Ja, wo isses denn?

Barcodes in der Standortverwaltung im TECHNOSEUM

Einfache und effektive Standortverwaltung: Der größte Teil der Rundfunksammlung ist bereits mit Barcodes versehen. TECHNOSEUM, Foto Hans Bleh

Einfache und effektive Standortverwaltung: Der größte Teil der Rundfunksammlung ist bereits mit Barcodes versehen.
© TECHNOSEUM; Foto: Hans Bleh

Wenn Dinge im Museum verschwinden, denkt jeder an Einbruch und Diebstahl. Tatsächlich werden tagtäglich Objekte in Museen vermisst, doch die Gründe sind meist eher banal: Das Objekt wurde entnommen, um es auszustellen, zu verleihen oder zu restaurieren. Die Nachverfolgung dieser Standortänderungen erfolgt über eine Datenbank. Dieses System hat eine Schwachstelle: Ein Mensch gibt die Inventarnummer des Objekts in die Datenbank ein und vermerkt den neuen Standort. Ein kleiner Zahlendreher und statt der Kaffeekanne ist plötzlich die Druckmaschine in der Restaurierung, obwohl die ihren Standort nie verlassen hat. Der Fehler fällt meist erst dann auf, wenn ein dringend benötigtes Objekt nicht an dem in der Datenbank angegebenen Standort zu finden ist. Wenn regelmäßig tausende Objekte im Jahr bewegt werden, wie dies im TECHNOSEUM der Fall ist, stellen Fehler in der Standortverwaltung ein ernstzunehmendes Problem dar. Die naheliegende Lösung ist es, sowohl die Inventarnummer als auch die Standorte maschinenlesbar zu machen und damit die Schwachstelle „Falscheingabe“ auszuschalten.

Barcode oder RFID?

Wie bei jedem Praxisproblem gibt es auf der einen Seite die Fülle des technisch Machbaren, auf der anderen die konkreten Rahmenbedingungen vor Ort. Was in dem einen Museum sinnvoll ist, muss es nicht automatisch im nächsten auch sein. Wir haben zunächst ergebnisoffen mehrere Möglichkeiten geprüft: Zum einen Barcodes. Sie kennt man vom Einkaufen als eindimensionaler Strichcode auf den Verpackungen, von Werbeplakaten und Zeitschriften als zweidimensionalen Code, hier meist verallgemeinernd QR-Code genannt. Zum anderen RFID-Chips, die eher von Diebstahlsicherungen und Tierkennzeichnungen bekannt sind. Dann schlossen wir uns mit Kolleginnen und Kollegen weltweit kurz, die die verschiedenen Systeme in ihren Museen einsetzen. So bekamen wir einen recht guten Überblick über Möglichkeiten und Probleme. Nachdem wir diese Informationen mit unseren Anforderungen vor Ort abgeglichen hatten, entschieden wir uns für den eindimensionalen Strichcode.

Der Mensch macht‘s

Inventarkarte an einem „Einstein-Bierkrug“, eines von etwa 100 Exemplaren in den Sammlungsbeständen. Das TECHNOSEUM zeigt 2016 eine Sonderausstellung zum Thema „Bier“ © TECHNOSEUM; Foto: Hans Bleh

Inventarkarte an einem „Einstein-Bierkrug“, eines von etwa 100 Exemplaren in den Sammlungsbeständen. Das TECHNOSEUM zeigt 2016 eine Sonderausstellung zum Thema „Bier“
TECHNOSEUM, Foto: Hans Bleh

Von Anfang an stand für uns fest, dass wir die Barcodes nicht direkt auf den Objekten anbringen wollten. Hier bleibt es puristisch bei der Kennzeichnung mit der Inventarnummer. Der Barcode ist Bestandteil der Inventarkarte, einer laserbedruckten Polyesterfolie, die im TECHNOSEUM jedes Objekt begleitet. Der Barcode auf dieser Karte ist lediglich eine Umsetzung unserer Inventarnummer in maschinenlesbare Form. Ebenso verhält es sich mit den Barcodes, die die Standorte kennzeichnen: sie sind keine willkürliche Nummer, sondern eine vereinfachte Umsetzung unserer alphanumerischen Standortkennung.
Diese Art der Umsetzung bietet gleich mehrere Vorteile:
• Die Standortverwaltung kann auch bei Totalausfall der Scanner-Technik weitergehen. Alle Nummern bleiben menschlich lesbar, die Standorte auffindbar.
• Die Einführung der Barcodes kann sukzessive, parallel zur gewohnten Art der Verstandortung erfolgen. Es gibt keine Verzögerungen im Arbeitsablauf, wenn ein Objekt oder ein Standort noch keinen Barcode hat.
• Durch die geringe Zeichenzahl reicht die Kapazität des klassischen Strichcodes aus, wodurch günstigere Lesegeräte verwendet werden können.

