Si une œuvre quitte votre institution, mettez-lui un code-barres (partie II)

Nous avions trois types de code-barres, avec différents numéros pour les dessins, les gravures et les photographies, débutant respectivement par DR00001, PR00001 et PH00001. Ces chiffres n’avaient pas de sens particulier et la seule chose importante était de savoir que tel objet était stocké dans telle boîte. J’ai mis en place un énorme tableur décrivant le lien entre tous ces numéros et les boîtes, et ensuite nous utilisons ces données pour créer un import sur notre base de données afin que tous les numéros de boîtes en soient changés. Cela fut légèrement angoissant puisque il y avait un risque que les cellules dans le tableau ne se synchronisent pas quand on les modifiait. Cependant, sans nul doute, la pire partie de cette opération fut de fixer les étiquettes sur les boîtes. Les étiquettes furent imprimées individuellement avec le matériel adéquat et nous avons dû enlever le papier de protection sur chacune, et (avec ses deux faces collantes) quasi-systématiquement nous froissions les étiquettes pendant que nous tentions de les dédoubler !

Le plus intéressant dans le fait d’avoir des codes-barres sur les boîtes était que nous n’avions plus besoin d’imprimer ou d’écrire quelconques listes pour enregistrer les nouvelles localisations lorsque nous avons commencé à réimporter les œuvres au sein du bâtiment.

Nous les avons juste scanné avec une douchette (une Datalogic Skorpio) et avons pris l’habitude de travailler ainsi pour enregistrer les mouvements des œuvres, téléchargeant le tableau Excel correspondant à la fin de chaque journée et nourrissant notre base de données avec cette mise à jour des boîtes arrivées.

powerpick screenshot barcode

Le logiciel (PowerPick – ci-dessus) qui contrôle les trois Kardex contient une petite, simple base de données avec une liste de numéros de boîtes, deux champs de descriptions que nous utilisons pour le préfixe de chaque numéro sur les boîtes, et la localisation de ces dernières au sein du système de stockage.
Le numéro de boîte est utilisé afin que tout le monde puisse se référer à notre base de données de collections et trouver la liste des œuvres contenues dans chaque boîte. Donc pour retrouver un objet en particulier, l’utilisateur tape sa recherche dans notre base de données, trouve le numéro de boîte correspondante et renseigne ce numéro dans la base de données PowerPick, qui trouve la localisation de la boîte (quelle machine, quel plateau et la position sur le plateau) et transmet l’information à la machine correspondante afin que le plateau correspondant apparaisse. Les boîtes ont chacune « leur localisation » dans les machines et sont généralement replacées au même emplacement après avoir été sélectionnées, néanmoins cela peut être modifié dans la base de données si besoin. A défaut, le code-barres de la boite peut être scanné afin que le logiciel trouve sa localisation et que le bon plateau apparaisse, mais en pratique le numéro de la boîte est souvent tapé ou copier-collé dans le moteur de recherche.

Personne ne pourra nous arrêter !

Peu après tout cela, nous avons mené des projets de moindre envergure de pose de code-barres nous aidant sur la traçabilité d’objets individuels. Dans ce cas nous avons posé des étiquettes autocollantes de différents formats sur les boîtes ou les conditionnements des œuvres. Nous avons imprimé les étiquettes nous-mêmes, ce qui a eu l’avantage de nous laisser insérer autant d’informations supplémentaires que nous le souhaitions. Pour la collection de portraits miniatures nous avons utilisé les standards de conservation et avons inclus une image, le titre de l’artiste, le titre de l’œuvre et le numéro d’inventaire converti en code-barres. Pour plusieurs raisons nous avions toujours eu des problèmes à avoir une traçabilité fiable de la collection avant tout cela. Les miniatures étaient difficiles à identifier et cela fut compliqué de les étiqueter correctement jusqu’à ce qu’elles soient conservées dans des boîtes. Objectivement cela est plus rapide de chercher une miniature maintenant qu’elles ont des codes-barres. Cependant le problème avec les étiquettes « faites maison » est que le code-barres parfois s’avère être erroné. Je souhaiterai préciser que cela arrive dans 5 à 10% des cas, alors que pour les codes-barres pré-imprimés le taux est bien plus faible. A la suite du projet de code-barres sur les portraits miniatures nous avons ajouté des étiquettes avec des codes-barres sur le conditionnement des portraits en médailles, conservés dans des enveloppes. Cette collection était également difficile à identifier jusqu’à nous menions ce projet.

