Europäische Konferenz der Registrare 2013:
Umzug von Sammlungen

Niin makaa, kuin petaa
Wie man sich bettet, so liegt man
(Finnisches Sprichwort)

Moving, moving, moving... we sure do a lot at the TECHNOSEUM.

Immer in Bewegung… unsere Objekte im TECHNOSEUM sind viel unterwegs.

An diesem Thema war ich besonders interessiert, da ich als Depotleiterin in einem Museums arbeite in dem 3% der Sammlung ständig in Bewegung sind – sei es wegen Ausstellungen, Ausleihen oder aus anderen Gründen.

Verlagerung von Sammlungen und Organisationen

Per Hedström vom Schwedischen Nationalmuseum sprach über die „Verlagerung von Sammlungen und Organisationen“. Dort musste das Hauptgebäude wegen einer Restaurierung geschlossen und 700 000 Objekte aus dem Haus in ein Magazin gebracht werden. Sie waren erfolgreich, nichts ging kaputt oder verloren und nun warten sie darauf zurück zu kommen. Die Wiedereröffnung ist für 2017 geplant.

Per legte dar, warum das Projekt so erfolgreich ablaufen konnte und wie aufkommende Probleme an zu gehen sind: ein entscheidender Punkt ist, dass das Umzugsprojekt Top-Priorität haben muss. Man muss berücksichtigen, dass jede Änderung Unsicherheit auslöst und die Belegschaft nervös macht. Man muss Sondermittel für die Aktion finden, denn man wird zusätzliche Kräfte brauchen.

Dann kam die Feststellung, die ich mit Großbuchstaben festhalten und mit einem goldenen Rahmen versehen möchte:

EIN UMZUG IST EINE UMZUG, NICHTS SONST!

Es ist kein Projekt für die Dokumentation oder für die Restaurierung, man hat nicht einmal die Zeit, neues Packmaterial aus zu probieren, es geht nur darum die Objekte sicher von A nach B zu bringen und damit gut.

Allerdings muss man auch die Besucher im Blick behalten, die werden enttäuscht sein, dass sie die Objekte nicht sehen können, so dass man andere Wege finden muss, um sie weiter an das Haus zu binden. Und man muss die Mitarbeiter einbinden, damit sie sich engagieren und nicht andere Arbeitsplätze suchen.

Andererseits ist eine Schließung auch eine Chance, die man nicht ein zweites Mal bekommt. Man kann sich auf die Zukunft konzentrieren, neue Ideen gewichten und diskutieren. Man wird auf 100 neue Ideen kommen und dann die Schwierigkeit haben aus zu wählen und dabei die aus zu wählen die strategisch richtig sind. Per sagte, dass sie sich während der Schließung auf drei Punkte konzentriert haben:

  1. Vision und Charakteristika dieses Museums
  2. Strategisch wichtige Ausstellungen
  3. Neue Dauerausstellung

"Selfies – Now and Then" http://www.nationalmuseum.se/selfieseng

„Selfies – Now and Then“ http://www.nationalmuseum.se/selfieseng

Ein Punkt, der diskutiert wurde war, ob während der Schließung der Leihverkehr weiter bedient werden sollte. Es wurde dann beschlossen, ihn auf die Ausstellungen zu beschränken, die als strategisch wichtig eingestuft wurden. Dazu zählten dann zum Beispiel „Slow Art“, die schwedisches Design im Schwedischen Institut in Paris präsentierte https://paris.si.se/agenda/slow-art/ und die Ausstellung “Crossing Borders” http://www.nationalmuseum.se/sv/English-startpage/Exhibitions/Crossing-Borders-bra-collaboration-with-Swedavia/ deren Wert als Experiment hoch eingeschätzt wurde.

Was die neue Dauerausstellung betrifft, so soll der Schwerpunkt auf die besonders signifikanten Objekte der Sammlung gelegt und die Bereiche betont werden, in denen das Museum besonders gut aufgestellt ist. Aber er räumte auch ein: „Es ist nicht leicht, vielleicht tun wir zu viel, vielleicht sollten wir uns auf weniger konzentrieren und das besser machen“.

Umzug des Magazins des Museums Islamischer Kunst in Qatar und die Herausforderungen die die Organisation eines neues Museums mit sich bringt

Atemberaubend waren die beiden Präsentationen von Marie-Astrid Martins und Nancy Konstantinou, die über die Herausforderungen sprachen, die das Sammlungs-Management und die Umstände eines Umzugs in der Golfregion mit sich bringen.

