¿Qué son esos objetos y de dónde vienen?

Hacer accesible la Colección de la Anna Maria Island Historical Society (AMIHS)

Ashley Burke

En todo el condado hay comunidades locales interesadas en preservar su patrimonio histórico. Como resultado se crean pequeñas sociedades históricas y museos para ayudar a preservar esta historia. Muchas de estas organizaciones están a cargo de voluntarios, los cuales a menudo carecen de una formación museística adecuada, especialmente en lo que respecta a la gestión de colecciones museísticas. Con frecuencia estos museos custodian sus colecciones con una información mínima, y ello puede crear dificultades de cara a investigaciones y desarrollos futuros.

Salvando el patrimonio de Anna Maria Island

AMIHS on eHiveLa AMIHS era uno de esos museos. Fue fundado en 1992 por miembros de la comunidad preocupados por los cambios que ésta estaba experimentando. Muchos de los residentes de toda la vida se estaban mudando a otros lugares o iban falleciendo, y estaba iniciándose un rápido desarrollo de la isla. La AMIHS se propuso capturar su historia antes de que ésta desapareciera, y en 1997 comenzó a coleccionar también artefactos históricos como apoyo para narrar las historias. A lo largo de los siguientes 18 años acumularon más de 1.300 objetos, una cabaña histórica de la década de 1920 y otros muchos archivos y álbumes de recortes que aún están siendo procesados.

Muchos años después, en 2014, en un caluroso día del verano de Florida, un profesional de museos anónimo visitó la colección y comentó al voluntario que estaba al cargo que el museo no estaba actuando como un buen custodio de sus colecciones. Desde ese momento el museo comenzó a pensar en sus colecciones de un modo distinto e inició una relación con una asesora de museos de la zona (la autora de este artículo). En principio se llamó a la asesora para que hiciera una evaluación del sitio a fin de identificar los problemas de conservación y dar recomendaciones de implementación [de pautas de conservación]. Una de las principales recomendaciones fue la de llevar a cabo un inventario y catalogación completos de las colecciones. A partir de estas recomendaciones y de la evaluación realizada, el museo decidió ir adelante con el proyecto de catalogación.

Catalogación – Estilo cadena de montaje

El museo decidió cerrar durante un mes y medio (durante la temporada más baja del año respecto al turismo) para que la asesora pudiera tener acceso completo al museo sin la presencia de voluntarios ni patrones. La asesora organizó un proceso tipo cadena de montaje y fue sala por sala numerando, fotografiando y tomando notas en una hoja de cálculo, a la vez que añadía amortiguadores y otros dispositivos de conservación para proteger mejor los objetos expuestos. Conforme iba pasando el tiempo, el proceso se fue simplificando y se centró en la fotografía. Se disponía un grupo grande de objetos, se numeraban todos, se fotografiaban y se devolvían a la exposición. Durante el proceso de fotografiado, la asesora primero fotografiaba el número del objeto y después el objeto. Una vez que las imágenes se habían descargado en el ordenador, se renumeraban con el número del objeto. Este método permitió a la asesora hacer casi todo el trabajo de catalogación fuera del museo. Armada con imágenes de la colección en alta resolución, le resultó fácil añadir vocabulario de “Nomenclatura 3.0” y realizar alguna investigación en la red.

Después de haber numerado y catalogado toda la colección (al final, el tiempo estimado por objeto fue de 7 minutos) se consultaron los archivos y registros del periódico local en busca de cualquier posible información acerca de donantes. Puesto que después de haber catalogado la colección la asesora la conocía muy bien, resultó fácil relacionar la información de donantes con objetos.

Hacer la colección accesible en línea

Al final del proyecto de catalogación el museo estaba completamente catalogado, numerado y fotografiado; pero en ese punto ¿qué debía hacerse con toda la información? Se proporcionó una copia impresa al museo para facilitar la consulta, pero necesitaba una solución informática que fuera algo más que una hoja de cálculo “Excel”. Y se enfrentaba a varios obstáculos, el principal de ellos que sólo había un ordenador que la mayor parte del tiempo estaba dentro de un armario. No había servidor ni realmente había un servicio técnico disponible. El museo necesitaba una solución barata, en la nube y basada en web. Con esta información, la asesora se dispuso a investigar todos los programas disponibles de gestión de colecciones de código abierto y basado en web.

Adjunto a este artículo está el informe inicial acerca de los distintos sistemas que se analizaron (incluye el coste y una lista de ventajas e inconvenientes). Con este informe y manteniendo largas conversaciones con el museo, las opciones quedaron reducidas a dos: eHive y OMEKA. Se incluyeron objetos de la colección en ambas opciones y se mostraron al consejo del museo. Disponiendo de esta información, el museo se decidió por eHive.

Una vez elegido el programa de gestión de colecciones, el museo y la asesora trabajaron con la empresa desarrolladora de la base de datos para mapear los datos en la misma. Ahora, la AMIHS tiene una base de datos manejable en la que se pueden hacer búsquedas; a la que pueden remitir a los investigadores; y en la que se pueden añadir nuevos ingresos e incluir los datos de archivo.

Ashley Burke es la responsable de gestión de colecciones del Leepa-Rattner Museum of Art de Tarpon Springs, Florida, y es asesora de museos para Burke Museum Services. Tiene más de una década de experiencia en museos con distintos tipos de colecciones, desde bellas artes a artes decorativas, pasando por historia natural, arqueología o colecciones médicas (incluyendo tisú húmedo). Es una apasionada de todo lo relacionado con los museos y la historia de Florida y es orfebre a tiempo parcial. En su tiempo libre hace joyas inspiradas en museos.

Traducción al español desde el inglés: Lucía Villarreal

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2 comments

  1. Sharon McCullar says:

    Congratulations on the project! Very elegant and simple solution to the situation. The Museum looks to have a sustainable system to move forward with thanks to the effort put into the initial cataloging and description effort. Very glad the Museum stakeholders had the foresight to allow the “nuts and bolts” of inventory,cataloging, photography and numbering to happen during a closed period. They will reap the benefits for a long time in terms of ease of access and ease of sustaining the system. Great article on the process.

  2. thank you for the ideas and the information.
    Actually you can create thewandering site for the exhibition easily!
    You have all the information about the item . You need just to add an activity to each item, and then you are ready to create a station.
    when you have 9 stations you can gather them together to a puzzle.
    Looking forward to hearing fro you
    talilay@gmail.com

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