• pensar a largo plazo
• usar solamente materiales y equipos que hayan sido chequeados una y otra vez bajo los estándares y normas establecidas
• documentar todo lo que suceda a cada ítem de su colección, cosa realmente importante
• planificar cada detalle de modo que nada salga mal
• distribuir su atención entre las áreas de almacenamiento y la movilización de los objetos en el museo.

Esta es la razón por la que frecuentemente hay tantos malentendidos entre esas dos personas o sus equipos durante el desarrollo y montaje de una exposición. No hace falta decir que la mayoría de estos malentendidos puede evitarse si ambas partes saben lo que el otro piensa y cuáles son sus requerimientos. Más aun, si ambos entienden completamente las responsabilidades del otro, el Curador-Coordinador de exposiciones y el Registrador pueden formar un equipo de trabajo muy efectivo. Desde el punto de vista del Registrador-Administrador de colecciones, que es quien trabaja en el “lado opuesto” al Curador-Coordinador de exposiciones, hay cinco puntos cruciales que el Diseñador de exposiciones debería saber, a efectos de su efectiva colaboración con el Registrador:

Un ojo en el futuro

Los Registradores piensan a futuro. Si los visitantes disfrutarán o no viendo un determinado objeto en una exposición, eso no es parte de sus preocupaciones –al menos no en una primera instancia. Para los Registradores, es más importante que el objeto llegue y permanezca en su sitio de exposición sin daño alguno, expuesto en forma segura y sin riesgos, y que finalmente regrese a su sitio en el depósito sano y salvo.

Esto puede parecer simple. Un buen Registrador-Administrador de colecciones solo dará su aprobación y entregará el objeto si constata que cada paso en este sentido garantice su seguridad. Para el Coordinador de exposiciones, esto significa que deberá proveer tanta información detallada como sea posible acerca de la planificación de la exposición. Y el hecho de que éste y el Curador-Coordinador de exposiciones aporten respuestas a cuestiones como temperatura, humedad relativa, iluminación, exposición a la luz solar, almacenamiento temporal y seguridad de las instalaciones, incrementará la posibilidad de obtener la salida o entrega del objeto solicitado.

El plan para el proceso de planificación de la exposición debe ser entregado al Registrador-Administrador de colecciones, y debe incluir todos los detalles acerca de cómo el o los objetos serán expuestos. Si existiere algún desacuerdo o problema con la propuesta, es mejor discutirlo lo más inmediatamente posible; esto es preferible a tener que parar el traslado y colocación del objeto en las salas de exposición justo antes de la inauguración. O, puede ser mucho peor, que eso haga que la cesión del objeto –en el caso de que haya sido solicitado en préstamo por otra institución- sea rescindida por la institución prestadora, y que los visitantes a la exposición tengan que mirar un estante vacío.

No confunda el depósito del museo con una tienda on-line

Existe la tendencia a tener y presentar las colecciones del museo en una base da datos on-line. Esto es muy bueno, porque incrementa el conocimiento del público sobre ellas y sobre el trabajo que se realiza tras bastidores. Pero por otro lado, eso puede generar falsas expectativas. Nadie puede ceder en préstamo o exponer todo lo que está mostrando en su base de datos on-line, ni siempre puede mostrar la totalidad de las colecciones.

Cuando se planifica una exposición consultando dicha base de datos on-line, uno se siente tentado a “llenar el carrito de compras”. Adicionalmente, uno se inclina a ceder en préstamo más ítems de los que realmente necesita para la exposición. Cuando uno se acostumbra a “comprar on-line”, se tiende a pensar “lo devolveré si no lo voy a usar”. Ese no debe ser el caso de las colecciones de los museos.

A pesar de las novedosas maneras de presentar las colecciones del museo, el trabajo clásico o tradicional con las colecciones no ha cambiado. Cada objeto tiene que ser sacado de su almacenamiento y examinado para determinar si puede salir en préstamo o no hacia otra institución. El Registrador no solo realiza el chequeo sobre la condición del objeto sino que se asegura de que no esté ya comprometido para otro proyecto, o si la institución solicitante del préstamo conoce los requerimientos específicos, y si la información en la base de datos es la correcta y está actualizada. Cada objeto requiere exactamente el mismo cuidado, no importa si es finalmente expuesto o no.

