Nous avions trois types de code-barres, avec différents numéros pour les dessins, les gravures et les photographies, débutant respectivement par DR00001, PR00001 et PH00001. Ces chiffres n’avaient pas de sens particulier et la seule chose importante était de savoir que tel objet était stocké dans telle boîte. J’ai mis en place un énorme tableur décrivant le lien entre tous ces numéros et les boîtes, et ensuite nous utilisons ces données pour créer un import sur notre base de données afin que tous les numéros de boîtes en soient changés. Cela fut légèrement angoissant puisque il y avait un risque que les cellules dans le tableau ne se synchronisent pas quand on les modifiait. Cependant, sans nul doute, la pire partie de cette opération fut de fixer les étiquettes sur les boîtes. Les étiquettes furent imprimées individuellement avec le matériel adéquat et nous avons dû enlever le papier de protection sur chacune, et (avec ses deux faces collantes) quasi-systématiquement nous froissions les étiquettes pendant que nous tentions de les dédoubler !

Le plus intéressant dans le fait d’avoir des codes-barres sur les boîtes était que nous n’avions plus besoin d’imprimer ou d’écrire quelconques listes pour enregistrer les nouvelles localisations lorsque nous avons commencé à réimporter les œuvres au sein du bâtiment.

Nous les avons juste scanné avec une douchette (une Datalogic Skorpio) et avons pris l’habitude de travailler ainsi pour enregistrer les mouvements des œuvres, téléchargeant le tableau Excel correspondant à la fin de chaque journée et nourrissant notre base de données avec cette mise à jour des boîtes arrivées.

Le logiciel (PowerPick – ci-dessus) qui contrôle les trois Kardex contient une petite, simple base de données avec une liste de numéros de boîtes, deux champs de descriptions que nous utilisons pour le préfixe de chaque numéro sur les boîtes, et la localisation de ces dernières au sein du système de stockage.
Le numéro de boîte est utilisé afin que tout le monde puisse se référer à notre base de données de collections et trouver la liste des œuvres contenues dans chaque boîte. Donc pour retrouver un objet en particulier, l’utilisateur tape sa recherche dans notre base de données, trouve le numéro de boîte correspondante et renseigne ce numéro dans la base de données PowerPick, qui trouve la localisation de la boîte (quelle machine, quel plateau et la position sur le plateau) et transmet l’information à la machine correspondante afin que le plateau correspondant apparaisse. Les boîtes ont chacune « leur localisation » dans les machines et sont généralement replacées au même emplacement après avoir été sélectionnées, néanmoins cela peut être modifié dans la base de données si besoin. A défaut, le code-barres de la boite peut être scanné afin que le logiciel trouve sa localisation et que le bon plateau apparaisse, mais en pratique le numéro de la boîte est souvent tapé ou copier-collé dans le moteur de recherche.

Personne ne pourra nous arrêter !

Peu après tout cela, nous avons mené des projets de moindre envergure de pose de code-barres nous aidant sur la traçabilité d’objets individuels. Dans ce cas nous avons posé des étiquettes autocollantes de différents formats sur les boîtes ou les conditionnements des œuvres. Nous avons imprimé les étiquettes nous-mêmes, ce qui a eu l’avantage de nous laisser insérer autant d’informations supplémentaires que nous le souhaitions. Pour la collection de portraits miniatures nous avons utilisé les standards de conservation et avons inclus une image, le titre de l’artiste, le titre de l’œuvre et le numéro d’inventaire converti en code-barres. Pour plusieurs raisons nous avions toujours eu des problèmes à avoir une traçabilité fiable de la collection avant tout cela. Les miniatures étaient difficiles à identifier et cela fut compliqué de les étiqueter correctement jusqu’à ce qu’elles soient conservées dans des boîtes. Objectivement cela est plus rapide de chercher une miniature maintenant qu’elles ont des codes-barres. Cependant le problème avec les étiquettes « faites maison » est que le code-barres parfois s’avère être erroné. Je souhaiterai préciser que cela arrive dans 5 à 10% des cas, alors que pour les codes-barres pré-imprimés le taux est bien plus faible. A la suite du projet de code-barres sur les portraits miniatures nous avons ajouté des étiquettes avec des codes-barres sur le conditionnement des portraits en médailles, conservés dans des enveloppes. Cette collection était également difficile à identifier jusqu’à nous menions ce projet.

Quelques-uns de mes collègues sont à présent à l’aube d’un projet de récolement pour la salle des peintures de la Scottish National Gallery, et dans le cadre de cette opération ils ont aussi commencé à attacher des étiquettes pré-imprimées avec codes-barres aux caisses. Il n’y aura pas de tels mouvements d’œuvres avant longtemps, donc pour une fois nous avons pu tirer des conclusions de notre expérience et avoir assez de temps pour nous organiser. Le dernier tome de nos efforts pour emmener notre institution dans le 20ème siècle [non, je ne veux pas dire le 21ème] est donc en cours.

Qu’avons-nous appris (si cela peut être utile) ?