Arbeit vor Ort und in der Datenbank

Die Barcode-Scanner arbeiten nicht anders als eine Tastatur oder eine Maus. Wenn der Barcode gescannt wird, zeigt unsere Datenbank (Faust 7) den zugehörigen Datensatz an, der dann bearbeitet werden kann. Soll der Standort verändert werden, wird der Standortbarcode direkt an der Lagereinheit oder aus einer Liste am Arbeitsplatz abgescannt. Die im TECHNOSEUM eingesetzten Barcode-Lesegeräte arbeiten drahtlos über Funk. Sie besitzen außerdem eine Speicherfunktion, wodurch auch Barcodes außerhalb der Reichweite des Empfängers eingelesen und dann am Arbeitsplatz ausgegeben werden können.

Die Umsetzung: Von Null auf 170.000?

Die Umsetzung einer solchen Maßnahme sieht zunächst wie eine Mammutaufgabe aus. Schließlich sollen irgendwann alle rund 170.000 Objekte des TECHNOSEUM „ihren“ Barcode tragen. Durch die simple Direktive „Alles, was wir in die Hand nehmen, bekommt einen Barcode.“ stellt sich das jedoch in der Realität wesentlich weniger dramatisch dar. Seit Februar 2015 bekommt jede Neuerwerbung zeitgleich mit der Inventarisierung ihren Barcode. Dazu bekommt jedes ausgeliehene, fotografierte, überprüfte oder restaurierte Objekt seinen Barcode umgehängt – pro Jahr betrifft das zwischen 4.000 und 6.000 Objekte. In der Datenbank haben ohnehin alle Objekte bereits einen Barcode, wodurch er automatisch auf jeder neu ausgedruckten Inventarkarte, Packliste und Kartonkennzeichnung erscheint. Freie Hilfskraftstunden werden dazu genutzt, komplette Lagereinheiten mit neuen Inventarkarten zu versehen.
Die erste Feuertaufe haben die Barcodes bereits bestanden: den Abbau der Ausstellung „Herzblut“. Etwa 600 der 700 ausgestellten Objekte entstammten dem hauseigenen Sammlungsbestand und wurden im Juni verpackt und zurück ins Depot gebracht. Dank der Barcodes gab es zum ersten Mal keine „blinden Flecken“ in der Logistikkette: jedes Objekt war zu jeder Zeit auffindbar, ob noch in der Vitrine, schon im nummerierten Umzugskarton oder bereits eingelagert im Depot. Und noch ein Novum: dies war der erste Ausstellungsabbau in der 25-jährigen Geschichte des Museums, der ganz ohne Zahlendreher ablief!

Angela Kipp

Der Artikel erschien ursprünglich in „KulturBetrieb. Magazin für innovative und wirtschaftliche Lösungen in Museen, Bibliotheken und Archiven“; Ausgabe drei (August 2015); www.kulturbetrieb-magazin.de

Verwendete Kürzel und technische Begriffe

RFID (engl. Abkürzung für „radio-frequency identification“): Identifizierung mit Hilfe von Radiowellen.

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This post is also available in: Englisch

2 Kommentare

  1. Sue Taylor sagt:

    I would be curious to know what you found out about RFID. Exactly what were the pros and cons? I have heard from some folks that they didn’t like it but I can never seem to get an exact answer as to why. Thank you, Sue

    • Angela sagt:

      Hi Sue,

      glad to answer that one (and it reminds me that I wanted to write a blog post on „why technology questions in museums often remind me of religious wars“ but haven’t gotten to it, yet). We took a look at all available technologies and figured out what they are good at and what they are not so good at.

      RFID is very powerful when it comes to track a chip or the label the chip is attached to (to attach it directly to the object was never an option for us). You can stand in a room with a scanner and it will tell you exactly if the chip you search for is in this room or not. You can narrow the range of the scanner down to a few inches and will be able to track that chip resonably exact. This ability solves a big issue in museums: you can search for objects that are „lost“ and you have a ver easy inventory control.

      Let’s take a look at the things RFID is not so good at: The scanners are not good at single operations. The scanner narrowed down to scan only an inch away will still display all the RFIDs it has in range. This makes it a bit cumbersome to edit a data base entry for a single object, especially in a storage with many objects.

      How does it look on the material side? You have a mixture of materials, containing metal and plastics, and all RFID we researched where glued to an object or label.

      What does it take to implement an RFID system? You can either order the chips from a factory or produce them yourself on specialised RFID printers.

      How did these findings influence our decision making process?
      When we took a look at our interaction with objects we found that the vast majority are operations with a single object. The cases where we actually wanted to search for an item in the storage where there, but it made only about 5-10% of our operations, at least in the storage. We have a very rigid location tracking, which means that most of the time IF an object has a location entry in the data base it can be found there. Most of the time we took an object out, did something with the data base entry and then put it back in its place or packed it for transport. This means that 95% of our working processes where those where RFIDs don’t have their greatest strength.
      We are always trying to change non-archival materials to archival ones and the manufacturers couldn’t guarantee us that their materials are archival. In fact, none had even thought about the issue to have a material mix in a closed-up zipp-lock bag, nor where there researches on longterm stability. Together with the comparably high costs of scanners and printers RFID drpped out very early in our process. But this isn’t to say that they are not good for any other museum who has other issues than we had.

      Best wishes
      Angela

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