Um es kurz zu fassen: stellen Sie sich vor, Sie machen genau das, was Sie gerade jetzt in Ihrem Museum machen – nur dass es an diesem Platz zum ersten Mal geschieht. Alles was an Arbeitsabläufen und Methoden in einem nordeuropäischen oder amerikanischen Museum selbstverständlich ist, muss hier in Qatar erst einmal eingeführt werden – und das in einem extremen Klima, bei dem auch eine kurze Zeit ohne Klimatisierung enormen Schaden an den Objekten anrichten kann und mit einer Infrastruktur, die weit entfernt ist von der, an die man gewöhnt ist. Unnötig zu sagen, dass es nur wenige Versicherungen gibt, die bereit sind, dort etwas zu versichern und in Qatar gibt es bisher auch keine Staatshaftung. Die Formel dafür ist: „Die größte Herausforderung ist die, in der Wüste zu leben“. Aber die Museumsleute dort haben sich der Herausforderung gestellt und schafften es, die Sammlung in ein neu gebautes Museumsdepot mit 9.940 Quadratmetern Hochregal-Einheiten zu überführen. Hut ab vor Marie-Astrid, Nancy und ihren Kollegen!

Umsiedlung einer XXL-Sammlung – Man kann kein Omelette machen, ohne Eier zu zerschlagen

Es gab sicher keinen Vortrag bei der ERC 2014 bei dem ich öfter mit dem Kopf nickte, als bei dem von Joachim Hüber. Wahrscheinlich sah ich aus wie ein Wackel-Dackel…

The "move" as the black box between the old and the new storage.

Joachim Hüber: „Der Umzug“ als die große Unbekannte zwischen der momentanen und der zukünftigen Situation.

Joachim stellte fest, dass „der Umzug“ in der Regel als black box zwischen der Situation, die zum Umzug führt und dem neuen Domizil angesehen wird, bei dem natürlich alles nach den besten Vorbildern gebaut und eingerichtet wurde. Um dieses neue Gebäude machen sich der Architekt, der Museumsdirektor, der Abteilungsleiter Sammlungen, die Restauratoren, der Umzugs-Beauftragte und der Verantwortliche für Logistik viele Gedanken, während sich um den Umzug nur die beiden letzteren kümmern. Deshalb wird der Umzug oft unterschätzt und mit zu wenig Personal angegangen.

Joachim empfahl, immer im Blick zu behalten, dass es einen engen Zusammenhang zwischen dem Umzug der Sammlung und der Ausstattung der Lagerräume gibt, sodass es sich auszahlt, Synergieeffekte zu nutzen. Sehr oft wird einfach auch der Arbeitsumfang unterschätzt – extra Ressourcen sind hier unumgänglich. Es ist auch ganz entscheidend zu verstehen, dass in der Umzugszeit der Leihverkehr eingeschränkt werden muss und auch die Verfügbarkeit von Objekt im Haus begrenzt wird.

Joachim warnte auch davor, dass man Kräfte aus anderen Abteilungen abzieht und sie beim Umzug einsetzt. Das sei keine gute Idee. Umzüge von Sammlungen haben ihre spezifischen Erfordernisse, die nicht dadurch zu lösen sind, dass man Leute einsetzt, die es gewohnt sind etwas völlig anderes zu tun. Statt dessen gibt es drei Möglichkeiten: Mehr Leute einstellen, Werkverträge abschließen oder ganze Aufgabenpakete vergeben (z. b. für den Transport oder die Reinigung). Wie immer die Entscheidung ausfällt, darf nicht vergessen werden, dass man extra Personal braucht, Personal, das vertrauenswürdig und verlässlich ist. Joachim wies darauf hin, dass die Umzugskosten bis zu 20 % der gesamten Kosten für den Magazinneubau betragen, und dass das sehr oft unterschätzt würde. Man sollte auch bedenken, dass es um so teurer wird, je mehr Verantwortung der Vertragspartner übernehmen soll.