portrait miniatures with barcodes

Quelques-uns de mes collègues sont à présent à l’aube d’un projet de récolement pour la salle des peintures de la Scottish National Gallery, et dans le cadre de cette opération ils ont aussi commencé à attacher des étiquettes pré-imprimées avec codes-barres aux caisses. Il n’y aura pas de tels mouvements d’œuvres avant longtemps, donc pour une fois nous avons pu tirer des conclusions de notre expérience et avoir assez de temps pour nous organiser. Le dernier tome de nos efforts pour emmener notre institution dans le 20ème siècle [non, je ne veux pas dire le 21ème] est donc en cours.

Qu’avons-nous appris (si cela peut être utile) ?

  1. Nous nous sommes jusqu’à présent focalisés sur la pose de code-barres sur des petites et négligeables œuvres d’art, ou plus précisément leurs contenants, mais pas les œuvres de tailles et de valeurs importantes. Ce n’est pas parce que nous donnons plus de valeurs aux petits objets plus qu’aux autres, mais parce que la traçabilité de ces derniers est généralement plus compliquée à établir et les petits objets sont les plus difficiles à identifier entre eux. Il se pourrait que pour les œuvres les plus importantes en tailles ou en valeurs nous souhaitions investir dans un système RFID au lieu d’étiquettes à codes-barres, cela pourrait ainsi combiner la question de la sécurité avec une traçabilité fiable et/ou un enregistrement des conditions de conservation. Mais cela est encore une bataille à mener.
  2. Les codes-barres fait à la main se scannent moins bien que ceux pré-imprimés – mais vous pouvez intégrer ce que vous souhaitez dans un code-barres si vous imprimez les étiquettes par vous-mêmes, et cela apporte également plus de flexibilité, permettant d’insérer les autres informations nécessaires, et d’imprimer des étiquettes supplémentaires de temps en temps.
  3. Même si le système à code-barres est une bonne méthode pour créer des étiquettes sans ambiguïté et faciliter le récolement, il y a d’autres techniques qui fonctionneront aussi si elles sont appliquées de manière uniforme et précise.

Sheila Perry est Collections Information Systems Manager à la National Galleries d’Ecosse, rattachée au Département des Régisseurs, ayant pour responsabilités la maintenance et le développement de la base de données de la NGS et des systèmes associés. Plus tôt dans sa carrière elle fut développeur et programmeur de base de données, et elle écrit également des romans policiers sous un nom d’emprunt.

Traduction en français par Marine Martineau

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3 comments

  1. Dear Sheila,

    you write about « scrunching » labels and having problems with reading printed barcodes. Both problems can be easily avoided. There are Barcodeprinters which are build to print readable barcodes. If you buy a better one, they come with integrated dispenser. They are also really fast.

    This way you would press print on the PC und when you turn around the already pealed perfectly printed label is already waiting for application.

    Also the thermo-transfer barcode printers can print on many materials and the print is very durable. If you use polyester labels and a resin ribbon you could get very durabele (weather proof!) labels with guranteed scanability.

    I hope your project works out and good luck with the RFID.

    • Sheila Perry dit :

      Thanks very much for your comment – I think these ideas could be useful for future barcode projects. It’s always a learning process when you do things you haven’t tried before – and sometimes all sorts of compromises are involved too.

  2. Matt Pearson dit :

    We found that some barcode fonts scan better than others; our ‘home-made’ barcodes scan well.

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