Ein neuer Zuschnitt für das Sammlungskomitee

Von Derek Swallow

Von den Museen des 21. Jahrhunderts werden Neuerungen auf dem Gebiet der Ausstellungsmethoden, der museumspädagogischen Programme und der Erschließung von Einkommensquellen erwartet. Das ist aber nicht immer der Fall, wenn es sich um museumsinterne Prozesse handelt. Jedoch – Notwendigkeit kann zu solchen Neuerungen führen. Viele Museen müssen im 21. Jahrhundert der harten Realität schrumpfender Budgets ins Auge schauen. Eine Folge davon ist: weniger Mitarbeiter mit größerer Arbeitsbelastung. Um dennoch einen hohen Standard für die Benutzer bieten zu können und sich im Inneren an best practices zu orientieren, muss das Personal sehen, wie es effektiver arbeitet. Eine Lösung ist besseres Zeitmanagement. Neue Maßnahmen, wie das Reduzieren der Anzahl und der Länge von Sitzungen, können dieses heute kostbare Gut, nämlich Zeit, retten. Einsparen lässt sich etwa, indem man die Art und Struktur traditioneller Museumsbesprechungen modifiziert. Anfang 2013 begann das Royal BC Museum, in dem ich arbeite, ein Pilotprojekt, das sowohl die Länge der Treffen des Sammlungskomitees begrenzen, als auch einen flexibleren Entscheidungsprozess mit mehr Gleichberechtigung unter den Teilnehmern bewirken sollte.

Work load too much? # f 08817Collection of the Royal BC Museum/BC Archives.

Zu viel Arbeit?
# f 08817 Sammlung der Royal BC Museum/BC Archives.

Bisher traf sich unser Komitee, das aus den Kuratoren, Archivaren und einem Vertreter der Restaurierung bestand und einen Vorsitzenden hatte, einmal im Monat für eineinhalb Stunden: es hatte die Aufgabe zu entscheiden, welche neuen Sammlungen, die von den jeweiligen Sammlungskuratoren oder Archivaren vorgeschlagen wurden, in die Sammlungen des Royal BC Museum aufgenommen werden sollten. Ebenso wurden Deakzessionierungen verhandelt. Die Agenda wurde den Mitgliedern einige Tage vor der Sitzung elektronisch zugestellt, sodass die Vorschläge für jede einzelne vorgeschlagene Erwerbung durchgesehen werden konnten, zusammen mit der Stellungnahme des Konservators und dem Bericht der Restaurierungsabteilung. Dieser umfasste allgemein und im Besonderen den Zustand der Sammlung und ihrer Bestandteile mit einer Aufstellung der Zeit, die nötig wäre, um die einzelnen Teile zu stabilisieren und über lange Zeit zu erhalten. Mit diesen Informationen versehen besuchten die Mitglieder des Komitees die Sitzung, zusammen mit dem die jeweilige Sammlung vorschlagenden Konservator/Archivar. Die Antragsteller stellten „ihre“ Sammlung vor, beantworteten Fragen und dann stimmte das Komitee ab. Auch Deakzessionierungen wurden auf ähnliche Weise bearbeitet. Ich nehme an, dass das ein Vorgehensweise ist, die in vielen Institutionen bekannt ist.

Tired of those traditional collections committee meetings? # a 00514 Collection of the Royal BC Museum/BC Archives.

Der langen Sitzungen des Sammlungskomitees müde?
# a 00514 Sammlung der Royal BC Museum/BC Archives.

Das neue Modell des Royal BC Museums ersetzte die „Von Angesicht-zu-Angesicht-Treffen“ durch „virtuelle“ Konsultationen und Entscheidungsfindungen. Mit „virtuell“ meine ich, dass der ganze Informationsfluss und die Diskussion über die Sammlungserwerbung zwischen den Antragstellern und den Komitee-Mitgliedern auf elektronische Weise erfolgt. Der ganze Informationsfluss, die Tagesordnung, die Stimmzettel und die Entscheidungen des Komitees existieren als Exel- und Word-Dokumente, die digital auf einem gemeinsamen Laufwerk jederzeit zur Verfügung stehen. Im gleichen Zusammenhang veränderte sich auch die Struktur des Komitees. Die Mitglieder waren nun gleichberechtigt: Sammlungsverwalter waren nun ebenso Mitglieder wie Konservatoren und Archivare. Der Registrar, der vorher der Schriftführer war, erhielt nun die Rolle eines Quasi-Vorsitzenden, dem es oblag, die elektronische Stimmabgabe vor zu bereiten und zu aktualisieren, und die auf elektronischem Weg erfolgende Kommunikation einzuordnen und weiterzureichen.