El Curador-Coordinador de exposiciones puede beneficiarse del profundo conocimiento que posee el Registrador-Administrador de colecciones, al momento en que solicite información sobre algún ítem en particular. Suele suceder con frecuencia que aun no se encuentre en la base de datos on-line algún objeto interesante de reciente adquisición. El Registrador-Administrador de colecciones está en capacidad de reconocer de inmediato que tal objeto nuevo puede insertarse en el contexto de la exposición, pudiendo dar una sugerencia al respecto.

Un asunto de tiempo

A nadie le sobra tiempo, y menos al Coordinador de exposiciones. Y si hay una cosa que el Registrador debe evitar es la pérdida de tiempo. Un préstamo requerido con suficiente antelación no siempre tiene garantía de que se va a concretar. Si el tiempo requerido para chequear el objeto solicitado es demasiado corto, es muy probable que el Registrador objete tal préstamo. Mientras más temprano se realice la solicitud de préstamo, hay más posibilidades de que el objeto se encuentre disponible y no esté comprometido para otro proyecto expositivo. Así se tendrá más tiempo para la necesaria limpieza y para las medidas de conservación preventivas. Y se pueden planificar sin prisas tanto el transporte como los puntos cruciales del proceso, para lograr las mejores soluciones.

Pero, ¿hay un lapso ideal para estas cosas? Eso depende de muchos factores. Como se mencionó antes, todo involucra a la institución que solicita el préstamo del objeto, la cual debería contar con suficiente tiempo para pensar en una alternativa en el caso de que tal préstamo sea rechazado.

La mejor respuesta a la interrogante sobre el tiempo con el que se cuenta es la de tener un funcionario del equipo de Registro o de Desarrollo de exposiciones, que sea responsable por todos los préstamos involucrados, y que tenga la suficiente experiencia, contactos e intuición para hacer las observaciones precisas y de la mejor manera, en el momento correcto.

De A a B, y de regreso a A

Los asuntos de seguridad y transporte son parte del día a día del Registrador, quien echa a andar todo solamente si está convencido de que se está ejecutando correctamente. Hay una simple manera de garantizar esto: la comunicación, el hablar claro y frecuentemente entre todos los involucrados.

Una vez que se tenga claro cuáles objetos saldrán en préstamo, entonces uno puede ocuparse del transporte, cuando se trate de préstamos a otras instituciones. Surgen las necesarias interrogantes: ¿Es necesario un transportista especializado en arte con un camión climatizado? ¿Una van es suficiente? ¿Hay suficiente espacio en la cava si todos van fijados o amarrados adecuadamente? ¿Son necesarias cajas de embalaje climatizadas; deben ser elaboradas unas nuevas? ¿Se exigirá que los materiales de embalaje nos sean retornados por la institución que solicita el préstamo una vez finalizada la exposición? Mil asuntos deben ser considerados, planificados y estipulados, de modo que todo esté a punto cuando haya que montar la exposición.

Un buen Registrador-Administrador de colecciones hablará con el Curador-Coordinador de exposiciones sobre todos los asuntos involucrados, y hará los cuestionamientos adecuados. Temas comunes son, por ejemplo, el limitado espacio de carga en los edificios de museos antiguos, o elevadores no suficientemente amplios para los objetos a movilizar. Pero incluso hasta el mejor Registrador no siempre tiene en cuenta todos los detalles. Mientras mejor sea la comunicación previa a la disposición, manipulación y traslado de los objetos, menos probables serán las sorpresas e imprevistos cuando el proyecto de la exposición arribe a una fase crucial.

Los puntos sobre las íes

Los Registradores son famosos por ser precisos con la documentación involucrada. “Poner cada punto sobre las íes y la cruz en las tes” es un buen eslogan para los Registradores-Administradores de colecciones en el mundo entero. Verdaderamente, los Registradores pueden resultar tediosos cuando se trata de reglas y procedimientos, políticas y formalidades. Cuando dudan, ellos tienden a revisar y mejorar la documentación, sin dejar que se escape algún detalle. Esto a veces suele volver locos a los Coordinadores de exposición, quienes tienen que estar al tanto de un gran número de asuntos diferentes a la vez, aunque no gustan mucho de los papeleos o documentaciones.

