Si une œuvre quitte votre institution, mettez-lui un code-barres (partie I)

(Mieux encore : mettez-lui un code-barres avant qu’elle ne bouge…)

Sheila Perry

Notre système de code-barres fut mis en place dans le cadre d’un usage immédiat plutôt que pour une adoption massive de cette technologie par l’institution. Nous aurions peut-être agi différemment si nous avions procédé de manière stratégique et avions eu l’intention de mettre un code-barres sur l’ensemble des collections de la National Gallery of Scotland. Néanmoins, s’il avait fallu attendre un consensus sur ce point nous n’aurions sûrement rien fait du tout !

L’idée initiale

PNIN - Kardex tray with boxes
Notre projet initial concernant les codes-barres intervint après l’installation de machines automatiques de stockage (Kardex) lors de la remise en état de la Scottish National Portrait Gallery en 2011, mais ce fut aussi le résultat du pointage de chaque œuvre au sein des fonds de gravures, de dessins et de photographies. Ces dernières avaient au préalable été conditionnées, pour la plupart dans des boîtes en carton neutre, dans divers endroits autour de la Portrait Gallery, une structure gothique de l’époque Victorienne avec un escalier en pierre formant une spirale conduisant à une tourelle et à d’autres lieux de stockage dans le grenier. Nous n’avions pas pris la pleine mesure de ce qui était stocké dans ces pièces jusqu’à ce que nous soyons dans l’obligation de vider le bâtiment en 2009.

Dans le cas des gravures et des dessins, la question principale à ce stade était la numérotation en vigueur des boites, d’autant qu’il y avait aussi des incertitudes concernant le contenu de chaque boîte et si ces items étaient correctement enregistrés sur notre base de données, alors que, dans le cas des photographies le principal problème était qu’une grande partie de la collection n’était enregistrée d’aucune manière.
Les boîtes contenant les dessins étaient étiquetées avec un grand nombre de numéros correspondant à un système de numérotation obsolète. Dans certains cas, les étiquettes, qui étaient faites de pièces de carton glissées dans des porte-étiquettes en métal sur le devant de chaque boîte, étaient tombées de leurs supports et étaient donc perdues. De la même façon, chaque boîte contenant les gravures fut étiquetée avec une liste de chiffres correspondant aux numéros d’inventaire des œuvres qui étaient normalement conservées à l’intérieur.

box labelling example

Comme les gravures n’étaient pas numérotées à la suite mais selon un système complexe destiné à trier les œuvres selon si elles étaient écossaises, anglaises ou d’autres nationalités, selon son siècle de création et dans certains cas selon l’identité codée du donateur, cela voulait dire qu’une boîte pouvait être identifiée comme suit « SP IV 58.1-150.6 ». Certains conditionnements de gravures portent ce numéro d’inventaire inscrit au pochoir, souvent en doré, pendant que d’autres ont une étiquette en carton maintenues par une réglette en métal comme pour les boîtes contenant les dessins.
Une fois toutes les boîtes extraites de la Portrait Gallery, après avoir ajouté nos propres étiquettes temporaires afin de replacer correctement les items sur leurs nouvelles étagères et enregistrer leurs localisations sur notre base de données, les gravures et les dessins furent stockés de manière temporaire dans une réserve et les photographies dans une autre. Deux chantiers eurent alors lieu simultanément, un pour pointer le contenu des boîtes de gravures et de dessins, et un autre pour récoler les photographies.

Cela fut organisé ainsi principalement parce que nous ne voulions pas gâcher le principe même de ce déménagement : nous nous sommes donc efforcés de mettre un code-barres sur toutes les boîtes avant qu’elles ne retournent à la Portrait Gallery. Le fait qu’elles soient amenées à être stockées dans une machine automatique pouvant lire et contrôler les codes-barres nous a donné un prétexte supplémentaire pour adopter cette solution.
Il y eut un petit débat avec les conservateurs et autres membres de l’équipe scientifique afin de déterminer si chaque item devait porter individuellement un code-barres ou non, et un débat encore plus court au sujet du choix entre le code-barres et le RFID, ce dernier nous semblant finalement trop éloigné de notre besoin.

Pour lire la deuxième partie de cet article- comment ils ont fait

Sheila Perry est Collections Information Systems Manager à la National Galleries d’Ecosse, rattachée au Département des Régisseurs, ayant pour responsabilités la maintenance et le développement de la base de données de la NGS et des systèmes associés. Plus tôt dans sa carrière elle fut développeur et programmeur de base de données, et elle écrit également des romans policiers sous un nom d’emprunt.

Traduction en français par Marine Martineau

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2 comments

  1. Talila Yehiel dit :

    Sheila,
    My question: how do you encourage your visitors at be creative at your gallery?
    I would like to invite you to http://thewandering.net/sites/mosaic/moma1/
    Talila

  2. camella dit :

    This is very interesting thanks Sheila! Looking forward to reading how this was implemented as we’ve considered using barcodes but have not figured out how to do this with thousands of ethnographic and archaeological objects! Would love to hear from any readers out there who have attempted this.

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