Und so funktioniert, kurz gesagt, das „virtuelle“ Sammlungskomitee (Collection Committee = CC):

Sobald der Anschaffungsvorschlag für eine Sammlung vollständig von dem vorschlagenden Konservator oder Archivar, dem Restaurator und dem entsprechenden Sammlungsleiter in die Datenbank eingestellt ist, wir er vom Registrar auf dem „Stimmzettel“ veröffentlicht, der zugleich als Agenda dient. Die Felder des Formulars umfassen das Fachgebiet der Sammlung, die Registrierungsnummer (die von der Sammlungssoftware vergeben wird und unverwechselbar ist), der Name des Spenders oder der Sammlung, eine kurze Beschreibung, der Name des Vorschlagenden, und Kästchen für die Stimmabgabe jedes Komitee-Mitglieds. Dieses Arbeitsblatt wird jeweils zu Anfang des Monats auf ein gemeinsames Laufwerk gestellt, das allen Komitee-Mitgliedern zugänglich ist. Hat ein Mitglied des Komitees ein Frage, sendet er sie an den Vorschlagenden, mit Cc an alle anderen Komiteemitglieder. So erhalten auch alle die Antwort. Dieser Vorgang ersetzt die persönliche Diskussion. Der Registrar kopiert alle diese Fragen und Antworten, ebenso wie allgemeine Kommentare der Komiteemitglieder in ein Worddokument, das zusammen mit der Abstimmungsliste die Entscheidung dokumentiert.

Why not use our sophisticated computer tools to do the job better? # na 19565 and # i 24586-1 Collection of the Royal BC Museum/BC Archives.

Warum nicht unsere ausgefeilten Computerprogramme nutzen, um die Arbeit besser zu machen?
# na 19565 and # i 24586-1 Sammlung der Royal BC Museum/BC Archives.

Die Abstimmungsliste/die Agenda ist ein „lebendes“ Dokument; solange der Entscheidungsprozess in den ersten 3 Wochen des Monats läuft, werden die Mails vom Registrar nachgetragen, dann zählt er aus und veröffentlich das Ergebnis.

Zu den Vorteilen dieser Vorgehensweise gehört:

  • Die Abstimmung ist flexibel und kann erledigt werden, wenn es die Zeit erlaubt.
  • Der Vorgang ist „grüner“ – es wird kein Papier benötigt.
  • Antworten der Vorschlagenden auf die Fragen der Komiteemitglieder können gründlich durchdacht und klar dargelegt werden – während das aus dem Stand in den Sitzungen nicht unbedingt möglich war. Außerdem können nun Fragen und Antworten vollständig dokumentiert werden. In den Protokollen der traditionellen Sitzungen gab es nur Kurzfassungen der Diskussion. Dabei konnten ganz entscheidende Nuancen versehentlich verloren gehen.
  • Es brauchen keine Protokolle geschrieben zu werden.
  • Die Zeit für die Wege zwischen den Büros und dem Sitzungsraum wird gespart, ebenso die verlorene Zeit des Wartens, bis die Sitzung beginnt und schließlich die Zeit für soziale Kontakte während und nach dem Treffen. Das macht alleine schon leicht ein halbe Stunde aus.

Zu den Nachteilen gehört:

  • Die Email-Kommunikation reduziert den Dialog, der zu jeder Erwerbung geführt wird und in einer persönlichen Besprechung kann in kürzerer Zeit mehr kommuniziert werden.
  • Es entfallen wichtige Gelegenheiten, über Probleme zu reden, die sich bei der Sammlungsdiskussion aus dem Zusammenhang ergeben, zum Beispiel über Richtlinien und Verfahrensweisen.
  • Einige Mitglieder empfinden die Entpersönlichung des Prozesses als unangenehm – wir sollten uns als Gruppe persönlich begegnen.
  • Da die Abstimmung nach und nach erfolgt, kann es sein, dass sich ein Mitglied von der Stimmabgabe eines geschätzter Kollegen beeinflussen lässt.
  • Der Zeitaufwand des Registrars ist größer.

Als derjenige, der dieses System entwickelt hat, bin ich der erste, der zugibt, dass die Zeitersparnis recht gering ist. Jedoch, auch eineinhalb Stunden im Monat zu gewinnen ist eine Hilfe und wenn andere interne Abläufe mit dem gleichen Blick für den Gewinn einer Stunde im Monat durchforsten würden, dann käme bald ein ganzer Tag zusammen.

Leider würde das unsere Arbeitslast nicht verringern und uns einen freien Tag verschaffen, es bedeutet nur, dass wir nicht so extrem hart arbeiten müssten, um unsere Aufgaben zu erledigen.

Ich schließe mit einem Satz des berühmten amerikanischen Schauspielers und Radiosprechers aus den 50er Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts, Edgar Bergen: „Harte Arbeit hat noch nie jemanden umgebracht, aber warum sollte man das riskieren?“

Übertragung aus dem Englischen ins Deutsche von Brigitte Herrbach-Schmidt

Dieser Beitrag ist auch auf Italienisch erhältlich, übersetzt von Marzia Loddo.

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Ein Kommentar

  1. Thanks, Derek – an interesting experiment, and one which I’ll share with my colleagues and bear in mind as we review our acquisition procedures at the Horniman Museum. Although only quarterly, our meetings can be very long – sometimes well over two hours.

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