Por ejemplo, cada objeto que sale en préstamo hacia otra institución, lo hace con un reporte de condición física que menciona cada característica, rasguño y rotura que tenga. Una copia de este reporte va con el objeto, y se requiere que sea observada y actualizada cuando dicho objeto se encuentre en exposición y también cuando regrese. Este reporte debe ser chequeado y documentado (preferiblemente por el Registrador) antes de que el objeto sea cedido, antes de ser colocado en el camión que le transportará hasta la institución que solicita el préstamo, y durante la exposición. El llenado de este reporte toma tiempo y requiere ser realizado también en las fases críticas del proceso: antes de la inauguración y luego de su clausura, que es cuando el tiempo es realmente corto.

Cuando una exposición incluye la muestra de otros objetos cedidos en préstamo por diferentes instituciones, incluso foráneas, el papeleo deviene en elemento abrumador. Se llega a tener la tentación de ser poco riguroso con eso, para dar más atención a otros asuntos. Esa es la razón por la cual los Curador-Coordinador de exposiciones algunas veces tienden a irritarse cuando son consultados por enésima vez sobre algún detalle. Pero esto suele cambiar cuando los de la empresa de seguros, o las autoridades aduaneras, comienzan a hacer preguntas detalladas e indiscretas. Y es allí cuando los Coordinadores de exposiciones agradecen que alguien en el equipo haya trabajado cuidadosamente todos esos detalles, y colocado cada punto sobre cada i, y cada cruz en cada t.

Conclusión: un equipo perfecto

Los requisitos de trabajo y área del Curador-Coordinador de exposiciones y del Registrador-Administrador de colecciones son muy diferentes, y en muchos casos también lo son sus personalidades. Esa es la razón por la que pueden complementarse uno a otro perfectamente, en un equipo interdisciplinar. Mucho se puede haber dicho y escrito acerca de lo que hacen un Curador-Coordinador de exposiciones, un Diseñador de exposiciones y un Coordinador de exposiciones. Lo que hace un Registrador-Administrador de colecciones es algo menos común.

Esto tiene su lógica, porque es parte del trabajo del Registrador el mantener un bajo perfil. Pero las fortalezas frecuentemente escondidas de un Registrador-Administrador de colecciones no tienen precio cuando se trata de hacer una buena exposición. El Registrador actúa con precisión cuando se trata de las formalidades y detalles, al planificar los procesos. Esto se combina a menudo con su valiosa experiencia en el trato con las autoridades fiscales y aduaneras, transportistas de arte y colegas de otros museos, y con su conocimiento profundo acerca de las diferencias regionales e institucionales.

En la mayoría de los casos, administrar la colección significa trabajar con limitados presupuestos, pero siempre se trata aprovecharlo de la mejor manera posible. Por eso es que los Registradores-Administradores de colecciones frecuentemente tienen buenas referencias para conseguir ciertos materiales, herramientas o servicios a un precio razonable, así como sobre el modo de resolver problemas “en casa” y con medios propios.

Estar bien conectado con colegas de su campo profesional es algo inevitable en el trabajo del Registrador, y un Curador-Coordinador de exposiciones puede beneficiarse de tales conexiones. Una recomendación entre colegas puede ser más provechosa que una carta del presidente de una institución; y viceversa, para los casos de mal uso de tales conexiones.

Adicionalmente, los Registradores-Administradores de colecciones no solo cuentan con una bien mantenida base de datos de las colecciones, sino en muchos casos tienen una memoria de elefante. Esto es muy útil para cuando se planifica una exposición: se pueden obtener sugerencias sobre objetos de las colecciones de otros museos, de exposiciones pasadas ya olvidadas, o casos concretos, imágenes y objetos que nunca podrían encontrarse en ninguna base de datos o en internet.

En resumen

Quienes han tratado con Registradores-Administradores de colecciones pueden a veces sentirse atrapados en el estereotipo del funcionario rígido. Pero entender cómo ellos trabajan y cuáles requerimientos e ideas guían sus acciones será la clave de una gran colaboración y de un buen trabajo en equipo. A todo aquel que desee o requiera montar un gran proyecto de exposición le irá bien teniendo a un profesional como este en sus propias filas.

Este post también se encuentra disponible en italiano, traducido por Davide Bordenca