Ganz praktisch: man wird mehrere Teams benötigen, sowohl im „alten“ Depot als auch im neuen Gebäude. Ein wichtiger Tipp dazu: man sollte an beiden Stellen eine Hilfskraft haben, die nichts anderes tut als Material herbei zu schaffen etc. Auch eine zu Entscheidungen befähigte und befugte Kraft sollte an beiden Plätzen zur Stelle sein, damit der Arbeitsprozess sich nicht verlangsamt, weil man lange auf Entscheidungen warten muss. Diese Person muss jemand sein, der sich mit allen Aufgaben auskennt, ein Generalist mit Problemlöse-Persönlichkeit – er/sie ist die wichtigste Person am Platz.

Äußerst wichtig bei XXL-Umzügen ist es auch, nicht mehr in einzelnen Objekte zu denken sondern in Konvoluten. Wenn man für jedes einzelne Objekt maximale Sicherheit möchte bewegt man gar nichts, denn jede Bewegung bedeutet ein Risiko. Wenn man einen Umzug auf kostenbewusste Weise organisieren möchte, dann muss man ein gewisses Risiko eingehen. Vom minimalen Risiko muss man zum akzeptablen Risiko wechseln. Das heißt, dass wir 95 % der Objekte als Standard-Fälle ansehen sollten und nur 5 % als solche, die eine Sonderbehandlung brauchen. Es muss genau darauf gesehen werden, was absolut notwendig ist und was nur wünschenswert.

Der Umzug rennt der zukünftigen Situation hitnerher - keine gute Situation!

Der Umzug rennt der zukünftigen Situation hinterher – keine gute Situation!

Sehr wichtig ist es, die richtige Reihenfolge der einzelnen Schritte beim Bewegen/Packen/Transportieren genau zu planen – aber auch: nicht tot-planen.

Was sich als hilfreich erwiesen hat, sind Sicht-Verpackungen, so dass man sehen kann, was transportiert wird und so unmittelbar deutlich wird, wo Transportprobleme vorliegen. Auch sollte so früh als möglich alles auf Räder gesetzt werden. Standardverpackungen zu benutzen macht alles einfacher und kostengünstiger. Standard-Palletten, Standard-Schachteln, die in Standard-Regale passen … Und außerdem immer daran denken dass Platz, Platz, genügend Platz alles ist!

Auch wenn wir das immer mit bedenken, so sollte man sich daran erinnern, dass bei einem Umzug die Sicherheit nicht das größte Problem ist. Joachim formulierte das so: Sorgt für die Sicherheit des ganzen Vorgangs, nicht für die Sicherheit des einzelnen Objekts. Wenn man das Team bei guter Laune hält und gut bezahlt ist das Sicherheitsrisiko sehr gering.

Joachim gab uns auch die Mahnung mit, frühzeitig an das benötigte Material zu denken, auf die absehbaren Kosten eingestellt zu sein, Standardprodukte zu nutzen und Werkzeug und Material frühzeitig zu bestellen. Einfache Lösungen an Stelle von komplizierten verringern die Gefahr, dass etwas schief läuft. Manchmal braucht es spezielle Lösungen, dann sollte man sich aufmerksam umschauen, denn meistens liegt die Lösung ganz nah.

Noch ein Wort zu Verträgen: erfahrenes Personal muss frühzeitig unter Vertrag genommen werden, das gilt besonders für die Entscheider. Zu viel überqualifiziertes Personal ist nicht vorteilhaft. Nochmals: man halte das Team bei guter Laune und bezahle es gut.

Um zusammen zu fassen:

  • Kosten nicht unterschätzen
  • Einen stimmigen Ablaufplan erstellen
  • Angemessenes Personal, Werkzeug und Material
  • Akzeptable Risiken eingehen

Von dem vielen Nicken etwas schwindelig ging ich in die Mittagspause.

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt.

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This post is also available in: Englisch

2 Kommentare

  1. Janice Klein sagt:

    Thanks so much for summarizing these presentations for your colleagues who were unable to attend the conference. I loved the analogy of the move to a black box! It reminded me of the wonderful cartoon by Sidney Harris where one scientist suggests to another that step two of his proof („then a miracle occurs“) should be more explicit. (http://www.condenaststore.com/-sp/I-think-you-should-be-more-explicit-here-in-step-two-Cartoon-Prints_i8562937_.htm)

    • Angela sagt:

      OMG the German version of this cartoon hung in my father’s office for ages! Thanks for the memory, Janice!

      It was an amazing experience taking part in this conference which was so well organized. I especially loved this particular panel, but the others were a blast, too. Still working on the final session panel which is especialy difficult because I was so nervous because mine was the last part…

      Best wishes
      Angela

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