1. Nous nous sommes jusqu’à présent focalisés sur la pose de code-barres sur des petites et négligeables œuvres d’art, ou plus précisément leurs contenants, mais pas les œuvres de tailles et de valeurs importantes. Ce n’est pas parce que nous donnons plus de valeurs aux petits objets plus qu’aux autres, mais parce que la traçabilité de ces derniers est généralement plus compliquée à établir et les petits objets sont les plus difficiles à identifier entre eux. Il se pourrait que pour les œuvres les plus importantes en tailles ou en valeurs nous souhaitions investir dans un système RFID au lieu d’étiquettes à codes-barres, cela pourrait ainsi combiner la question de la sécurité avec une traçabilité fiable et/ou un enregistrement des conditions de conservation. Mais cela est encore une bataille à mener.
2. Les codes-barres fait à la main se scannent moins bien que ceux pré-imprimés – mais vous pouvez intégrer ce que vous souhaitez dans un code-barres si vous imprimez les étiquettes par vous-mêmes, et cela apporte également plus de flexibilité, permettant d’insérer les autres informations nécessaires, et d’imprimer des étiquettes supplémentaires de temps en temps.
3. Même si le système à code-barres est une bonne méthode pour créer des étiquettes sans ambiguïté et faciliter le récolement, il y a d’autres techniques qui fonctionneront aussi si elles sont appliquées de manière uniforme et précise.

Sheila Perry est Collections Information Systems Manager à la National Galleries d’Ecosse, rattachée au Département des Régisseurs, ayant pour responsabilités la maintenance et le développement de la base de données de la NGS et des systèmes associés. Plus tôt dans sa carrière elle fut développeur et programmeur de base de données, et elle écrit également des romans policiers sous un nom d’emprunt.

Traduction en français par Marine Martineau

(Mieux encore : mettez-lui un code-barres avant qu’elle ne bouge…)

Sheila Perry

Notre système de code-barres fut mis en place dans le cadre d’un usage immédiat plutôt que pour une adoption massive de cette technologie par l’institution. Nous aurions peut-être agi différemment si nous avions procédé de manière stratégique et avions eu l’intention de mettre un code-barres sur l’ensemble des collections de la National Gallery of Scotland. Néanmoins, s’il avait fallu attendre un consensus sur ce point nous n’aurions sûrement rien fait du tout !

L’idée initiale

Notre projet initial concernant les codes-barres intervint après l’installation de machines automatiques de stockage (Kardex) lors de la remise en état de la Scottish National Portrait Gallery en 2011, mais ce fut aussi le résultat du pointage de chaque œuvre au sein des fonds de gravures, de dessins et de photographies. Ces dernières avaient au préalable été conditionnées, pour la plupart dans des boîtes en carton neutre, dans divers endroits autour de la Portrait Gallery, une structure gothique de l’époque Victorienne avec un escalier en pierre formant une spirale conduisant à une tourelle et à d’autres lieux de stockage dans le grenier. Nous n’avions pas pris la pleine mesure de ce qui était stocké dans ces pièces jusqu’à ce que nous soyons dans l’obligation de vider le bâtiment en 2009.

Dans le cas des gravures et des dessins, la question principale à ce stade était la numérotation en vigueur des boites, d’autant qu’il y avait aussi des incertitudes concernant le contenu de chaque boîte et si ces items étaient correctement enregistrés sur notre base de données, alors que, dans le cas des photographies le principal problème était qu’une grande partie de la collection n’était enregistrée d’aucune manière.
Les boîtes contenant les dessins étaient étiquetées avec un grand nombre de numéros correspondant à un système de numérotation obsolète. Dans certains cas, les étiquettes, qui étaient faites de pièces de carton glissées dans des porte-étiquettes en métal sur le devant de chaque boîte, étaient tombées de leurs supports et étaient donc perdues. De la même façon, chaque boîte contenant les gravures fut étiquetée avec une liste de chiffres correspondant aux numéros d’inventaire des œuvres qui étaient normalement conservées à l’intérieur.

Comme les gravures n’étaient pas numérotées à la suite mais selon un système complexe destiné à trier les œuvres selon si elles étaient écossaises, anglaises ou d’autres nationalités, selon son siècle de création et dans certains cas selon l’identité codée du donateur, cela voulait dire qu’une boîte pouvait être identifiée comme suit « SP IV 58.1-150.6 ». Certains conditionnements de gravures portent ce numéro d’inventaire inscrit au pochoir, souvent en doré, pendant que d’autres ont une étiquette en carton maintenues par une réglette en métal comme pour les boîtes contenant les dessins.
Une fois toutes les boîtes extraites de la Portrait Gallery, après avoir ajouté nos propres étiquettes temporaires afin de replacer correctement les items sur leurs nouvelles étagères et enregistrer leurs localisations sur notre base de données, les gravures et les dessins furent stockés de manière temporaire dans une réserve et les photographies dans une autre. Deux chantiers eurent alors lieu simultanément, un pour pointer le contenu des boîtes de gravures et de dessins, et un autre pour récoler les photographies.

Cela fut organisé ainsi principalement parce que nous ne voulions pas gâcher le principe même de ce déménagement : nous nous sommes donc efforcés de mettre un code-barres sur toutes les boîtes avant qu’elles ne retournent à la Portrait Gallery. Le fait qu’elles soient amenées à être stockées dans une machine automatique pouvant lire et contrôler les codes-barres nous a donné un prétexte supplémentaire pour adopter cette solution.
Il y eut un petit débat avec les conservateurs et autres membres de l’équipe scientifique afin de déterminer si chaque item devait porter individuellement un code-barres ou non, et un débat encore plus court au sujet du choix entre le code-barres et le RFID, ce dernier nous semblant finalement trop éloigné de notre besoin.

Pour lire la deuxième partie de cet article- comment ils ont fait

Sheila Perry est Collections Information Systems Manager à la National Galleries d’Ecosse, rattachée au Département des Régisseurs, ayant pour responsabilités la maintenance et le développement de la base de données de la NGS et des systèmes associés. Plus tôt dans sa carrière elle fut développeur et programmeur de base de données, et elle écrit également des romans policiers sous un nom d’emprunt.

Traduction en français par Marine Martineau